Як Perplexity Computer звільняє продуктові команди Rho від зустрічей заради фокусування на якості продукту

Проблема

Утримання міжфункціональної команди на одній хвилі

Платформа ділового банкінгу Rho дозволяє компаніям керувати своїми фінансами, щоб ефективно масштабуватися. Але в міру розширення власного бізнесу Rho зіткнулася з певними труднощами росту. Коли міжфункціональна команда розробки продукту почала створювати новий модуль виставлення рахунків — складний багатомісячний проєкт, — вони виявили, що їм важко приймати обґрунтовані рішення та тримати всіх у курсі подій.

Програмні інженери Октавіан Юркевич (Oktawian Jurkiewicz) та Конрад Кеська (Konrad Keska) вже знали корінну проблему. Інформація про проєкт була розкидана по цілій низці різних інструментів, зокрема Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs та записах зустрічей. Оновлення та зміни, зафіксовані в одному інструменті, не завжди відображалися в інших. Ні у кого не було часу на втомливу роботу зі збору та документування всіх останніх рішень. "Нам потрібна була прозорість, — каже Конрад Кеська, програмний інженер проєкту, — не лише для людей у команді, а й для менеджерів та інших співробітників компанії".

Команді також потрібно було допомогти нетехнічним людям зрозуміти технічний вплив змін у дизайні. "Коли команда дизайкерів вносила зміни у Figma, — каже Октавіан Юркевич, інший програмний інженер проєкту, — нам потрібен був спосіб одразу виявити будь-які технічні перешкоди".

Рішення

Оптимізація та покращення групової комунікації

Дізнавшись про те, як Computer підключається до інструментів, які Rho використовує щодня, і може виконувати завдання на основі контексту компанії, вони вирішили спробувати.

Октавіана особливо зацікавила здатність Computer працювати над завданнями в хмарі асинхронно. "Твоїй комп'ютер навіть не обов'язково бути ввімкненим, щоб він щось для тебе зробив", — каже він. Це означає, що він може працювати поза робочим часом, виконуючи завдання за ніч і доставляючи результати першочергово наступного ранку.

Створення щоденного дайджесту в Slack за допомогою Computer

Computer оптимізував процес розробки продукту в Rho. Октавіан і Конрад створили в Computer безперервний робочий процес, розроблений для того, щоб тримати команду в синхронізації щодо останніх змін з дизайну, інжинірингу, управління продуктом та забезпечення якості (QA).

Щноночі Computer читає всі згадки про продукт для виставлення рахунків у Slack, Notion, Jira, Figma та Google Docs, щоб виявити невідповідності, зміни, коментарі та оновлення. Потім він створює щоденний дайджест у Slack, який команда порівнює з першою шпальтою газети, готовий, коли члени команди входять у систему наступного дня. "Він збирає всі зміни, які відбулися попереднього дня, а також список запропольованих пропущених завдань, — каже Конрад. — Тож, якщо ми щось пропускаємо, Computer це підсвічує". Тепер кожен у команді переглядає новини в Slack за власним графіком і може спілкуватися з колегами щодо запитань чи занепокоєнь у тому самому каналі Slack. Комунікація є централізованою, а не розсіяною по різних каналах.

Оцінка технічного впливу змін у дизайні

Computer також допомагає підсилити цикл зворотного зв'язку між інженерами та дизайнерами. Тепер щоразу, коли дизайнери вносять зміни в дизайн у Figma, Computer фіксує це, оцінює можливий ефект з технічної перспективи та надсилає повідомлення в Slack до спільного каналу. "Це значно спростило співпрацю з командою дизайну, — каже Октавіан, — допомагаючи нам зрозуміти одне одного, що є технічно здійсненним, а що вимагає значних зусиль від технічної команди".

Октавіан каже, що особливо корисним є те, як Computer створює пам'ять про проєкт у процесі роботи, допомагаючи команді виконувати завдання. "Ми цього не визначали, — каже він. — Computer сам з'ясував, які точки даних він повинен зберігати з кожного джерела".

Результат

Покращена ефективність та якість продукту

Щоденний дайджест Computer у Slack став своєрідним автоматизованим менеджером проєктів для команди розробки продукту. Вони скоротили час на зустрічі на 90%, зменшивши тижневі синхронізації з 2,5 годин до лише 15 хвилин без втрати узгодженості. Конрад та Октавіан оцінюють, що в середньому з п'ятьма людьми на дзвінку щодня Computer заощадив 120 годин за 12-тижневий проєкт. "Це додаткові три тижні часу, які ми можемо інвестувати в інші речі", — каже Октавіан. Команда зазначає, що вони можуть приділяти більше часу тому, щоб зробити новий продукт ще потужнішим.

Скасування цієї щоденної зустрічі також надало команді більше зосередженого робочого часу та покращило прозорість проєкту для всіх, зробивши останній статус чіткішим і доступнішим.

Крім того, Computer допоміг забезпечити якість продукту, виявивши певні проблеми в документах з вимогами до продукту. "Без автоматизації Computer, яка висвітлює невідповідності, нам, можливо, довелося б щось скоротити пізніше або виправляти отриманий буґ", — каже Конрад.

Computer настільки добре спрацював для Rho, що компанія планує налаштувати його сканування та звітність ще щодо більшої кількості додатків. "Ми хотіли б розширити сферу застосування Computer, щоб включити ще більше наших інструментів, таких як трекери завдань та інші системи моніторингу, зокрема Log Rocket, Sentry та Incident.io", — каже Конрад.

Поради щодо вдосконалення робочих процесів розробки продукту

Порада 1 – Спочатку підключіть основні інструменти Почніть із трьох найважливіших інструментів, таких як Figma для дизайну, Notion для вимог та Jira для завдань. Попросіть Computer стежити за всіма ними на предмет невідповідностей та змін. У міру того як Computer починає працювати на вас, ви можете точніше налаштувати свої запити та додати інші інструменти до сфери його дії.

Порада 2 – Надсилайте щоденне зведення в Slack Налаштуйте Computer на публікацію щоденного зведення у спільному каналі Slack, яке фіксує все, що змінилося у ваших проєктних додатках за попередній день: коментарі, зміни в дизайні, оновлення завдань тощо. Регулярні оновлення можуть зменшити кількість зустрічей, надаючи всім асинхронну прозорість без необхідності залишати Slack.

Порада 3 – Використовуйте оцінки впливу для міжфункціональної роботи Попросіть Computer оцінити технічні наслідки проєктних рішень до їх остаточного затвердження. Це може допомогти інженерам бути в курсі змін і заздалегідь виявляти проблеми, а також допомогти дизайнерам зрозуміти технічну складність того, що може здаватися простим запитом.