Wie Perplexity Computer die Produktteams von Rho von Besprechungen befreit

Das Problem

Ein funktionsübergreifendes Team auf dem gleichen Stand halten

Die Business-Banking-Plattform von Rho ermöglicht es Unternehmen, ihre Finanzen zu verwalten, um effizient zu skalieren. Doch als das Geschäft von Rho selbst expandierte, traten Wachstumsschmerzen auf. Als das funktionsübergreifende Produktentwicklungsteam mit der Erstellung eines neuen Rechnungsmoduls begann – einem komplexen, mehrmonatigen Projekt –, fiel es ihnen schwer, fundierte Entscheidungen zu treffen und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

Die Softwareentwickler Oktawian Jurkiewicz und Konrad Keska kannten die Grundursache bereits. Projektinformationen waren über eine Reihe verschiedener Tools verstreut, darunter Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs und aufgezeichnete Besprechungen. Aktualisierungen und Änderungen, die in einem Tool vermerkt wurden, wurden nicht immer in den anderen widergespiegelt. Niemand hatte Zeit für die mühsame Arbeit, alle neuesten Entscheidungen zu sammeln und zu dokumentieren. „Wir brauchten Transparenz“, sagt Konrad Keska, ein Softwareentwickler in dem Projekt, „nicht nur für die Mitglieder des Teams, sondern auch für Manager und andere im Unternehmen.“

Das Team musste auch nicht-technischen Mitarbeitern helfen, die technischen Auswirkungen von Designänderungen zu verstehen. „Wenn das Designteam Änderungen in Figma vornahm“, sagt Oktawian Jurkiewicz, ein weiterer Softwareentwickler des Projekts, „brauchten wir eine Möglichkeit, technische Blocker sofort aufzuzeigen.“

Die Lösung

Optimierung und Verbesserung der Gruppenkommunikation

Nachdem sie erfahren hatten, wie Computer eine Verbindung zu den Tools herstellt, die Rho täglich nutzt, und Aufgaben basierend auf dem Unternehmenskontext ausführen kann, entschieden sie sich, es auszuprobieren.

Oktawian war besonders an der Fähigkeit von Computer interessiert, Aufgaben in der Cloud asynchron zu bearbeiten. „Man muss seinen Computer nicht einmal eingeschaltet haben, damit er etwas für einen erledigt“, sagt er. Das bedeutet, dass er außerhalb der Geschäftszeiten arbeiten, Aufgaben über Nacht erledigen und die Ergebnisse gleich am nächsten Morgen liefern kann.

Erstellen einer täglichen Übersicht in Slack mit Computer

Computer hat den Produktentwicklungsprozess bei Rho optimiert. Oktawian und Konrad erstellten einen fortlaufenden Workflow in Computer, der das Team über die neuesten Änderungen aus Design, Technik, Produktmanagement und Qualitätssicherung (QA) auf dem Laufenden halten soll.

Jede Nacht liest Computer alle Erwähnungen des Rechnungsprodukts in Slack, Notion, Jira, Figma und Google Docs, um Inkonsistenzen, Änderungen, Kommentare und Aktualisierungen zu identifizieren. Anschließend erstellt es eine tägliche Slack-Übersicht, die das Team mit der Titelseite einer Zeitung vergleicht – bereit, wenn sich die Teammitglieder am nächsten Tag anmelden. „Es sammelt alle Änderungen, die am Vortag stattgefunden haben, sowie eine Liste vorgeschlagener fehlender Aufgaben“, sagt Konrad. „Wenn wir also etwas übersehen, hebt Computer es hervor.“ Jeder im Team überprüft nun die Neuigkeiten in Slack in seinem eigenen Zeitrahmen und kann mit Kollegen über Fragen oder Bedenken im selben Slack-Kanal chatten. Die Kommunikation ist zentralisiert, anstatt über verschiedene Kanäle verteilt zu sein.

Bewertung der technischen Auswirkungen von Designänderungen

Computer trägt auch dazu bei, die Feedbackschleife zwischen Ingenieuren und Designern zu verkürzen. Wann immer Designer nun eine Designänderung in Figma vornehmen, erfasst Computer diese, misst die wahrscheinlichen Auswirkungen aus technischer Sicht und sendet eine Slack-Nachricht an den gemeinsamen Kanal. „Es hat die Zusammenarbeit mit dem Designteam erheblich vereinfacht“, sagt Oktawian, „und uns geholfen, einander zu verstehen – was technisch machbar ist und was erheblichen Aufwand seitens des technischen Teams erfordert.“

Oktawian sagt, besonders hilfreich sei, wie Computer während des Projekts einen Speicher aufbaut und das Team so bei der Erledigung von Aufgaben unterstützt. „Wir haben es nicht definiert“, sagt er. „Computer hat herausgefunden, welche Datenpunkte es aus jeder Quelle speichern sollte.“

Das Ergebnis

Verbesserte Effizienz und Produktqualität

Die tägliche Slack-Übersicht von Computer ist zu einer Art automatisiertem Projektmanager für das Produktentwicklungsteam geworden. Sie haben die Besprechungszeit um 90 % reduziert und wöchentliche Abstimmungen von 2,5 Stunden auf nur 15 Minuten verkürzt, ohne die Ausrichtung zu verlieren. Konrad und Oktawian schätzen, dass Computer bei durchschnittlich fünf Personen in der täglichen Besprechung in einem 12-wöchigen Projekt 120 Stunden eingespart hat. „Das sind zusätzlich drei Wochen Zeit, die wir in andere Dinge investieren können“, sagt Oktawian. Das Team sagt, es könne mehr Zeit darauf verwenden, das neue Produkt noch stärker zu machen.

Die Absage dieser täglichen Besprechung hat dem Team auch mehr fokussierte Arbeitszeit verschafft und die Projektransparenz für alle verbessert, da der aktuelle Status klarer und zugänglicher wurde.

Außerdem hat Computer dazu beigetragen, die Produktqualität sicherzustellen, indem einige Probleme in den Dokumenten mit den Produktanforderungen aufgedeckt wurden. „Ohne die Automatisierung von Computer, die Inkonsistenzen hervorhebt, hätten wir vielleicht später etwas kürzen oder den resultierenden Fehler beheben müssen“, sagt Konrad.

Computer hat für Rho so gut funktioniert, dass das Unternehmen plant, es noch mehr Apps scannen und darüber berichten zu lassen. „Wir möchten den Umfang von Computer erweitern, um noch mehr unserer Tools einzubeziehen, wie Issue-Tracker und andere Überwachungssysteme wie Log Rocket, Sentry und Incident.io“, sagt Konrad.

Tipps zur Verbesserung von Workflows in der Produktentwicklung

Tipp 1 – Verbinden Sie zuerst Ihre Kern-Tools Beginnen Sie mit Ihren drei kritischsten Tools, wie Figma für Design, Notion für Anforderungen und Jira für Aufgaben. Bitten Sie Computer, alle diese auf Inkonsistenzen und Änderungen zu überwachen. Wenn Computer anfängt, für Sie zu arbeiten, können Sie Ihre Abfragen verfeinern und den Umfang um weitere Tools erweitern.

Tipp 2 – Senden Sie eine tägliche Zusammenfassung an Slack Richten Sie Computer so ein, dass täglich eine Zusammenfassung in einem gemeinsamen Slack-Kanal gepostet wird, die alles erfasst, was sich in Ihren Projekt-Apps am Vortag geändert hat: Kommentare, Designänderungen, Aufgabenaktualisierungen usw. Die regelmäßige Aktualisierung kann Besprechungen reduzieren und jedem asynchrone Transparenz bieten, ohne Slack zu verlassen.

Tipp 3 – Nutzen Sie Wirkungsbewertungen für funktionsübergreifende Arbeit Bitten Sie Computer, die technischen Auswirkungen von Designentscheidungen zu bewerten, bevor diese endgültig sind. Dies kann Ingenieuren helfen, den Überblick über Änderungen zu behalten und Probleme frühzeitig zu erkennen, und Designern helfen, die technische Komplexität dessen zu verstehen, was wie eine einfache Anfrage erscheinen mag.