Kako koristiti veštačku inteligenciju u malom preduzeću

Ovaj članak objašnjava kako vlasnici malih preduzeća mogu da izvuku maksimalnu vrednost od veštačke inteligencije bez gubljenja vremena. Obuhvata upite spremne za upotrebu, kao i brze okvire za pokretanje pilot-projekta veštačke inteligencije, izračunavanje koji projekti su vredni automatizacije i donošenje odluke kada koristiti veštačku inteligenciju, a kada zaposliti nekoga.

Za šta mala preduzeća mogu da koriste veštačku inteligenciju

Odeljci u nastavku pokrivaju funkcije malog preduzeća koje oduzimaju najviše vremena. Svaki od njih navodi u čemu veštačka inteligencija zapravo pomaže, primer upita i situacije u kojima je i dalje neophodno da čovek interveniše.

Korisnička podrška

Prihvatna prijemna sandučeta podrške puna su ponavljajućih zahteva koji zavise od vremena, što ovo čini jednom od lakših oblasti za početak.

Alatke sa veštačkom inteligencijom vam mogu pomoći da:

• Sastavite nacrte odgovora na rutinska pitanja
• Rezimirate istoriju poslovanja sa klijentima
• Klasifikujete i usmeravate dolazne zahteve
• Pretražite bazu znanja za relevantne informacije
• Identifikujete poruke koje zahtevaju hitnu pažnju ljudskog osoblja

Isprobajte ovaj upit:

Pregledajte imejlove korisničke podrške i priložena česta pitanja (FAQ). Grupišite upite u teme koje se ponavljaju, identifikujte pitanja na koja česta pitanja ne daju odgovor i napravite tabelu sa imenom klijenta, problemom, hitnošću i preporučenom sledećom radnjom. Sastavite nacrte opcija odgovora za rutinska pitanja, ali nemojte ništa slati niti donositi odluke o povraćaju sredstava. Označite pritužbe, izuzetke od pravila i pravne pretnje radi ljudske provere.

Nemojte koristiti veštačku inteligenciju da:

• Rešavate sporove
• Donosite odluke o povraćaju sredstava ili kompenzaciji bez ovlašćenja
• Odgovarate na pritužbe koje su osetljive sa emotivne strane bez provere
• Zamenite jasan put ka predstavniku ljudskog osoblja

Marketing

Marketing je obično prvo mesto na koje mala preduzeća okreću veštačku inteligenciju. Međutim, tu postoji mnogo više od samog kreiranja tekstova za imejl.

Alatke sa veštačkom inteligencijom vam mogu pomoći da:

• Napišete prvi nacrt stranice veb-sajta ili odredišne stranice na osnovu jednostavnog opisa preduzeća
• Isplanirate koje su stranice potrebne veb-sajtu, kao što je zasebna stranica za svaku uslugu, proizvod ili lokaciju
• Uočite praznine na veb-sajtu: detalje koji nedostaju, zastarele stranice ili teme o kojima klijenti pitaju, a koje nisu pokrivene nigde
• Pretvorite uobičajena pitanja klijenata u listu objava na blogu ili stranica koje vredi napisati, a koje su prioritizovane prema tome šta je najvažnije za preduzeće
• Sastavite izveštaj o tome kako veb-sajt funkcioniše, kao što su stranice koje ostvaruju posećenost i koliko lako ljudi mogu da pronađu preduzeće u pretrazi

Isprobajte ovaj upit:

"Pregledajte ove informacije o preduzeću, postojeći veb-sajt i listu usluga. Istražite najvažnije upite klijenata i konkurentske stranice za '[tema ili usluga].' Kreirajte preporučenu strukturu sajta sa naslovima stranica, ciljnom namerom, primarnim i pratećim temama, pozivima na akciju i predlozima za interne linkove. Zatim sastavite nacrt početne stranice i jedne stranice usluge koristeći odobrene smernice brenda. Označite svaku tvrdnju koja zahteva potvrdu i nemojte objavljivati izmene."

Nemojte koristiti veštačku inteligenciju da:

• Izgradite diferencirani glas brenda od nule
• Zamenite istraživanje klijenata ili strateško pozicioniranje
• Objavljujete bez provere činjenica i uredničke recenzije
• Proizvodite velike količine generičkog sadržaja isključivo radi saobraćaja sa pretraživača

Zakazivanje i administracija

Kalendari, prijemna sandučeta i beleške sa sastanaka troše sate koji se ne pojavljuju ni na jednoj fakturi, što administraciju čini snažnim slučajem upotrebe za veštačku inteligenciju.

Alatke sa veštačkom inteligencijom vam mogu pomoći da:

• Rezimirate sastanke i izvučete stavke akcije
• Sastavite nacrte imejlova za praćenje
• Organizujete dokumente i obrasce
• Identifikujete sukobe u kalendaru i praznine u zakazivanju
• Klasifikujete dolazne zahteve
• Povežete upite klijenata sa internim zadacima

Isprobajte ovaj upit:

"Pregledajte ovonedeljni kalendar, beleške o projektima i otvorene niti imejlova. Kreirajte prioritetnu listu obaveza, prekoračenih radnji, sukoba u zakazivanju i neodgovorenih pitanja. Pripremite jednostrani nedeljni izveštaj o poslovanju sa linkovima ka relevantnim izvornim dokumentima. Sastavite nacrt, ali nemojte slati, imejlove za praćenje za tri najhitnije stavke."

Nemojte koristiti veštačku inteligenciju da:

• Donosite pozive o prioritetima bez poslovnog konteksta
• Obavezujete preduzeće na rokove ili cene bez odobrenja
• Rukujete osetljivim informacijama zaposlenih ili klijenata u neprikladnoj alatki
• Tretirate sumiran zapisnik sa sastanka kao potpun ili tačan

Finansije i knjigovodstvo

Knjigovodstveni zadaci se ponavljaju i zasnivaju se na pravilima, što je upravo vrsta posla sa kojom veštačka inteligencija dobro postupa, uz knjigovođu koji proverava izlazne podatke.

Alatke sa veštačkom inteligencijom vam mogu pomoći da:

• Kategorizujete transakcije radi pregleda
• Identifikujete prekomernu potrošnju
• Označite neobičnu potrošnju ili duplirane unose
• Rezimirate obrasce novčanog toka
• Izvučete podatke iz računa i faktura
• Uporedite prodaju ili troškove kroz periode
• Pripremite pitanja za knjigovođu ili finansijskog savetnika

Isprobajte ovaj upit:

"Analizirajte priloženi izvoz transakcija za poslednjih šest meseci. Označite neobične promene, moguće duplirane transakcije, kategorije koje nedostaju i troškove koji zahtevaju pregled knjigovođe. Kreirajte tabelu sa označenim stavkama i kratkim rezimeom glavnih obrazaca. Nemojte davati preporuke u vezi sa porezima, automatski recategorizovati transakcije niti slati izveštaj spolja."

Nemojte koristiti veštačku inteligenciju da:

• Podnosite poreske prijave
• Donosite konačne računovodstvene procene
• Odlučujete da li preduzeće može sebi da priušti veći trošak
• Pružate pravne, poreske ili finansijske savete bez kvalifikovane provere

Prodaja

Potencijalni klijenti mogu brzo da postanu nezainteresovani, a veštačka inteligencija je dobra u hvatanju onih koje zauzeti vlasnik nema vremena da juri.

Alatke sa veštačkom inteligencijom vam mogu pomoći da:

• Uočite potencijalne klijente sa kojima niste komunicirali izvesno vreme
• Rezimirate prodajni poziv kako ne biste morali ponovo da ga slušate
• Sastavite personalizovani imejl za praćenje za svakog potencijalnog klijenta, umesto generičkog
• Uočite razloge koje izgledni klijenti stalno navode za to što ne kupuju, kako biste mogli direktno da ih rešite
• Označite poslove koji su zastali i kojima je potreban podsticaj
• Pretvorite svoje beleške u prvi nacrt predloga

Isprobajte ovaj upit:

"Pregledajte priložene beleške o prodaji i identifikujte prilike bez praćenja u poslednjih 14 dana. Istražite svaku kompaniju koristeći trenutne javne izvore i kreirajte informativni pregled naloga sa njegovim poslovnim prioritetima, relevantnim dešavanjima, verovatnim tačkama problema i linkovima ka dokazima. Sastavite personalizovani imejl za praćenje za svaku priliku koristeći samo proverene informacije. Nemojte slati imejlove niti davati izjave o budžetu, ovlašćenju ili nameri kupovine."

Nemojte koristiti veštačku inteligenciju da:

• Pregovarate o cenama ili uslovima ugovora bez ovlašćenja
• Dajete obećanja u vezi sa isporukom ili mogućnostima proizvoda
• Nezavisno zaključujete složene poslove
• Zamenite izgradnju odnosa u konsultativnoj prodaji

Zapošljavanje i uvođenje u posao

Dokumentacija za zapošljavanje i materijali za uvođenje u posao uglavnom prate šablon, što ostavlja prostor da veštačka inteligencija pripremi prvi nacrt.

Alatke sa veštačkom inteligencijom vam mogu pomoći da:

• Sastavite nacrte opisa poslova
• Kreirate šablone pitanja za intervju
• Pretvorite postojeće politike u materijale za uvođenje u posao u obliku prvog nacrta
• Rezimirate sadržaj obuke
• Izgradite kontrolne liste specifične za ulogu

Isprobajte ovaj upit:

"Koristeći odobreni profil uloge, priručnik kompanije i kontrolnu listu za uvođenje u posao, kreirajte plan uvođenja u posao za prvu nedelju za novog koordinatora poslovanja. Sastavite pregled uloge, raspored obuke, kontrolnu listu i brifing za menadžera. Identifikujte sve kontradiktorne ili zastarele informacije u izvornim dokumentima. Nemojte vršiti skrining kandidata, rangirati kandidate niti davati preporuke za zapošljavanje."

Nemojte koristiti veštačku inteligenciju da:

• Vršite skrining kandidata bez ljudskog nadzora
• Donosite odluke o zapošljavanju
• Zaključujete o zaštićenim karakteristikama ili ličnim osobinama
• Zamenite provere preporuka ili strukturiranu procenu

Koje su vam alatke sa veštačkom inteligencijom za mala preduzeća potrebne?

Alatke sa veštačkom inteligencijom nose različite nazive u zavisnosti od toga šta rade: neke su pomoćnici opšte namene, druge su ugrađene u softver koji već koristite, a rastuća kategorija obavlja zadatke u više koraka samostalno. Tabela u nastavku razlaže koji tip odgovara kom poslu i šta treba proveriti pre nego što se obavežete na jedan.

Kako da počnete sa korišćenjem veštačke inteligencije u svom malom preduzeću

Prvo pitanje nije koju alatku veštačke inteligencije kupiti. To je koji radni proces stvara merljivo usko grlo za preduzeće. Sa tim informacijama, sastavite pilot-projekat malog obima:

1. Mapirajte usko grlo

Pobrojte gde se vreme zapravo gubi, kao što je prijemno sanduče za koje je potrebno sat vremena da se očisti svakog jutra, fakture koje ostaju neobrađene nedelju dana ili radnje praćenja koje propadnu.

2. Izaberite jedan radni proces

Sa te liste izaberite zadatak koji je najdosledniji i sa najmanjim rizikom za početak, a ne nužno onaj koji košta najviše vremena. Zadatak koji se ponavlja i koji je dobro definisan lakše je testirati od onog koji zahteva procenu svaki put.

3. Postavite polaznu osnovu

Zabeležite koliko zadatak trenutno traje, koliko košta i koliko često dolazi do grešaka, tako da postoji nešto sa čime se verzija veštačke inteligencije može uporediti.

4. Proverite podatke

Potvrdite da su informacije koje će alatka koristiti tačne i ažurirane i da ima pristup samo onome što joj je zapravo potrebno, a po podrazumevanoj vrednosti ne celom vašem prijemnom sandučetu, disku ili bazi podataka klijenata.

5. Izaberite alatku koja odgovara postojećem tehnološkom okruženju

Dajte prednost alatkama koje se direktno povezuju sa kalendarom, prijemnim sandučetom, CRM-om ili računovodstvenim softverom koji se već koristi, umesto onih koje zahtevaju ručni izvoz i uvoz podataka.

6. Dodelite recenzenta

Odlučite ko proverava izlazne podatke pre nego što izađu i ko rešava slučajeve u kojima alatka pogreši.

7. Pokrenite ograničeni test

Izaberite malu grupu korisnika, fiksni vremenski period i jasnu meru uspeha pre nego što je pustite u rad za ostatak tima.

8. Merite i prilagođavajte

Uporedite rezultate sa polaznom osnovom, a zatim zadržite radni proces, revidirajte ga ili ga odbacite na osnovu onoga što podaci zapravo pokazuju.

Kada treba da koristite veštačku inteligenciju u svom malom preduzeću?

Veštačku inteligenciju vredi testirati na zadacima gde provera rada veštačke inteligencije traje manje vremena nego obavljanje zadatka ručno. Nekoliko znakova upućuje na dobro uklapanje:

• Zadatak se dešava nekoliko puta nedeljno
• Proces je prilično dosledan
• Izlazni podaci se mogu brzo proveriti
• Povremene greške su ispravljive
• Preduzeće može da izmeri poboljšanje
• Alatka odgovara postojećim sistemima i ne zahteva preterano podešavanje

Zadatak slabo odgovara automatizaciji kada:

• Se obavlja retko
• Zahteva nijansiranu procenu ili emocionalnu inteligenciju
• Bi greška izazvala pravnu, finansijsku ili reputacionu štetu
• Je rad usmeren ka javnosti i težak za ispravku
• Se proces i dalje brzo menja
• Su podaci nepotpuni ili nepouzdani

Analiza povraćaja ulaganja (ROI) korišćenja veštačke inteligencije

Mnoge pojedinačne alatke sa veštačkom inteligencijom počinju od niskih desetina dolara mesečno. Ipak, pri izračunavanju odnosa troškova i koristi automatizacije zadatka, uzmite u obzir da glavni trošak može biti vreme podešavanja, integracija, obuka, revizija i ispravka koje su uključene.

Evo jednostavnog načina da izvedete računicu: izračunajte period otplate, odnosno koliko vremena prođe dok uštedeno vreme ne nadmaši vreme utrošeno na podešavanje.

• Procenite nedeljni trošak ručnog obavljanja zadatka: koliko jedna instanca traje, pomnoženo sa tim koliko se često dešava u nedelji, pomnoženo sa tim koliko vredi vreme te osobe po satu.
• Procenite nedeljne uštede od veštačke inteligencije: trošak ručnog rada, umanjen za trošak pregledanja izlaznih podataka veštačke inteligencije svaki put, pomnožen sa tim koliko se često dešava.
• Podelite jednokratni trošak podešavanja i integracije sa tom nedeljnom uštedom. To otprilike pokazuje koliko vremena treba da se pređe na nultu tačku rentabilnosti.

Evo primera, pod pretpostavkom da je osoba koja obično obavlja zadatak plaćena 30 dolara po satu:

Zadatak koji traje 20 minuta i dešava se dva puta nedeljno košta oko 20 dolara nedeljno kada se obavi ručno. Ako pregledanje izlaznih podataka veštačke inteligencije i dalje traje 10 minuta svaki put, to štedi samo oko 10 dolara nedeljno.

Dva sata podešavanja (u vrednosti od 60 dolara po toj tarifi) trajala bi šest nedelja da se dostigne prag rentabilnosti, što je predugo za prvi pilot.

Zadatak koji traje sat vremena i dešava se svakodnevno košta oko 150 dolara nedeljno kada se obavi ručno. Ako pregledanje izlaznih podataka veštačke inteligencije traje 15 minuta svaki put, to štedi blizu 120 dolara nedeljno. Nekoliko sati podešavanja isplati se za manje od nedelju dana.

Kada treba da zaposlite umesto da automatizujete?

Zaposlite kada rad zahteva stalnu procenu, izgradnju odnosa, odgovornost ili povećanje kapaciteta. Koristite veštačku inteligenciju prvu kada je zadatak dobro definisan, ponavljajući i još uvek nije dovoljno velik da opravda namensku ulogu.

Zapošljavanje i veštačka inteligencija nisu uvek zamene jedno za drugo. Novi zaposleni koji koristi veštačku inteligenciju može da obradi više posla, dokumentuje procese, analizira informacije i poboljša uslugu brže od nekoga ko radi bez nje. Pitanje nije uvek „Da li treba da zaposlimo ili koristimo veštačku inteligenciju?“ Može biti „Šta čovek treba da poseduje i koje delove te uloge veštačka inteligencija može da podrži?“

Pretvaranje ovoga u praksu

Izaberite zadatak koji oduzima najviše vremena i prati proces koji se može ponoviti, izračunajte računicu otplate i pokrenite ga u vidu pilota sa postavljenim recenzentom pre nego što dodirne klijenta ili dolar.

Perplexity Computer pruža malom timu veći kapacitet bez dodavanja broja zaposlenih. Povezuje se sa više od 400 alatki koje mala preduzeća već koriste, uključujući QuickBooks, Mailchimp, Shopify i Stripe. Odatle izvlači relevantne podatke, sprovodi analizu i sastavlja nacrt izlaznih podataka, označavajući sve što zahteva odobrenje pre nego što izađe.

Isprobajte Perplexity Computer za svoje malo preduzeće.

Česta pitanja (FAQs)

Da li veštačka inteligencija vredi za malo preduzeće? To zavisi od zadatka. Veštačku inteligenciju vredi testirati kada se zadatak često dešava, prati jasan proces i zahteva manje vremena za pregled nego za ručni rad. Slabije se uklapa u retke poslove koji zahtevaju visoku procenu ili visoke uloge.

Koja je najbolja alatka sa veštačkom inteligencijom za malo preduzeće? Ne postoji jedna najbolja alatka. Pravi izbor zavisi od radnog procesa: veštačka inteligencija za službu za podršku za prijemna sandučeta podrške, radni pomoćnici za zakazivanje i imejl, računovodstveni softver sa funkcijama veštačke inteligencije za knjigovodstvo i agencijske platforme za zadatke koji obuhvataju nekoliko alatki istovremeno.

Koliko košta veštačka inteligencija za malo preduzeće? Mnoge alatke počinju u niskim desetinama dolara mesečno, ali ukupan trošak obuhvata podešavanje, integraciju, obuku i pregled. Niska pretplatnička cena ne garantuje pozitivan povraćaj ako alatka zahteva veliku ispravku.

Može li veštačka inteligencija da zameniti zaposlene u malom preduzeću? Veštačka inteligencija je pogodnija za pružanje podrške ulozi nego za njenu zamenu, posebno tamo gde su procena, odgovornost ili izgradnja odnosa važni. Novi zaposleni koji koristi veštačku inteligenciju često može da obradi više posla nego pojedinac ili alatka sami.

Kada malo preduzeće treba da izbegava automatizaciju zadatka? Preskočite automatizaciju kada je zadatak retak, zahteva nijansiranu procenu, pogrešno obavljanje bi bilo skupo, usmeren je ka javnosti i težak za ispravku, ili zavisi od podataka koji su nepotpuni ili nepouzdani.