Kako Perplexity Computer oslobađa Rhoove produktne timove sastanaka kako bi se fokusirali na kvalitetu proizvoda

Problem

Održavanje usklađenosti međufunkcionalnog tima

Rhoova platforma za poslovno bankarstvo omogućuje tvrtkama upravljanje financijama kako bi mogle učinkovito rasti. No kako se Rhoovo vlastito poslovanje širilo, suočili su se s poteškoćama u rastu. Kada je međufunkcionalni tim za razvoj proizvoda počeo graditi novi modul za fakturiranje, složen projekt koji traje više mjeseci, našli su se u situaciji da se bore za donošenje informiranih odluka i održavanje svih u tijeku.

Softverski inženjeri Oktawian Jurkiewicz i Konrad Keska već su znali temeljni problem. Informacije o projektu bile su raspršene po nizu različitih alata, uključujući Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs i snimljene sastanke. Ažuriranja i promjene zabilježene u jednom alatu nisu se uvijek odražavale u drugima. Nitko nije imao vremena za zamoran posao prikupljanja i dokumentiranja svih najnovijih odluka. „Trebala nam je transparentnost“, kaže Konrad Keska, softverski inženjer na projektu, „ne samo za ljude u timu, već i za menadžere i druge u tvrtki.“

Tim je također trebao pomoći netehničkim ljudima da razumiju tehnički utjecaj dizajnerskih promjena. „Kada je dizajnerski tim napravio promjene u Figni“, kaže Oktawian Jurkiewicz, još jedan softverski inženjer na projektu, „trebali smo način da odmah istaknemo sve tehničke prepreke.“

Rješenje

Pojednostavljenje i poboljšanje grupne komunikacije

Nakon što su saznali kako Computer povezuje alate koje Rho koristi svaki dan i može izvršavati zadatke na temelju konteksta tvrtke, odlučili su ga isprobati.

Oktawian je bio posebno zainteresiran za sposobnost Computerovog rada na zadacima u oblaku asinkrono. „Ne morate čak ni imati uključeno računalo da bi nešto obavilo umjesto vas“, kaže. To znači da može raditi izvan radnog vremena, dovršavajući zadatke preko noći, i isporučiti rezultate odmah sljedeće jutro.

Izrada dnevnog sažetka u Slacku pomoću Computerova

Computer je pojednostavio proces razvoja proizvoda u Rho-u. Oktawian i Konrad stvorili su stalan tijek rada u Computeru osmišljen kako bi tim bio u tijeku s najnovijim promjenama iz dizajna, inženjerstva, upravljanja proizvodima i osiguranja kvalitete (QA).

Svake noći Computer čita sva spominjanja proizvoda za fakturiranje u Slacku, Notionu, Jiri, Figni i Google Docsu kako bi identificirao nedosljednosti, promjene, komentare i ažuriranja. Zatim izrađuje dnevni sažetak za Slack koji tim uspoređuje s naslovnicom novina, spreman kada se članovi tima prijave sljedeći dan. „Prikuplja sve promjene koje su se dogodile prethodnog dana, kao i popis predloženih nestalih zadataka“, kaže Konrad. „Dakle, ako nešto propustimo, Computer to ističe.“ Svatko u timu sada pregledava vijesti u Slacku prema vlastitom vremenskom rasporedu i može razgovarati s kolegama o pitanjima ili nedoumicama u istom Slack kanalu. Komunikacija je centralizirana umjesto da bude raspršena po različitim kanalima.

Procjena tehničkog utjecaja dizajnerskih promjena

Computer također pomaže pooštriti povratne informacije između inženjera i dizajnera. Sada, kad god dizajneri naprave promjenu dizajna u Figni, Computer je uhvati, mjeri vjerojatni učinak iz tehničke perspektive i šalje poruku na Slack u zajednički kanal. „To je uvelike pojednostavilo suradnju s dizajnerskim timom“, kaže Oktawian, „pomažući nam da razumijemo jedni druge, što je tehnički izvedivo, a što zahtijeva veliki napor tehničkog tima.“

Oktawian kaže da je posebno korisno to kako Computer gradi memoriju o projektu u hodu, pomažući timu u dovršavanju zadataka. „Nismo to definirali“, kaže. „Computer je shvatio koje podatkovne točke treba pohraniti iz svakog izvora.“

Rezultat

Poboljšana učinkovitost i kvaliteta proizvoda

Dnevni sažetak Computerovog u Slacku postao je neka vrsta automatiziranog voditelja projekta za tim za razvoj proizvoda. Smanjili su vrijeme sastanaka za 90%, smanjujući tjedne sinkronizacije s 2,5 sata na samo 15 minuta bez gubitka usklađenosti. Konrad i Oktawian procjenjuju da je, s prosječno pet ljudi na pozivu svaki dan, Computer uštedio 120 sati tijekom 12-tjednog projekta. „To su dodatna tri tjedna vremena koja možemo uložiti u druge stvari“, kaže Oktawian. Tim kaže da mogu posvetiti više vremena jačanju novog proizvoda.

Otkazivanje tog dnevnog sastanka također je dalo timu više vremena za usredotočeni rad i poboljšalo projektorsku transparentnost za sve čineći najnoviji status jasnijim i pristupačnijim.

Osim toga, Computer je pomogao osigurati kvalitetu proizvoda otkrivanjem nekih problema u dokumentima sa zahtjevima proizvoda. „Bez Computerove automatizacije koja ističe nedosljednosti, možda bismo morali nešto izbaciti kasnije ili popraviti nastali bug“, kaže Konrad.

Computer je radio tako dobro za Rho da tvrtka planira natjerati ga da skenira i izvješćuje o još više aplikacija. „Voljeli bismo proširiti Computerov opseg na još više naših alata, poput alata za praćenje problema i drugih sustava za nadzor kao što su Log Rocket, Sentry i Incident.io“, kaže Konrad.

Savjeti za poboljšanje tijeka rada u razvoju proizvoda

Savjet 1 – Prvo povežite svoje osnovne alate Započnite s svoja tri najkritičnija alata, poput Figne za dizajn, Notion-a za zahtjeve i Jire za zadatke. Zamolite Computer da ih sve nadzire u potrazi za nedosljednostima i promjenama. Kako Computer počinje raditi za vas, možete fino prilagoditi upite i dodati više alata u njegov opseg.

Savjet 2 – Pošaljite dnevni sažetak na Slack Postavite Computer da objavljuje dnevni sažetak u zajedničkom Slack kanalu koji bilježi sve što se promijenilo u aplikacijama vašeg projekta prethodnog dana: komentare, promjene dizajna, ažuriranja zadataka itd. Redovito ažuriranje može smanjiti broj sastanaka, pružajući svima asinkronu transparentnost bez napuštanja Slacka.

Savjet 3 – Koristite ocjene utjecaja za međufunkcionalni rad Zamolite Computer da ocijeni tehničke posljedice odluka o dizajnu prije nego što budu dovršene. To može pomoći inženjerima da ostanu u vrhu promjena i rano uoče probleme, te pomoći dizajnerima da razumiju tehničku složenost onoga što bi moglo izgledati kao jednostavan zahtjev.