Cum eliberează Perplexity Computer echipele de produs ale lui Rho de ședințe pentru a se concentra pe calitatea produsului

Problema

Menținerea unei echipe multifuncționale pe aceeași pagină

Platforma de servicii bancare pentru companii a lui Rho le permite acestora să își gestioneze finanțele astfel încât să se poată dezvolta eficient. Însă, pe măsură ce propria afacere a lui Rho s-a extins, au apărut unele dificultăți de creștere. Când echipa multifuncțională de dezvoltare a produsului a început să construiască un nou modul de facturare, un proiect complex care a durat câteva luni, membrii acesteia s-au confruntat cu dificultăți în luarea unor decizii în cunoștință de cauză și în menținerea tuturor la curent.

Inginerii software Oktawian Jurkiewicz și Konrad Keska șineau deja care era problema fundamentală. Informațiile despre proiect erau dispersate în mai multe instrumente diferite, inclusiv Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs și înregistrări ale ședințelor. Actualizările și modificările notate într-un instrument nu se reflectau întotdeauna în celelalte. Nimeni nu avea timp pentru munca obositoare de a colecta și documenta toate deciziile recente. „Aveam nevoie de transparență”, spune Konrad Keska, inginer software în cadrul proiectului, „nu doar pentru oamenii din echipă, ci și pentru manageri și alte persoane din companie.”

De asemenea, echipa trebuia să ajute persoanele fără roluri tehnice să înțeleagă impactul tehnic al modificărilor de design. „Când echipa de design a făcut modificări în Figma”, spune Oktawian Jurkiewicz, un alt inginer software al proiectului, „aveam nevoie de o modalitate de a semnala imediat orice blocaje tehnice.”

Soluția

Optimizarea și îmbunătățirea comunicării în grup

După ce au aflat cum Computer se conectează la instrumentele pe care Rho le folosește zi de zi și poate duce la bun sfârșit sarcini pe baza contextului companiei, au decis să încerce.

Oktawian era interesat în mod special de capacitatea lui Computer de a lucra la sarcini în cloud în mod asincron. „Nici măcar nu trebuie să ai computerul pornit ca el să facă ceva pentru tine”, spune el. Aceasta înseamnă că poate lucra în afara programului de lucru, finalizând sarcini peste noapte și livrând rezultatele dis-de-dimineață în ziua următoare.

Crearea unui rezumat zilnic în Slack cu Computer

Computer a optimizat procesul de dezvoltare a produsului la Rho. Oktawian și Konrad au creat un flux de lucru continuu în Computer conceput pentru a menține echipa sincronizată cu privire la cele mai recente modificări din domeniul designului, ingineriei, managementului de produs și al asigurării calității (QA).

În fiecare noapte, Computer citește toate mențiunile despre produsul de facturare din Slack, Notion, Jira, Figma și Google Docs pentru a identifica inconsecvențele, modificările, comentariile și actualizările. Apoi, generează un rezumat zilnic în Slack pe care echipa îl aseamănă cu prima pagină a unui ziar, gata când membrii echipei se conectează a doua zi. „Colectează toate modificările care au avut loc în ziua precedentă, precum și o listă de sarcini lipsă sugerate”, spune Konrad. „Așadar, dacă ratăm ceva, Computer evidențiază acest lucru.” Toți membrii echipei analizează acum știrile din Slack după propriul program și pot discuta cu colegii despre întrebări sau nelămuriri în același canal Slack. Comunicarea este centralizată în loc să fie dispersată pe diferite canale.

Evaluarea impactului tehnic al modificărilor de design

De asemenea, Computer ajută la strângerea buclei de feedback dintre ingineri și designeri. Acum, ori de câte ori designerii fac o modificare de design în Figma, Computer o detectează, măsoară efectul probabil dintr-o perspectivă tehnică și trimite un mesaj pe Slack în canalul partajat. „A simplificat considerabil cooperarea cu echipa de design”, spune Oktawian, „ajutându-ne să ne înțelegem reciproc, ce este fezabil din punct de vedere tehnic și ce necesită un efort semnificativ din partea echipei tehnice.”

Oktawian spune că ceea ce este deosebit de util este modul în care Computer construiește memorie pe parcursul proiectului, ajutând echipa să ducă la bun sfârșit sarcinile. „Nu am definit-o noi”, spune el. „Computer și-a dat singur seama ce puncte de date ar trebui să stocheze din fiecare sursă.”

Rezultatul

Eficiență îmbunătățită și calitate a produsului

Rezumatul zilnic din Slack oferit de Computer a devenit un fel de manager de proiect automatizat pentru echipa de dezvoltare a produsului. Ei au redus timpul alocat ședințelor cu 90%, micșorând sincronizările săptămânale de la 2,5 ore la doar 15 minute fără a pierde alinierea. Konrad și Oktawian estimează că, având o medie de cinci persoane în apel în fiecare zi, Computer a economisit 120 de ore pe parcursul unui proiect de 12 săptămâni. „Aceasta înseamnă încă trei săptămâni de timp pe care le putem investi în alte lucruri”, spune Oktawian. Echipa declară că reușește să dedice mai mult timp pentru a face noul produs și mai puternic.

Anularea acelei ședințe zilnice a oferit, de asemenea, echipei mai mult timp de lucru concentrat și a îmbunătățit transparența proiectului pentru toată lumea, făcând cel mai recent status mai clar și mai accesibil.

În plus, Computer a contribuit la asigurarea calității produsului prin descoperirea unor probleme în documentele cu cerințele produsului. „Fără automatizarea de la Computer care scoate în evidență inconsecvențele, s-ar putea să fi fost nevoiți să renunțăm la ceva mai târziu sau să reparăm eroarea rezultată”, spune Konrad.

Computer a funcționat atât de bine pentru Rho încât compania intenționează să îl folosească pentru a scana și a genera rapoarte despre și mai multe aplicații. „Ne-am dori să extindem domeniul de aplicare al lui Computer pentru a include și mai multe instrumente ale noastre, cum ar fi sisteme de urmărire a tichetelor și alte sisteme de monitorizare, precum Log Rocket, Sentry și Incident.io”, spune Konrad.

Sfaturi pentru îmbunătățirea fluxurilor de lucru de dezvoltare a produsului

Sfatul 1 – Conectați mai întâi instrumentele de bază Începeți cu cele mai importante trei instrumente ale voastre, cum ar fi Figma pentru design, Notion pentru cerințe și Jira pentru sarcini. Rugați-l pe Computer să le monitorizeze pe toate pentru a identifica inconsecvențele și modificările. Pe măsură ce Computer începe să lucreze pentru voi, vă puteți rafina interogările și puteți adăuga mai multe instrumente în sfera sa de acoperire.

Sfatul 2 – Trimiteți un rezumat zilnic pe Slack Configurați-l pe Computer să posteze un rezumat zilnic într-un canal Slack partajat care surprinde tot ce s-a schimbat în aplicațiile de proiect în ziua precedentă: comentarii, modificări de design, actualizări de sarcini etc. Această actualizare regulată poate reduce numărul de ședințe, oferind tuturor transparență asincronă fără a părăsi Slack.

Sfatul 3 – Folosiți evaluări ale impactului pentru munca multifuncțională Rugați-l pe Computer să evalueze ramificațiile tehnice ale deciziilor de design înainte ca acestea să fie finalizate. Acest lucru îi poate ajuta pe ingineri să fie la curent cu modificările și să scoată în evidență problemele din timp, ajutându-i totodată pe designeri să înțeleagă complexitatea tehnică a ceea ce poate părea o cerere simplă.