Kaip „Perplexity Computer“ išvaduoja „Rho“ produktų komandos iš susitikimų, kad galėtų susitelkti į produkto kokybę

Problema

Kaip užtikrinti, kad tarpfunkcinė komanda būtų tame pačiame puslapyje

„Rho“ verslo bankininkystės platforma leidžia įmonėms valdyti savo finansus, kad jos galėtų efektyviai augti. Tačiau plečiantis pačiam „Rho“ verslui, iškilo tam tikrų augimo iššūkių. Kai tarpfunkcinė produktų kūrimo komanda pradėjo kurti naują sąskaitų faktūrų išrašymo modulį – sudėtingą kelis mėnesius trunkantį projektą, – jie susidūrė su sunkumais priimdami pagrįstus sprendimus ir išlaikydami visus informuotus.

Programinės įrangos inžinieriai Oktawian Jurkiewicz ir Konrad Keska jau žinojo pagrindinę problemą. Projekto informacija buvo išbarstyta įvairiuose įrankiuose, įskaitant „Notion“, „Jira“, „Figma“, „Slack“, „Google Docs“ ir susitikimų įrašus. Viename įrankiuje užfiksuoti atnaujinimai ir pakeitimai ne visada atsispindėdavo kituose. Niekas neturėjo laiko nuobodžiam darbui renkant ir dokumentuojant visus paskutinius sprendimus. „Mums reikėjo skaidrumo, – sako projekto programinės įrangos inžinierius Konrad Keska, – ne tik komandos nariams, bet ir vadovams bei kitiems įmonės darbuotojams.“

Komandai taip pat reikėjo padėti netechniniams darbuotojams suprasti techninį dizaino pakeitimų poveikį. „Kai dizaino komanda padarė pakeitimus „Figma“, – pasakoja kitas projekto programinės įrangos inžinierius Oktawian Jurkiewicz, – mums reikėjo būdo iškart pastebėti bet kokius techninius trukdžius.“

Sprendimas

Grupinio bendravimo supaprastinimas ir tobulinimas

Sužinoję, kaip „Computer“ jungiasi prie „Rho“ kasdien naudojamų įrankių ir gali atlikti užduotis remdamasis įmonės kontekstu, jie nusprendė jį išbandyti.

Oktawianas ypač domėjosi „Computer“ galimybe asinchroniškai atlikti užduotis debesyje. „Jums net nereikia laikyti įjungto kompiuterio, kad jis kažką padarytų už jus“, – sako jis. Tai reiškia, kad jis gali dirbti ne darbo valandomis, atlikdamas užduotis per naktį ir pateikdamas rezultatus kitą rytą pačiame pradžioje.

Kasdienės apžvalgos kūrimas „Slack“ naudojant „Computer“

„Computer“ supaprastino produktų kūrimo procesą „Rho“. Oktawian ir Konrad sukūrė nuolatinę darbo eiga „Computer“, skirtą tam, kad komanda palaikytų sinchronizaciją dėl naujausių dizaino, inžinerijos, produktų valdymo ir kokybės užtikrinimo (QA) pakeitimų.

Kiekvieną naktį „Computer“ perskaito visus paminėjimus apie sąskaitų faktūrų išrašymo produktą „Slack“, „Notion“, „Jira“, „Figma“ ir „Google Docs“, kad nustatytų neatitikimus, pakeitimus, komentarus ir atnaujinimus. Tada jis sukuria kasdienę „Slack“ apžvalgą, kurią komanda prilygina laikraščio pirmajam puslapiui, paruoštą, kai komandos nariai kitą dieną prisijungia. „Jis surenka visus praėjusią dieną įvykusius pakeitimus, taip pat siūlomų trūkstamų užduočių sąrašą, – sako Konrad. – Taigi, jei kažką praleidžiame, „Computer“ tai išryškina.“ Visi komandos nariai dabar peržiūri naujienas „Slack“ savo laiku ir tame pačiame „Slack“ kanale gali kalbėtis su kolegais apie klausimus ar abejones. Bendravimas yra centralizuotas, o ne išsklaidytas po įvairius kanalus.

Dizaino pakeitimų techninio poveikio vertinimas

„Computer“ taip pat padeda sugriežtinti grįžtamojo ryšio ciklą tarp inžinierių ir dizainerių. Dabar, kai dizaineriai padaro dizaino pakeitimą „Figma“, „Computer“ jį pagauna, išmatuoja tikėtiną poveikį iš techninės perspektyvos ir išsiunčia „Slack“ žinutę į bendrą kanalą. „Tai labai supaprastino bendradarbiavimą su dizaino komanda, – sako Oktawian, – padėdama mums suprasti vieniems kitus, kas yra techniškai įmanoma ir kas reikalauja didelių techninės komandos pastangų.“

Oktawian sako, kad ypač naudinga tai, jog „Computer“ eigoje kuria projekto atmintį, padedančią komandai atlikti užduotis. „Mes to neapibrėžėme, – sako jis. – „Computer“ išsiaiškino, kuriuos duomenų taškus jis turėtų saugoti iš kiekvieno šaltinio.“

Rezultatas

Pagerintas efektyvumas ir produktų kokybė

Kasdienė „Computer“ apžvalga „Slack“ tapo tam tikru automatizuotu produktų kūrimo komandos projektu vadovu. Jie sutrumpino susitikimų laiką 90 %, sumažindami savaitines sinchronizacijas nuo 2,5 valandos iki vos 15 minučių neprarandant suderinamumo. Konrad ir Oktawian apskaičiuoja, kad, dalyvaujant vidutiniškai penkiems žmonėms skambutyje kiekvieną dieną, „Computer“ sutaupė 120 valandų per 12 savaičių projektą. „Tai papildomos trys savaitės laiko, kurį galime investuoti į kitus dalykus“, – sako Oktawian. Komanda teigia galinti skirti daugiau laiko tam, kad naujas produktas taptų dar stipresnis.

Kasdienio susitikimo atšaukimas taip pat suteikė komandai daugiau susikaupimo laiko ir pagerino projekto skaidrumą visiems, paverčiant naujausią statusą aiškesniu ir lengviau prieinamu.

Be to, „Computer“ padėjo užtikrinti produkto kokybę, atskleisdamas tam tikras problemas produkto reikalavimų dokumentuose. „Be „Computer“ automatizavimo, išryškinančio neatitikimus, būtume galėję vėliau kažką atsisakyti arba ištaisyti kilusią klaidą“, – sako Konrad.

„Computer“ taip puikiai pasiteisino „Rho“, kad įmonė planuoja priversti jį nuskaityti ir teikti ataskaitas apie dar daugiau programų. „Norėtume išplėsti „Computer“ taikymo sritį, kad ji apimtų dar daugiau mūsų įrankių, pavyzdžiui, problemų sekikliai ir kitas stebėjimo sistemas, tokias kaip „Log Rocket“, „Sentry“ ir „Incident.io“, – sako Konrad.

Patarimai, kaip tobulinti produktų kūrimo darbo eiga

1 patarimas – Pirmiausia sujunkite savo pagrindinius įrankius Pradėkite nuo trijų svarbiausių įrankių, tokių kaip „Figma“ dizainui, „Notion“ reikalavimams ir „Jira“ užduotims. Paprašykite „Computer“ stebėti juos visus dėl neatitikimų ir pakeitimų. „Computer“ pradėjus dirbti jums, galite patikslinti užklausas ir įtraukti į jo sritį daugiau įrankių.

2 patarimas – Siųskite kasdienę suvestinę į „Slack“ Nustatykite „Computer“ skelbti kasdienę suvestinę bendrame „Slack“ kanale, kurioje būtų užfiksuota viskas, kas pasikeitė jūsų projekto programose per praėjusią dieną: komentarai, dizaino pakeitimai, užduočių atnaujinimai ir kt. Reguliarus atnaujinimas gali sumažinti susitikimų skaičių, suteikdamas visiems asinchroninį skaidrumą nepaliekant „Slack“.

3 patarimas – Naudokite poveikio vertinimus tarpfunkciniam darbui Paprašykite „Computer“ įvertinti technines dizaino sprendimų pasekmes prieš juos patvirtinant. Tai gali padėti inžinieriams neatsilikti nuo pakeitimų ir iš anksto iškelti problemas, o dizaineriams – suprasti to, kas gali atrodyti kaip paprastas prašymas, techninį sudėtingumą.