Cómo Perplexity Computer libera a los equipos de producto de Rho de reuniones para enfocarse en la calidad del producto

El problema

Mantener a un equipo interfuncional en sintonía

La plataforma de banca empresarial de Rho permite a las empresas gestionar sus finanzas para que puedan escalar de forma eficiente. Pero a medida que el propio negocio de Rho se expandía, surgieron dificultades de crecimiento. Cuando el equipo interfuncional de desarrollo de producto comenzó a crear un nuevo módulo de facturación, un proyecto complejo de varios meses, se encontraron con dificultades para tomar decisiones informadas y mantener a todos al tanto.

Los ingenieros de software Oktawian Jurkiewicz y Konrad Keska ya conocían el problema raíz. La información del proyecto estaba dispersa en varias herramientas diferentes, incluyendo Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs y reuniones grabadas. Las actualizaciones y cambios anotados en una herramienta no siempre se reflejaban en las demás. Nadie tenía tiempo para la tediosa tarea de recopilar y documentar todas las últimas decisiones. "Necesitábamos transparencia", afirma Konrad Keska, ingeniero de software del proyecto, "no solo para las personas del equipo, sino también para los gerentes y otros miembros de la empresa".

El equipo también necesitaba ayudar a las personas no técnicas a comprender el impacto técnico de los cambios de diseño. "Cuando el equipo de diseño realizaba cambios en Figma", comenta Oktawian Jurkiewicz, otro ingeniero de software del proyecto, "necesitábamos una forma de exponer cualquier bloqueador técnico de inmediato".

La solución

Agilizar y mejorar la comunicación grupal

Después de conocer cómo Computer se conecta a las herramientas que Rho utiliza cada día y puede completar tareas basándose en el contexto de la empresa, decidieron probarlo.

Oktawian estaba especialmente interesado en la capacidad de Computer para trabajar en tareas en la nube de forma asíncrona. "Ni siquiera tienes que tener el ordenador encendido para que haga algo por ti", dice. Eso significa que puede trabajar fuera del horario laboral, completando tareas durante la noche y entregando los resultados a primera hora de la mañana siguiente.

Creación de un resumen diario en Slack con Computer

Computer ha agilizado el proceso de desarrollo de producto en Rho. Oktawian y Konrad crearon un flujo de trabajo continuo en Computer diseñado para mantener al equipo sincronizado sobre los últimos cambios en diseño, ingeniería, gestión de producto y garantía de calidad (QA).

Todas las noches, Computer lee todas las menciones del producto de facturación en Slack, Notion, Jira, Figma y Google Docs para identificar inconsistencias, cambios, comentarios y actualizaciones. Luego, produce un resumen diario en Slack que el equipo compara con la primera plana de un periódico, listo para cuando los miembros del equipo inician sesión al día siguiente. "Recopila todos los cambios que ocurrieron el día anterior, así como una lista de tareas faltantes sugeridas", dice Konrad. "Así que, si nos perdemos algo, Computer lo destaca". Ahora todos los miembros del equipo revisan las noticias en Slack en su propio tiempo y pueden chatear con sus colegas sobre preguntas o inquietudes en el mismo canal de Slack. La comunicación está centralizada en lugar de estar dispersa en diferentes canales.

Evaluación del impacto técnico de los cambios de diseño

Computer también está ayudando a estrechar el bucle de retroalimentación entre ingenieros y diseñadores. Ahora, siempre que los diseñadores realizan un cambio de diseño en Figma, Computer lo detecta, mide el efecto probable desde una perspectiva técnica y envía un mensaje de Slack al canal compartido. "Simplificó enormemente la cooperación con el equipo de diseño", dice Oktawian, "ayudándonos a entendernos, qué es técnicamente viable y qué requiere un esfuerzo significativo por parte del equipo técnico".

Oktawian dice que lo que es especialmente útil es cómo Computer construye memoria sobre el proyecto a medida que avanza, ayudando al equipo a completar las tareas. "No lo definimos", dice. "Computer descubrió qué puntos de datos debía almacenar de cada fuente".

El resultado

Mayor eficiencia y calidad del producto

El resumen diario en Slack de Computer se ha convertido en una especie de gestor de proyectos automatizado para el equipo de desarrollo de producto. Han reducido el tiempo de reuniones en un 90%, recortando las sincronizaciones semanales de 2.5 horas a solo 15 minutos sin perder la alineación. Konrad y Oktawian estiman que, con un promedio de cinco personas en la llamada cada día, Computer ahorró 120 horas durante un proyecto de 12 semanas. "Son tres semanas adicionales de tiempo que podemos invertir en otras cosas", dice Oktawian. El equipo dice que son capaces de dedicar más tiempo a hacer que el nuevo producto sea aún más sólido.

Cancelar esa reunión diaria también ha dado al equipo más tiempo de trabajo enfocado y ha mejorado la transparencia del proyecto para todos al hacer que el estado más reciente sea más claro y accesible.

Además, Computer ha ayudado a garantizar la calidad del producto al descubrir algunos problemas en los documentos de requisitos del producto. "Sin la automatización de Computer destacando las inconsistencias, podríamos haber tenido que recortar algo más tarde, o arreglar el error resultante", dice Konrad.

Computer ha funcionado tan bien para Rho que la empresa planea hacer que escanee e informe sobre aún más aplicaciones. "Nos gustaría ampliar el alcance de Computer para incluir aún más de nuestras herramientas, como rastreadores de problemas y otros sistemas de monitoreo como Log Rocket, Sentry e Incident.io", dice Konrad.

Consejos para mejorar los flujos de trabajo de desarrollo de producto

Consejo 1 – Conecta primero tus herramientas principales Comienza con tus tres herramientas más críticas, como Figma para diseño, Notion para requisitos y Jira para tareas. Pide a Computer que supervise todas ellas para detectar inconsistencias y cambios. A medida que Computer comience a trabajar para ti, puedes ajustar tus consultas y añadir más herramientas a su alcance.

Consejo 2 – Envía un resumen diario a Slack Configura Computer para publicar un resumen diario en un canal compartido de Slack que capture todo lo que cambió en las aplicaciones de tu proyecto el día anterior: comentarios, cambios de diseño, actualizaciones de tareas, etc. La actualización periódica puede reducir las reuniones, brindando a todos transparencia asíncrona sin salir de Slack.

Consejo 3 – Usa clasificaciones de impacto para el trabajo interfuncional Pide a Computer que califique las ramificaciones técnicas de las decisiones de diseño antes de que se finalicen. Puede ayudar a los ingenieros a mantenerse al tanto de los cambios y detectar problemas tempranamente, y ayudar a los diseñadores a entender la complejidad técnica de lo que puede parecer una solicitud simple.