Како користити вјештачку интелигенцију у малом предузећу

Овај чланак разлаже како власници малих предузећа могу да добију максималну вриједност од вјештачке интелигенције без губљења времена. Укључује спремне упите за коришћење, као и брзе оквире за покретање пилот пројекта вјештачке интелигенције, рачунање који пројекти вриједе аутоматизације и одлучивање када користити вјештачку интелигенцију или запослити неког.

За шта мала предузећа могу да користе вјештачку интелигенцију

Основни дијелови у наставку покривају функције малог предузећа које највише троше време. Свака од њих наводи у чему вјештачка интелигенција заправо помаже, примјер упита и гдје особа и даље треба да се укључи.

Корисничка подршка

Пријемно сандуче подршке је пуно понављајућих, временски осјетљивих захтјева, што ово чини једним од лакших мјеста за почетак.

Алати вјештачке интелигенције вам могу помоћи да:

• Нацртате одговоре на рутинска питања
• Сумирате историју клијената
• Класификујете и усмјерите долазне захтјеве
• Претражите базу знања за релевантне информације
• Идентификујете поруке које захтијевају хитну људску пажњу

Испробајте овај упит:

Прегледајте имејлове корисничке подршке и приложену Често постављана питања. Групишите упите у теме које се понављају, идентификујте питања на која Често постављана питања не одговарају и направите табелу са именом купца, проблемом, хитности и препорученом сљедећом акцијом. Нацртајте опције одговора за рутинска питања, али не шаљите ништа и не доносите одлуке о повраћају новца. Означите жалбе, изузетке политике и правне пријетње за људски преглед.

Немојте користити вјештачку интелигенцију да:

• Рјешавате спорове
• Доносите одлуке о повраћају новца или надокнади без овлашћења
• Одговарате на емоционално осјетљиве жалбе без прегледа
• Замијените јасан пут до људског представника

Маркетинг

Маркетинг је обично прво мјесто на које мала предузећа окрећу вјештачку интелигенцију. Ипак, ту има много више од стварања текста за имејл.

Алати вјештачке интелигенције вам могу помоћи да:

• Напишете први нацрт веб странице или циљане странице из обичног описа предузећа
• Мапирате које странице су потребне веб страници, попут посебне странице за сваку услугу, производ или локацију
• Уочите празнине на веб страници: детаље који недостају, застареле странице или теме о којима купци питају а које нигде нису покривене
• Претворите уобичајена питања клијената у листу блог постова или страница које вриједи писати, поређане по приоритету онога што је најважније за предузеће
• Саставите извјештај о томе како веб страница ради, попут тога које странице добијају саобраћај и колико лако људи могу пронаћи предузеће у претрази

Испробајте овај упит:

"Прегледајте ове информације о предузећу, постојећу веб страницу и листу услуга. Истражите најважнија питања клијената и конкурентске странице за '[тема или услуга].' Направите препоручену структуру сајта са насловима страница, циљаном намјером, примарним и пратећим темама, позивима на акцију и приједлозима за интерно линковање. Затим нацртајте почетну страницу и једну страницу услуге користећи одобрене смјернице бренда. Означите сваку тврдњу коју треба потврдити и не објављујте промјене."

Немојте користити вјештачку интелигенцију да:

• Изградите диференцирани глас бренда од нуле
• Замијените истраживање клијената или стратешко позиционирање
• Објављујете без провјере чињеница и уредничког прегледа
• Производите велике количине генеричког садржаја искључиво ради саобраћаја са претраживача

Заказивање и администрација

Календари, пријемна сандучића и биљешке са састанака једу сате који се не појављују ни на једном рачуну, што администрацију чини снажним случајем коришћења за вјештачку интелигенцију.

Алати вјештачке интелигенције вам могу помоћи да:

• Сумирате састанке и извучете ставке акције
• Нацртате пратеће имејлове
• Организујете документе и обрасце
• Идентификујете сукобе у календару и празнине у заказивању
• Класификујете долазне захтјеве
• Повежете упите клијената са интерним задацима

Испробајте овај упит:

"Прегледајте овогодишњи календар, биљешке пројекта и отворене имејл тредове. Направите листу обавеза са приоритетом, застакљене акције, сукобе у заказивању и неодговорена питања. Припремите једнострани недељни извјештај о пословању са линковима до релевантних изворних докумената. Нацртајте, али не шаљите, пратеће имејлове за три најхитније ставке."

Немојте користити вјештачку интелигенцију да:

• Доносите позиве о приоритету без пословног контекста
• Обавезујете предузеће на рокове или цијене без одобрења
• Рукујете осјетљивим информацијама запослених или клијената у непогодном алату
• Третирате сумирани запис састанка као потпун или тачан

Финансије и књиговодство

Књиговодствени задаци се понављају и засновани су на правима, што је управо врста посла којом вјештачка интелигенција добро управља, уз рачуновођу који провјерава излаз.

Алати вјештачке интелигенције вам могу помоћи да:

• Категоризујете трансакције за преглед
• Идентификујете прекомјерну потрошњу
• Означите неуобичајену потрошњу или дупликате уноса
• Сумирате обрасце новчаног тока
• Извучете податке из рачуна и фактура
• Упоредите продају или трошкове кроз периоде
• Припремите питања за рачуновођу или финансијског савјетника

Испробајте овај упит:

"Анализирајте приложени извоз трансакција за посљедњих шест мјесеци. Означите неуобичајене промјене, могуће дуплиране трансакције, категорије које недостају и трошкове који захтијевају преглед рачуновође. Направите табелу са означеним ставкама и кратким резимеом главних образаца. Немојте давати препоруке за порезе, аутоматски рекатегоризовати трансакције или слати извјештај споља."

Немојте користити вјештачку интелигенцију да:

• Подносите порезе
• Доносите коначне рачуноводствене просудбе
• Одлучујете да ли предузеће може приуштити велики трошак
• Пружате правне, пореске или финансијске савјете без квалификованог прегледа

Продаја

Потенцијални клијенти могу брзо да се охладе, а вјештачка интелигенција је добра у хватању оних које заузет власник нема времена да јури.

Алати вјештачке интелигенције вам могу помоћи да:

• Уочите потенцијалне клијенте које нисте пратили неко вријеме
• Сумирате продајни позив тако да не морате поново да га слушате
• Нацртате персонализовани пратећи имејл за сваког потенцијалног клијента, умјесто генеричког
• Уочите разлоге које изгледи стално дају за куповину, тако да можете директно да их ријешите
• Означите послове који су застојали и којима је потребан подстицај
• Претворите своје биљешке у први нацрт приједлога

Испробајте овај упит:

"Прегледајте приложене продајне биљешке и идентификујте прилике без праћења у посљедњих 14 дана. Истражите сваку компанију користећи тренутне јавне изворе и направите сажетак налога са њеним пословним приоритетима, релевантним развојима, вјероватним болним тачкама и доказима линкова. Нацртајте персонализовани пратећи имејл за сваку прилику користећи само вефиковане информације. Не шаљите имејлове и не постављајте тврдње о буџету, ауторитету или намјери куповине."

Немојте користити вјештачку интелигенцију да:

• Преговарате о цијенама или условима уговора без овлашћења
• Дајете обећања о испоруци или могућностима производа
• Закључујете сложене послове независно
• Замијените изградњу односа у консултативној продаји

Запошљавање и увођење у посао

Папирологија за запошљавање и материјали за увођење у посао прате шаблон већину времена, што оставља простор за вјештачку интелигенцију да нацрта први пролаз.

Алати вјештачке интелигенције вам могу помоћи да:

• Нацртате описе посла
• Направите шаблоне питања за интервју
• Претворите постојеће политике у материјале за први нацрт увођења у посао
• Сумирате садржај обуке
• Изградите контролне листе специфичне за улогу

Испробајте овај упит:

"Користећи одобрени профил улоге, приручник компаније и контролну листу за увођење у посао, направите план увођења у посао за прву недјељу за новог координатора операција. Нацртајте преглед улоге, распоред обуке, контролну листу и брифинг менаџера. Идентификујте све конфликтне или застареле информације у изворним документима. Не вршите скрининг кандидата, не рангирајте кандидате и не дајте препоруке за запошљавање."

Немојте користити вјештачку интелигенцију да:

• Вршите скрининг кандидата без људског надзора
• Доносите одлуке о запошљавању
• Закључујете заштићене карактеристике или личне особине
• Замијените провјере референци или структурирану евалуацију

Који алати вјештачке интелигенције су вам потребни за мала предузећа?

Алати вјештачке интелигенције имају различита имена зависно од тога шта раде: неки су општи асистенти, други су уграђени у софтвер који већ користите, а растућа категорија сама изводи вишестепена задатка. Табела у наставку разлаже који тип одговара сваком послу, и шта треба провјерити прије него што се обавежете на један.

Како започети коришћење вјештачке интелигенције у вашем малом предузећу

Прво питање није који алат вјештачке интелигенције да купите. То је који ток рада ствара мјерљиво уско грло за предузеће. Са тим информацијама, саставите пилот пројекат малог обима:

1. Мапирајте уско грло

Набројте гдје се вријеме заправо губи, попут пријемног сандучета коме треба сат времена да се очисти сваког јутра, рачуна који стоје необрађени недељу дана, или праћења која пропадају кроз пукотине.

2. Изаберите један ток рада

Са те листе, изаберите задатак који је најконзистентнији и са најмањим ризиком за почетак, не нужно онај који кошта највише времена. Задатак који се понавља и који је добро дефинисан је лакши за тестирање од оног коме је потребна пресуда сваки пут.

3. Поставите основну линију

Забиљежите колико тренутно траје задатак, колико кошта и колико често погријеши, тако да постоји нешто са чиме се може упоредити верзија вјештачке интелигенције.

4. Провјерите податке

Потврдите да су информације које ће алат користити тачне и ажурне, и да има приступ само ономе што му заправо треба, а не цијелом вашем пријемном сандучету, диску или бази података клијената по дефолту.

5. Изаберите алат који одговара постојећем технолошком стек-у

Пожелите алате који се директно повезују са календаром, пријемним сандучетом, CRM-ом или рачуноводственим софтвером који се већ користи, умјесто оних који захтијевају ручно извоз и увоз података.

6. Одредите рецензента

Одлучите ко провјери резултат прије него што изађе, и ко рукује случајевима које алат погрешно схвати.

7. Покрените ограничено тестирање

Изаберите малу групу корисника, фиксни временски период и јасну мјеру успјеха прије ширења на остатак тима.

8. Мјерите и прилагодите

Упоредите резултате са основном линијом, затим задржите ток рада, ревидирајте га или га одбаците на основу онога што подаци заправо показују.

Када треба да користите вјештачку интелигенцију у свом малом предузећу?

Вјештачка интелигенција вриједи тестирања на задацима гдје провјера рада вјештачке интелигенције одузима мање времена него обављање задатка ручно. Неколико знакова указује на добро уклапање:

• Задатак се дешава неколико пута недјељно
• Процес је разумно конзистентан
• Резултат се може брзо провјерити
• Повремене грешке су обновљиве
• Предузеће може мјерити побољшање
• Алат одговара постојећим системима и не захтијева прекомерно подешавање

Задатак је лоше уклапање за аутоматизацију када:

• Ради се ријетко
• Захтијева нијансирану пресуду или емоционалну интелигенцију
• Грешка би створила правну, финансијску или репутациону штету
• Рад је јавно оријентисан и тежак за исправљање
• Процес се и даље брзо мијења
• Подаци су непотпуни или ненауздани

Анализа поврата инвестиције коришћења вјештачке интелигенције

Многи појединачни алати вјештачке интелигенције почињу у ниским десетинама долара мјесечно. Али, када рачунате однос трошкова и користи од аутоматизације задатка, узмите у обзир да главни трошак може бити вријеме подешавања, интеграција, обука, преглед и исправка која је укључена.

Ево једноставног начина да се изведе рачуница: схватите период отплате, односно колико дуго док уштеђено вријеме не надмаши потрошено вријеме за подешавање.

• Процијените недјељни трошак ручног обављања задатка: колико једна инстанца траје, пута колико се често дешава у недјељи, пута колико вриједи вријеме те особе по сату.
• Процијените недељну уштеду од вјештачке интелигенције: ручни трошак, минус трошак прегледа резултата вјештачке интелигенције сваки пут, пута колико се често дешава.
• Подијелите једнократни трошак подешавања и интеграције са том недјељном уштедом. То је отприлике колико дуго траје да се дође до нулте тачке.

Ево примјера, под претпоставком да је особа која обично ради задатак плаћена 30 долара/сат:

Задатак који траје 20 минута и дешава се два пута недјељно кошта око 20 долара недјељно када се ради ручно. Ако провјера резултата вјештачке интелигенције и даље траје 10 минута сваки пут, то штеди само око 10 долара недјељно.

Два сата подешавања (вриједна 60 долара по тој стопи) захтијевала би шест недјеља да се дође до нулте тачке, што је предуго за први пилот.

Задатак који траје сат времена и дешава се свакодневно кошта око 150 долара недјељно када се ради ручно. Ако провјера резултата вјештачке интелигенције траје 15 минута сваки пут, то штеди близу 120 долара недјељно. Неколико сати подешавања исплати се за мање од недјељу дана.

Када треба да запослите умјесто да аутоматизујете?

Запослите када рад захтијева сталну пресуду, изградњу односа, одговорност или повећање капацитета. Користите вјештачку интелигенцију прво када је задатак добро дефинисан, понавља се и још увијек није довољно велики да оправда посвећену улогу.

Запошљавање и вјештачка интелигенција нису увијек замјене једно за друго. Нови запослени који користи вјештачку интелигенцију може да поднесе више посла, документује процесе, анализира информације и побољша услугу брже од оног који ради без ње. Питање није увијек „Треба ли да запослимо или користимо вјештачку интелигенцију?“ То може бити „Шта особа треба да посједује, и који дијелови те улоге вјештачка интелигенција може да подржи?“

Превођење овога у праксу

Изаберите задатак који кошта највише времена и прати процес који се може поновити, покрените математику отплате и тестирајте га са рецензентом на мјесту прије него што додирне купца или долар.

Perplexity Computer даје малом тиму већи капацитет без додавања броја запослених. Повезује се са више од 400 алата на којима мала предузећа већ раде, укључујући QuickBooks, Mailchimp, Shopify и Stripe. Одатле извлачи релевантне податке, покреће анализу и нацрта резултат, означујући све што захтијева потпис прије него што изађе.

Испробајте Perplexity Computer за своје мало предузеће.

Често постављана питања

Да ли вјештачка интелигенција вриједи за мало предузеће? Зависи од задатка. Вјештачка интелигенција вриједи тестирања када се задатак често дешава, прати јасан процес и одузима мање времена за преглед него за ручни рад. Слабије одговара за риједак рад са високом пресудом или високим улозима.

Који је најбољи алат вјештачке интелигенције за мало предузеће? Не постоји један најбољи алат. Прави зависи од тока рада: вјештачка интелигенција центра подршке за пријемна сандучића подршке, радни асистенти за заказивање и имејл, рачуноводствени софтвер са функцијама вјештачке интелигенције за књиговодство и агентске платформе за задатке који обухватају неколико алата одједном.

Колико кошта вјештачка интелигенција за мало предузеће? Многи алати почињу у ниским десетинама долара мјесечно, али пуни трошак укључује подешавање, интеграцију, обуку и преглед. Ниска цијена претплате не гарантује позитиван поврат ако алат захтијева тешку исправку.

Може ли вјештачка интелигенција да замијени запослене у малом предузећу? Вјештачка интелигенција је боље прилагођена подршци улози него њеној замјени, посебно тамо гдје су пресуда, одговорност или изградња односа важни. Нови запослени који користи вјештачку интелигенцију често може да поднесе више посла него сама особа или сам алат.

Када мало предузеће треба да избјегава аутоматизацију задатка? Прескочите аутоматизацију када је задатак риједак, захтијева нијансирану пресуду, било би скупо погријешити, јавно је оријентисан и тежак за исправљање, или зависи од података који су непотпуни или ненауздани.