Comment Perplexity Computer libère les équipes de produits de Rho des réunions pour se concentrer sur la qualité des produits

Le problème

Permettre à une équipe plurifonctionnelle de s'aligner

La plateforme bancaire pour entreprises de Rho permet aux sociétés de gérer leurs finances afin de croître efficacement. Mais à mesure que l'activité de Rho s'est développée, elle a connu quelques difficultés de croissance. Lorsque l'équipe plurifonctionnelle de développement de produits a commencé à créer un nouveau module de facturation, un projet complexe étalé sur plusieurs mois, elle a eu du mal à prendre des décisions éclairées et à tenir tout le monde informé.

Les ingénieurs logiciels Oktawian Jurkiewicz et Konrad Keska en connaissaient déjà la cause profonde. Les informations sur le projet étaient dispersées dans plusieurs outils différents, notamment Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs et des enregistrements de réunions. Les mises à jour et les modifications notées dans un outil n'étaient pas toujours répercutées dans les autres. Personne n'avait le temps d'effectuer le travail fastidieux de collecte et de documentation de toutes les dernières décisions. « Nous avions besoin de transparence, explique Konrad Keska, ingénieur logiciel sur le projet, non seulement pour les membres de l'équipe, mais aussi pour les gestionnaires et les autres collaborateurs de l'entreprise. »

L'équipe devait également aider les non-techniciens à comprendre l'impact technique des changements de conception. « Lorsque l'équipe de conception apportait des modifications dans Figma, explique Oktawian Jurkiewicz, un autre ingénieur logiciel du projet, nous avions besoin d'un moyen de signaler immédiatement tout blocage technique. »

La solution

Rationaliser et améliorer la communication de groupe

Après avoir découvert comment Computer se connecte aux outils que Rho utilise au quotidien et peut accomplir des tâches en fonction du contexte de l'entreprise, ils ont décidé de l'essayer.

Oktawian était particulièrement intéressé par la capacité de Computer à effectuer des tâches dans le nuage de manière asynchrone. « Vous n'avez même pas besoin d'allumer votre ordinateur pour qu'il fasse quelque chose pour vous, dit-il. » Cela signifie qu'il peut travailler en dehors des heures de bureau, en effectuant des tâches pendant la nuit et en livrant les résultats dès le lendemain matin.

Créer un récapitulatif quotidien dans Slack avec Computer

Computer a rationalisé le processus de développement de produits chez Rho. Oktawian et Konrad ont créé un flux de travail continu dans Computer conçu pour maintenir l'équipe synchronisée sur les derniers changements provenant de la conception, de l'ingénierie, de la gestion des produits et de l'assurance de la qualité (AQ).

Chaque nuit, Computer lit toutes les mentions du produit de facturation dans Slack, Notion, Jira, Figma et Google Docs pour identifier les incohérences, les modifications, les commentaires et les mises à jour. Ensuite, il produit un récapitulatif quotidien dans Slack que l'équipe compare à la une d'un journal, prêt lorsque les membres de l'équipe se connectent le lendemain. « Il rassemble tous les changements survenus la veille, ainsi qu'une liste de tâches manquantes suggérées, explique Konrad. Ainsi, si nous manquons quelque chose, Computer le met en valeur. » Tout le monde dans l'équipe examine maintenant les nouvelles dans Slack selon son propre horaire et peut clavarder avec ses collègues au sujet de questions ou de préoccupations dans le même canal Slack. La communication est centralisée plutôt que d'être dispersée sur différents canaux.

Évaluer l'impact technique des modifications de conception

Computer aide également à resserrer la boucle de rétroaction entre les ingénieurs et les concepteurs. Désormais, chaque fois que les concepteurs effectuent un changement de conception dans Figma, Computer le détecte, mesure l'effet probable d'un point de vue technique et envoie un message Slack au canal partagé. « Cela a grandement simplifié la collaboration avec l'équipe de conception, déclare Oktawian, nous aidant à nous comprendre mutuellement, à savoir ce qui est réalisable sur le plan technique et ce qui exige un effort important de la part de l'équipe technique. »

Selon Oktawian, ce qui est particulièrement utile, c'est la façon dont Computer se forge une mémoire du projet au fur et à mesure, aidant l'équipe à accomplir ses tâches. « Nous ne l'avons pas défini, dit-il. Computer a compris quels points de données il devait stocker à partir de chaque source. »

Le résultat

Efficacité et qualité de produit améliorées

Le récapitulatif quotidien de Computer sur Slack est devenu une sorte de gestionnaire de projet automatisé pour l'équipe de développement de produits. Ils ont réduit le temps de réunion de 90 %, faisant passer les synchronisations hebdomadaires de 2,5 heures à seulement 15 minutes sans perdre l'alignement. Konrad et Oktawian estiment qu'avec une moyenne de cinq personnes en ligne chaque jour, Computer a permis d'économiser 120 heures sur un projet de 12 semaines. « C'est trois semaines de travail supplémentaires que nous pouvons investir dans d'autres choses », déclare Oktawian. L'équipe affirme qu'elle est en mesure de consacrer plus de temps à rendre le nouveau produit encore plus performant.

L'annulation de cette réunion quotidienne a également offert à l'équipe un temps de travail plus concentré et a amélioré la transparence du projet pour tout le monde en rendant le dernier état d'avancement plus clair et plus accessible.

De plus, Computer a contribué à garantir la qualité du produit en révélant certains problèmes dans les documents d'exigences du produit. « Sans l'automatisation de Computer qui met en lumière les incohérences, nous aurions peut-être dû supprimer quelque chose plus tard ou corriger le bogue résultant », déclare Konrad.

Computer a si bien fonctionné pour Rho que l'entreprise prévoit de lui faire analyser et signaler un nombre encore plus grand d'applications. « Nous aimerions élargir la portée de Computer pour inclure encore plus de nos outils, comme les outils de suivi des anomalies et d'autres systèmes de surveillance tels que Log Rocket, Sentry et Incident.io », déclare Konrad.

Conseils pour améliorer les flux de travail de développement de produits

Conseil 1 – Connectez d'abord vos outils principaux Commencez par vos trois outils les plus critiques, comme Figma pour la conception, Notion pour les exigences et Jira pour les tâches. Demandez à Computer de surveiller tous ces outils pour détecter les incohérences et les changements. Au fur et à mesure que Computer commence à travailler pour vous, vous pouvez affiner vos requêtes et ajouter d'autres outils à sa portée.

Conseil 2 – Envoyez un résumé quotidien sur Slack Configurez Computer pour qu'il publie un résumé quotidien dans un canal Slack partagé qui consigne tout ce qui a changé dans les applications de votre projet la veille : commentaires, modifications de conception, mises à jour de tâches, etc. La mise à jour régulière peut réduire les réunions, offrant à tout le monde une transparence asynchrone sans quitter Slack.

Conseil 3 – Utilisez des évaluations d'impact pour le travail plurifonctionnel Demandez à Computer d'évaluer les répercussions techniques des décisions de conception avant qu'elles ne soient finalisées. Cela peut aider les ingénieurs à se tenir au courant des changements et à faire surface aux problèmes rapidement, tout en aidant les concepteurs à comprendre la complexité technique de ce qui peut sembler être une demande simple.