Como o Perplexity Computer libera as equipes de produto da Rho de reuniões para focar na qualidade

O Problema

Manter uma equipe interfuncional alinhada

A plataforma de serviços bancários para empresas da Rho permite que as companhias gerenciem suas finanças para que possam escalar com eficiência. Mas, à medida que o próprio negócio da Rho se expandia, eles enfrentaram desafios de crescimento. Quando a equipe interfuncional de desenvolvimento de produtos começou a criar um novo módulo de faturamento, um projeto complexo de vários meses, eles se viram com dificuldades para tomar decisões informadas e manter todos informados.

Os engenheiros de software Oktawian Jurkiewicz e Konrad Keska já conheciam o problema fundamental. As informações do projeto estavam dispersas em diversas ferramentas, incluindo Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs e reuniões gravadas. Atualizações e alterações anotadas em uma ferramenta nem sempre eram refletidas nas outras. Ninguém tinha tempo para o trabalho tedioso de coletar e documentar todas as decisões mais recentes. "Precisávamos de transparência", diz Konrad Keska, engenheiro de software no projeto, "não apenas para as pessoas da equipe, mas também para gerentes e outros na empresa".

A equipe também precisava ajudar pessoas não técnicas a entender o impacto técnico das alterações de design. "Quando a equipe de design fazia alterações no Figma", diz Oktawian Jurkiewicz, outro engenheiro de software do projeto, "precisávamos de uma maneira de expor quaisquer bloqueadores técnicos imediatamente".

A Solução

Otimizar e melhorar a comunicação em grupo

Após saber como o Computer se conecta às ferramentas que a Rho usa todos os dias e pode concluir tarefas com base no contexto da empresa, eles decidiram experimentá-lo.

Oktawian estava especialmente interessado na capacidade do Computer de trabalhar em tarefas na nuvem de forma assíncrona. "Você nem precisa estar com seu computador ligado para que ele faça algo por você", diz ele. Isso significa que ele pode trabalhar fora do horário comercial, concluindo tarefas durante a noite e entregando os resultados logo na manhã seguinte.

Criando um resumo diário no Slack com o Computer

O Computer otimizou o processo de desenvolvimento de produtos na Rho. Oktawian e Konrad criaram um fluxo de trabalho contínuo no Computer projetado para manter a equipe sincronizada quanto às mudanças mais recentes em design, engenharia, gestão de produto e garantia de qualidade (QA).

Todas as noites, o Computer lê todas as menções ao produto de faturamento no Slack, Notion, Jira, Figma e Google Docs para identificar inconsistências, mudanças, comentários e atualizações. Então, ele produz um resumo diário no Slack que a equipe compara à primeira página de um jornal, pronto quando os membros da equipe acessam o sistema no dia seguinte. "Ele coleta todas as mudanças que aconteceram no dia anterior, bem como uma lista de tarefas ausentes sugeridas", diz Konrad. "Portanto, se perdermos algo, o Computer destaca." Todos na equipe agora revisam as novidades no Slack em seu próprio tempo e podem conversar com colegas sobre dúvidas ou preocupações no mesmo canal do Slack. A comunicação é centralizada, em vez de dispersa por diferentes canais.

Avaliando o impacto técnico das alterações de design

O Computer também está ajudando a estreitar o ciclo de feedback entre engenheiros e designers. Agora, sempre que os designers fazem uma alteração de design no Figma, o Computer detecta, mede o efeito provável de uma perspectiva técnica e envia uma mensagem no Slack para o canal compartilhado. "Isso simplificou muito a cooperação com a equipe de design", diz Oktawian, "ajudando-nos a entender uns aos outros, o que é tecnicamente viável e o que requer esforço significativo da equipe técnica".

Oktawian diz que o que é especialmente útil é como o Computer está construindo memória sobre o projeto conforme ele avança, ajudando a equipe a concluir tarefas. "Nós não definimos isso", diz ele. "O Computer descobriu quais pontos de dados ele deveria armazenar de cada fonte".

O Resultado

Maior eficiência e qualidade do produto

O resumo diário do Computer no Slack tornou-se uma espécie de gerente de projeto automatizado para a equipe de desenvolvimento de produto. Eles reduziram o tempo de reunião em 90%, passando as sincronizações semanais de 2,5 horas para apenas 15 minutos sem perder o alinhamento. Konrad e Oktawian estimam que, com uma média de cinco pessoas na chamada a cada dia, o Computer economizou 120 horas ao longo de um projeto de 12 semanas. "São três semanas adicionais de tempo que podemos investir em outras coisas", diz Oktawian. A equipe diz que consegue dedicar mais tempo para tornar o novo produto ainda mais forte.

Cancelar a reunião diária também deu à equipe mais tempo de trabalho focado e melhorou a transparência do projeto para todos, tornando o status mais recente mais claro e acessível.

Além disso, o Computer ajudou a garantir a qualidade do produto ao descobrir alguns problemas nos documentos de requisitos do produto. "Sem a automação do Computer destacando inconsistências, talvez tivéssemos que cortar algo mais tarde ou corrigir o bug resultante", diz Konrad.

O Computer funcionou tão bem para a Rho que a empresa planeja que ele escaneie e relate ainda mais aplicativos. "Gostaríamos de ampliar o escopo do Computer para incluir ainda mais de nossas ferramentas, como rastreadores de problemas e outros sistemas de monitoramento como Log Rocket, Sentry e Incident.io", diz Konrad.

Dicas para melhorar fluxos de trabalho de desenvolvimento de produtos

Dica 1 – Conecte suas ferramentas principais primeiro Comece com suas três ferramentas mais críticas, como Figma para design, Notion para requisitos e Jira para tarefas. Peça ao Computer para monitorar todas elas em busca de inconsistências e mudanças. À medida que o Computer começa a trabalhar para você, você pode ajustar suas consultas e adicionar mais ferramentas ao escopo dele.

Dica 2 – Envie um resumo diário para o Slack Configure o Computer para publicar um resumo diário em um canal compartilhado do Slack que captura tudo o que mudou em seus aplicativos de projeto no dia anterior: comentários, alterações de design, atualizações de tarefas, etc. A atualização regular pode reduzir reuniões, proporcionando a todos transparência assíncrona sem sair do Slack.

Dica 3 – Use classificações de impacto para trabalho interfuncional Peça ao Computer para avaliar as ramificações técnicas das decisões de design antes que sejam finalizadas. Isso pode ajudar os engenheiros a se manterem atualizados sobre as mudanças e identificar problemas precocemente, e ajudar os designers a entender a complexidade técnica do que pode parecer um pedido simples.