วิธีที่ Perplexity Computer ช่วยปลดปล่อยทีมผลิตภัณฑ์ของ Rho จากการประชุม เพื่อให้มุ่งเน้นไปที่คุณภาพของผลิตภัณฑ์ได้

ปัญหา

การทำให้ทีมข้ามสายงานทำงานไปในทิศทางเดียวกัน

แพลตฟอร์มการธนาคารธุรกิจของ Rho ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถจัดการการเงินของตนเองเพื่อให้สามารถเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ในขณะที่ธุรกิจของ Rho ขยายตัวขึ้น พวกเขาก็ต้องพบกับความท้าทายในการเติบโต เมื่อทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ข้ามสายงานเริ่มสร้างโมดูลการออกใบแจ้งหนี้ใหม่ ซึ่งเป็นโปรเจกต์ที่ซับซ้อนและกินเวลาหลายเดือน พวกเขาก็พบว่าตนเองกำลังประสบปัญหาในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลและการทำให้ทุกคนรับทราบข้อมูลอยู่เสมอ

Oktawian Jurkiewicz และ Konrad Keska วิศวกรซอฟต์แวร์ทราบถึงปัญหาที่แท้จริงอยู่แล้ว ข้อมูลของโปรเจกต์กระจัดกระจายอยู่ตามเครื่องมือต่างๆ มากมาย รวมถึง Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs และบันทึกการประชุม การอัปเดตและการเปลี่ยนแปลงที่บันทึกไว้ในเครื่องมือหนึ่งมักจะไม่สะท้อนไปยังเครื่องมืออื่นๆ เสมอไป ไม่มีใครมีเวลาสำหรับงานที่น่าเบื่อในการรวบรวมและจัดทำเอกสารการตัดสินใจล่าสุดทั้งหมด “เราต้องการความโปร่งใส” Konrad Keska วิศวกรซอฟต์แวร์ประจำโปรเจกต์กล่าว “ไม่ใช่แค่สำหรับคนในทีมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้จัดการและคนอื่นๆ ในบริษัทด้วย”

ทีมนiaยังจำเป็นต้องช่วยให้ผู้ที่ไม่ใช่สายเทคนิคเข้าใจผลกระทบทางเทคนิคของการเปลี่ยนแปลงการออกแบบด้วย “เมื่อทีมออกแบบทำการเปลี่ยนแปลงใน Figma” Oktawian Jurkiewicz วิศวกรซอฟต์แวร์ของโปรเจกต์อีกคนหนึ่งกล่าว “เราต้องการวิธีที่จะเปิดเผยอุปสรรคทางเทคนิคใดๆ ได้ทันที”

ทางออก

การปรับปรุงและยกระดับการสื่อสารภายในกลุ่ม

หลังจากเรียนรู้ว่า Computer เชื่อมต่อกับเครื่องมือที่ Rho ใช้งานอยู่ทุกวันอย่างไร และสามารถทำงานให้เสร็จสิ้นได้ตามบริบทของบริษัท พวกเขาจึงตัดสินใจทดลองใช้งาน

Oktawian สนใจเป็นพิเศษในความสามารถของ Computer ที่สามารถทำงานบนคลาวด์แบบอะซิงโครนัสได้ “คุณไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์ทิ้งไว้ด้วยซ้ำเพื่อให้มันทำงานบางอย่างให้คุณ” เขากล่าว นั่นหมายความว่ามันสามารถทำงานนอกเวลาทำการได้ โดยทำงานให้เสร็จข้ามคืนและส่งผลงานให้ในเช้าวันถัดไปเป็นสิ่งแรก

การสร้างสรุปประจำวันใน Slack ด้วย Computer

Computer ได้ช่วยปรับปรุงกระบวนการพัฒนาผลิตภัณฑ์ที่ Rho ให้คล่องตัวขึ้น Oktawian และ Konrad ได้สร้างเวิร์กโฟลว์ต่อเนื่องใน Computer ที่ออกแบบมาเพื่อให้ทีมซิงก์ข้อมูลตรงกันเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงล่าสุดจากการออกแบบ วิศวกรรม การจัดการผลิตภัณฑ์ และการประกันคุณภาพ (QA)

ทุกคืน Computer จะอ่านการกล่าวถึงผลิตภัณฑ์การออกใบแจ้งหนี้ทั้งหมดใน Slack, Notion, Jira, Figma และ Google Docs เพื่อระบุความไม่สอดคล้อง การเปลี่ยนแปลง ความคิดเห็น และการอัปเดต จากนั้น มันจะสร้างสรุปประจำวันใน Slack ที่ทีมเปรียบเสมือนหน้าหนึ่งของหนังสือพิมพ์ พร้อมให้สมาชิกในทีมเข้ามาดูเมื่อเข้าสู่ระบบในวันถัดไป “มันรวบรวมการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นในวันก่อนหน้า รวมถึงรายการงานที่ขาดหายไปที่แนะนำ” Konrad กล่าว “ดังนั้น หากเราพลาดอะไรไป Computer จะไฮไลต์ให้เห็น” ทุกคนในทีมสามารถตรวจสอบข่าวสารใน Slack ตามเวลาของตนเองและสามารถแชทกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับข้อสงสัยหรือความกังวลในช่อง Slack เดียวกันได้ การสื่อสารจึงถูกรวมศูนย์ไว้ที่เดียวแทนที่จะกระจัดกระจายไปตามช่องทางต่างๆ

การประเมินผลกระทบทางเทคนิคของการเปลี่ยนแปลงการออกแบบ

Computer ยังช่วยกระชับรอบการให้ฟีดแบ็กระหว่างวิศวกรและนักออกแบบให้แคบลงอีกด้วย ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่นักออกแบบทำการเปลี่ยนแปลงการออกแบบใน Figma ทาง Computer จะตรวจจับ วัดผลกระทบที่เป็นไปได้จากมุมมองทางเทคนิค และส่งข้อความ Slack ไปยังช่องทางแชทที่ใช้ร่วมกัน “มันช่วยลดความซับซ้อนในการร่วมมือกับทีมออกแบบได้อย่างมาก” Oktawian กล่าว “ช่วยให้เราเข้าใจซึ่งกันและกันว่าอะไรที่เป็นไปได้ในทางเทคนิค และอะไรที่ต้องใช้ความพยายามอย่างมากจากทีมเทคนิค”

Oktawian กล่าวว่าสิ่งที่ช่วยได้มากเป็นพิเศษคือวิธีที่ Computer สร้างหน่วยความจำเกี่ยวกับโปรเจกต์ไปเรื่อยๆ ขณะที่ทำงาน ซึ่งช่วยให้ทีมทำงานต่างๆ ได้สำเร็จ “เราไม่ได้เป็นคนกำหนดมัน” เขากล่าว “Computer เป็นผู้คิดออกเองว่าควรจัดเก็บจุดข้อมูลใดจากแต่ละแหล่ง”

ผลลัพธ์

ประสิทธิภาพและคุณภาพผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้น

สรุปรายวันผ่าน Slack ของ Computer ได้กลายมาเป็นผู้จัดการโปรเจกต์อัตโนมัติสำหรับทีมพัฒนาผลิตภัณฑ์ พวกเขาได้ลดเวลาการประชุมลง 90% โดยลดการซิงก์รายสัปดาห์จาก 2.5 ชั่วโมงเหลือเพียง 15 นาทีโดยที่ความสอดคล้องในการทำงานไม่ลดลง Konrad และ Oktawian คาดการณ์ว่า ด้วยจำนวนผู้เข้าร่วมโทรเฉลี่ยห้าคนต่อวัน Computer สามารถประหยัดเวลาได้ 120 ชั่วโมงตลอดโปรเจกต์ 12 สัปดาห์ “นั่นคือเวลาอีกสามสัปดาห์ที่เราสามารถนำไปลงทุนกับสิ่งอื่นๆ ได้” Oktawian กล่าว ทีมงานระบุว่าพวกเขาสามารถทุ่มเทเวลาให้กับการทำให้ผลิตภัณฑ์ใหม่ดียิ่งขึ้นไปอีก

การยกเลิกการประชุมประจำวันดังกล่าวยังช่วยให้ทีมมีเวลาทำงานที่มีสมาธิมากขึ้น และช่วยเพิ่มความโปร่งใสของโปรเจกต์ให้แก่ทุกคน โดยทำให้สถานะล่าสุดมีความชัดเจนและเข้าถึงได้ง่ายขึ้น

นอกจากนี้ Computer ยังช่วยรับประกันคุณภาพของผลิตภัณฑ์ด้วยการตรวจพบปัญหาบางประการในเอกสารข้อกำหนดผลิตภัณฑ์ “หากไม่มีระบบอัตโนมัติของ Computer ที่ช่วยเน้นย้ำจุดที่ไม่สอดคล้องกัน เราอาจจะต้องตัดฟีเจอร์บางอย่างออกในภายหลัง หรือต้องมาแก้ไขบั๊กที่ตามมา” Konrad กล่าว

Computer ทำงานได้ดีมากสำหรับ Rho จนบริษัทวางแผนที่จะให้มันสแกนและรายงานแอปพลิเคชันอื่นๆ เพิ่มเติมอีกด้วย “เราต้องการขยายขอบเขตการทำงานของ Computer ให้ครอบคลุมเครื่องมือของเรามากขึ้น เช่น ระบบติดตามปัญหาและระบบตรวจสอบอื่นๆ เช่น Log Rocket, Sentry และ Incident.io” Konrad กล่าว

เคล็ดลับในการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การพัฒนาผลิตภัณฑ์

เคล็ดลับที่ 1 – เชื่อมต่อเครื่องมือหลักของคุณก่อน เริ่มต้นด้วยเครื่องมือที่สำคัญที่สุดสามอันดับแรกของคุณ เช่น Figma สำหรับการออกแบบ, Notion สำหรับข้อกำหนด และ Jira สำหรับงาน ขอให้ Computer ตรวจสอบเครื่องมือทั้งหมดเพื่อหาความไม่สอดคล้องและการเปลี่ยนแปลง เมื่อ Computer เริ่มทำงานให้คุณ คุณสามารถปรับแต่งคำค้นหาและเพิ่มเครื่องมืออื่นๆ เข้าไปในขอบเขตการทำงานของมันได้

เคล็ดลับที่ 2 – ส่งสรุปประจำวันไปที่ Slack ตั้งค่า Computer ให้โพสต์สรุปประจำวันในช่อง Slack ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งรวบรวมทุกสิ่งที่เปลี่ยนแปลงในแอปโปรเจกต์ของคุณเมื่อวันก่อน: ความคิดเห็น, การเปลี่ยนแปลงการออกแบบ, การอัปเดตงาน ฯลฯ การอัปเดตเป็นประจำนี้สามารถลดการประชุม ช่วยให้ทุกคนมีความโปร่งใสแบบอะซิงโครนัสโดยไม่ต้องออกจาก Slack

เคล็ดลับที่ 3 – ใช้การประเมินผลกระทบสำหรับงานข้ามสายงาน ขอให้ Computer ประเมินผลกระทบทางเทคนิคของการตัดสินใจด้านการออกแบบก่อนที่จะสรุปผล ซึ่งจะช่วยให้วิศวกรติดตามการเปลี่ยนแปลงและตรวจพบปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ รวมถึงช่วยให้นักออกแบบเข้าใจความซับซ้อนทางเทคนิคของสิ่งที่อาจดูเหมือนเป็นคำขอที่เรียบง่าย