Jak Perplexity Computer zwalnia zespoły produktowe Rho ze spotkań

Problem

Utrzymanie spójności działań w ramach zespołu międzyfunkcyjnego

Platforma bankowości biznesowej Rho umożliwia firmom zarządzanie finansami w sposób ułatwiający wydajne skalowanie działalności. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa Rho pojawiły się jednak pewne wyzwania związane ze wzrostem. Gdy międzyfunkcyjny zespół ds. rozwoju produktu rozpoczął pracę nad nowym modułem fakturowania – złożonym projektem trwającym wiele miesięcy – napotkał trudności w podejmowaniu świadomych decyzji i zapewnieniu przepływu informacji pomiędzy wszystkimi interesariuszami.

Inżynierowie oprogramowania Oktawian Jurkiewicz i Konrad Kęska znali już źródło problemu. Informacje dotyczące projektu były rozproszone pomiędzy wieloma różnymi narzędziami, w tym Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs oraz zapisami ze spotkań. Aktualizacje i zmiany odnotowane w jednym narzędziu nie zawsze znajdowały odzwierciedlenie w pozostałych. Nikt nie miał czasu na żmudne gromadzenie i dokumentowanie wszystkich najnowszych decyzji. „Potrzebowaliśmy przejrzystości” – mówi Konrad Kęska, inżynier oprogramowania pracujący przy projekcie – „nie tylko dla osób w zespole, ale także dla menedżerów i innych pracowników w firmie”.

Zespół musiał również pomóc osobom nietechnicznym zrozumieć techniczne skutki zmian w projekcie. „Kiedy zespół projektowy wprowadzał zmiany w Figmie” – mówi Oktawian Jurkiewicz, inny inżynier oprogramowania pracujący przy tym projekcie – „potrzebowaliśmy sposobu na natychmiastowe ujawnienie wszelkich blokad technicznych”.

Rozwiązanie

Usprawnienie i udoskonalenie komunikacji grupowej

Po zapoznaniu się z informacjami o tym, jak Computer łączy się z narzędziami używanymi przez Rho na co dzień i może realizować zadania w oparciu o kontekst firmowy, zdecydowano się na wypróbowanie tego rozwiązania.

Oktawiana szczególnie zainteresowała zdolność systemu Computer do asynchronicznej pracy nad zadaniami w chmurze. „Nie trzeba nawet mieć włączonego komputera, żeby coś dla ciebie zrobił” – mówi. Oznacza to, że system może pracować poza godzinami pracy, realizując zadania w nocy i dostarczając wyniki pierwszego dnia rano.

Tworzenie codziennego podsumowania w Slacku za pomocą systemu Computer

System Computer usprawnił proces rozwoju produktu w Rho. Oktawian i Konrad stworzyli w nim trwały przepływ pracy, zaprojektowany tak, aby zespół był na bieżąco z najnowszymi zmianami w zakresie projektowania, inżynierii, zarządzania produktem i zapewniania jakości (QA).

Każdej nocy system Computer analizuje wszystkie wzmianki o produkcie fakturującym w Slacku, Notion, Jirze, Figmie oraz Google Docs w celu zidentyfikowania niespójności, zmian, komentarzy i aktualizacji. Następnie przygotowuje codzienne podsumowanie na Slacku, które zespół porównuje do pierwszej strony gazety, gotowe do przeglądu, gdy członkowie zespołu logują się następnego dnia. „Zbiera wszystkie zmiany, które zaszły poprzedniego dnia, a także listę sugerowanych brakujących zadań” – mówi Konrad. „Więc jeśli coś przeoczymy, Computer to podkreśli”. Każdy członek zespołu przegląda teraz wiadomości na Slacku w swoim czasie i może rozmawiać z kolegami na temat pytań lub wątpliwości na tym samym kanale. Komunikacja jest scentralizowana, zamiast być rozproszona w różnych kanałach.

Ocena technicznych skutków zmian projektowych

System Computer pomaga również zacieśnić pętlę zwrotną pomiędzy inżynierami a projektantami. Teraz, gdy projektanci wprowadzają zmianę w Figmie, Computer wykrywa ją, mierzy prawdopodobny wpływ z perspektywy technicznej i wysyła wiadomość na Slacku na współdzielony kanał. „Znacząco uprościło to współpracę z zespołem projektowym” – mówi Oktawian – „pomagając nam zrozumieć siebie nawzajem, co jest technicznie wykonalne i co wymaga znacznego wysiłku ze strony zespołu technicznego”.

Oktawian mówi, że szczególnie pomocne jest to, w jaki sposób Computer buduje pamięć projektu w trakcie jego trwania, pomagając zespołowi w realizacji zadań. „My tego nie definiowaliśmy” – mówi. „Computer sam ustalił, jakie punkty danych powinien przechowywać z każdego źródła”.

Wynik

Poprawa wydajności i jakości produktu

Codzienne podsumowanie systemu Computer na Slacku stało się rodzajem zautomatyzowanego menedżera projektu dla zespołu ds. rozwoju produktu. Zespół ograniczył czas spotkań o 90%, redukując cotygodniowe synchronizacje z 2,5 godziny do zaledwie 15 minut bez utraty spójności. Konrad i Oktawian szacują, że przy średnio pięciu osobach biorących udział w codziennych rozmowach, Computer zaoszczędził 120 godzin w ciągu 12-tygodniowego projektu. „To dodatkowe trzy tygodnie czasu, który możemy zainwestować w inne rzeczy” – mówi Oktawian. Zespół twierdzi, że może poświęcić więcej czasu na jeszcze większe wzmocnienie nowego produktu.

Anulowanie codziennych spotkań dało również zespołowi więcej czasu na skoncentrowaną pracę i poprawiło przejrzystość projektu dla wszystkich poprzez uczynienie najnowszego statusu wyraźniejszym i bardziej dostępnym.

Co więcej, Computer pomógł zapewnić jakość produktu poprzez odkrycie niektórych problemów w dokumentach wymagań produktowych. „Bez automatyzacji systemu Computer, która podkreślała niespójności, być może musielibyśmy coś wyciąć później lub naprawiać powstały błąd” – mówi Konrad.

System Computer sprawdził się w Rho tak dobrze, że firma planuje skanowanie i raportowanie za jego pomocą jeszcze większej liczby aplikacji. „Chcielibyśmy rozszerzyć zakres systemu Computer o kolejne narzędzia, takie jak systemy śledzenia problemów i inne systemy monitorujące, takie jak Log Rocket, Sentry i Incident.io” – mówi Konrad.

Wskazówki dotyczące usprawniania przepływów pracy przy tworzeniu produktów

Wskazówka 1 – Najpierw połącz swoje główne narzędzia Zacznij od trzech najważniejszych narzędzi, takich jak Figma do projektowania, Notion do wymagań i Jira do zadań. Poproś system Computer o monitorowanie ich wszystkich pod kątem niespójności i zmian. W miarę jak system zacznie pracować dla ciebie, możesz dostrajać swoje zapytania i dodawać do jego zakresu kolejne narzędzia.

Wskazówka 2 – Wysyłaj codzienne podsumowanie na Slacka Skonfiguruj system Computer tak, aby publikował codzienne podsumowanie na wspólnym kanale Slack, które obejmuje wszystko, co zmieniło się w aplikacjach projektowych poprzedniego dnia: komentarze, zmiany projektowe, aktualizacje zadań itp. Regularna aktualizacja może ograniczyć liczbę spotkań, zapewniając każdemu asynchroniczną przejrzystość bez opuszczania Slacka.

Wskazówka 3 – Wykorzystuj oceny wpływu w pracy międzyfunkcyjnej Poproś system Computer o ocenę technicznych konsekwencji decyzji projektowych, zanim zostaną one sfinalizowane. Może to pomóc inżynierom w byciu na bieżąco ze zmianami i wczesnym wykrywaniu problemów, a projektantom w zrozumieniu złożoności technicznej tego, co może wydawać się prostą prośbą.