Come Perplexity Computer libera i team di Rho dalle riunioni

Il problema

Mantenere un team interfunzionale allineato

La piattaforma di business banking di Rho consente alle aziende di gestire le proprie finanze per scalare in modo efficiente. Tuttavia, con l'espansione del business di Rho, sono sorte alcune difficoltà di crescita. Quando il team interfunzionale di sviluppo prodotto ha iniziato a creare un nuovo modulo di fatturazione, un progetto complesso durato diversi mesi, ha riscontrato difficoltà nel prendere decisioni informate e nel mantenere tutti aggiornati.

Gli ingegneri del software Oktawian Jurkiewicz e Konrad Keska conoscevano già il problema principale. Le informazioni di progetto erano disperse su diversi strumenti, tra cui Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs e le riunioni registrate. Gli aggiornamenti e le modifiche annotati in uno strumento non venivano sempre riportati negli altri. Nessuno aveva tempo per l'estenuante lavoro di raccolta e documentazione di tutte le ultime decisioni. "Avevamo bisogno di trasparenza", afferma Konrad Keska, ingegnere del software del progetto, "non solo per le persone del team, ma anche per i manager e gli altri membri dell'azienda".

Il team aveva inoltre bisogno di aiutare il personale non tecnico a comprendere l'impatto tecnico delle modifiche al design. "Quando il team di design apportava modifiche in Figma", afferma Oktawian Jurkiewicz, un altro ingegnere del software del progetto, "avevamo bisogno di un modo per esporre immediatamente eventuali blocchi tecnici".

La soluzione

Ottimizzare e migliorare la comunicazione di gruppo

Dopo aver appreso come Computer si connette agli strumenti che Rho utilizza quotidianamente e come possa completare le attività sulla base del contesto aziendale, hanno deciso di provarlo.

Oktawian era particolarmente interessato alla capacità di Computer di lavorare sulle attività nel cloud in modo asincrono. "Non è nemmeno necessario avere il computer acceso affinché svolga qualcosa per te", afferma. Ciò significa che può lavorare al di fuori dell'orario di lavoro, completando le attività durante la notte e consegnando i risultati al mattino presto.

Creazione di un riepilogo giornaliero su Slack con Computer

Computer ha ottimizzato il processo di sviluppo del prodotto presso Rho. Oktawian e Konrad hanno creato un flusso di lavoro continuo in Computer progettato per mantenere il team sincronizzato sulle ultime modifiche provenienti da design, ingegneria, product management e controllo qualità (QA).

Ogni notte, Computer legge tutte le menzioni del prodotto di fatturazione in Slack, Notion, Jira, Figma e Google Docs per identificare incongruenze, modifiche, commenti e aggiornamenti. Successivamente, produce un riepilogo giornaliero su Slack che il team paragona alla prima pagina di un giornale, pronto quando i membri del team accedono il giorno successivo. "Raccoglie tutte le modifiche avvenute il giorno precedente, così come un elenco di attività mancanti suggerite", afferma Konrad. "Quindi, se ci sfugge qualcosa, Computer lo evidenzia". Ora tutti i membri del team esaminano le notizie su Slack secondo i propri tempi e possono chattare con i colleghi in merito a domande o dubbi nello stesso canale Slack. La comunicazione è centralizzata anziché essere dispersa su canali diversi.

Valutazione dell'impatto tecnico delle modifiche al design

Computer sta inoltre aiutando a rafforzare il ciclo di feedback tra ingegneri e designer. Ora, ogni volta che i designer apportano una modifica al design in Figma, Computer la rileva, ne misura il probabile effetto da una prospettiva tecnica e invia un messaggio Slack al canale condiviso. "Ha semplificato notevolmente la cooperazione con il team di design", afferma Oktawian, "aiutandoci a capirci a vicenda, cosa sia tecnicamente fattibile e cosa richieda un impegno significativo da parte del team tecnico".

Oktawian afferma che ciò che è particolarmente utile è come Computer costruisca la memoria del progetto man mano che procede, aiutando il team a completare le attività. "Non l'abbiamo definito noi", dice. "Computer ha capito quali punti dati avrebbe dovuto archiviare da ciascuna fonte".

Il risultato

Maggiore efficienza e qualità del prodotto

Il riepilogo giornaliero su Slack di Computer è diventato una sorta di project manager automatizzato per il team di sviluppo prodotto. Hanno ridotto il tempo delle riunioni del 90%, passando dalle sincronizzazioni settimanali di 2,5 ore a soli 15 minuti senza perdere l'allineamento. Konrad e Oktawian stimano che, con una media di cinque persone nella chiamata ogni giorno, Computer abbia fatto risparmiare 120 ore in un progetto di 12 settimane. "Sono tre settimane aggiuntive di tempo che possiamo investire in altre cose", afferma Oktawian. Il team afferma di essere in grado di dedicare più tempo a rendere il nuovo prodotto ancora più solido.

L'annullamento di quella riunione quotidiana ha anche concesso al team più tempo di lavoro concentrato e ha migliorato la trasparenza del progetto per tutti, rendendo lo stato più recente più chiaro e accessibile.

Inoltre, Computer ha contribuito a garantire la qualità del prodotto scoprendo alcuni problemi nei documenti dei requisiti di prodotto. "Senza l'automazione di Computer che evidenzia le incongruenze, avremmo dovuto tagliare qualcosa in seguito o correggere il bug risultante", afferma Konrad.

Computer ha funzionato così bene per Rho che l'azienda sta pianificando di fargli scansionare e fornire report su ancora più app. "Vorremmo ampliare l'ambito di Computer per includere ancora più nostri strumenti, come i tracker delle problematiche e altri sistemi di monitoraggio come Log Rocket, Sentry e Incident.io", afferma Konrad.

Suggerimenti per migliorare i flussi di lavoro di sviluppo prodotto

Suggerimento 1 – Connetti prima i tuoi strumenti principali Inizia con i tuoi tre strumenti più critici, come Figma per il design, Notion per i requisiti e Jira per le attività. Chiedi a Computer di monitorarli tutti alla ricerca di incongruenze e modifiche. Mentre Computer inizia a lavorare per te, puoi ottimizzare le tue query e aggiungere altri strumenti al suo ambito.

Suggerimento 2 – Invia un riepilogo giornaliero su Slack Configura Computer per pubblicare un riepilogo giornaliero in un canale Slack condiviso che acquisisca tutto ciò che è cambiato nelle app del tuo progetto il giorno precedente: commenti, modifiche al design, aggiornamenti delle attività, ecc. L'aggiornamento regolare può ridurre le riunioni, garantendo a tutti trasparenza asincrona senza lasciare Slack.

Suggerimento 3 – Usa valutazioni di impatto per il lavoro interfunzionale Chiedi a Computer di valutare le ramificazioni tecniche delle decisioni di design prima che vengano finalizzate. Può aiutare gli ingegneri a rimanere aggiornati sulle modifiche e a far emergere i problemi tempestivamente, e aiutare i designer a comprendere la complessità tecnica di quella che potrebbe sembrare una semplice richiesta.