Hvordan Perplexity Computer frigør Rhos produktteams fra møder for at fokusere på produktkvalitet

Problemet

At holde et tværfagligt team på samme side

Rhos virksomhedsbankplatform gør det muligt for virksomheder at administrere deres økonomi, så de kan skalere effektivt op. Men efterhånden som Rhos egen forretning udvidede sig, oplevede de nogle vokseværksproblemer. Da det tværfaglige produktudviklingsteam begyndte at bygge et nyt faktureringsmodul – et komplekst projekt over flere måneder – oplevede de, at det var svært at træffe informerede beslutninger og holde alle opdateret.

Softwareingeniørerne Oktawian Jurkiewicz og Konrad Keska kendte allerede roden til problemet. Projektinformation var spredt ud over en række forskellige værktøjer, herunder Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs og optagede møder. Opdateringer og ændringer, der blev bemærket i ét værktøj, blev ikke altid afspejlet i de andre. Ingen havde tid til det kedelige arbejde med at indsamle og dokumentere alle de seneste beslutninger. "Vi havde brug for gennemsigtighed," siger Konrad Keska, softwareingeniør på projektet, "ikke bare for folk på teamet, men også for ledere og andre i virksomheden."

Teamet havde også brug for at hjælpe ikketekniske personer med at forstå den tekniske indvirkning af designændringer. "Når designteamet foretog ændringer i Figma," siger Oktawian Jurkiewicz, en anden softwareingeniør på projektet, "havde vi brug for en måde at synliggøre eventuelle tekniske blokeringer med det samme."

Løsningen

Strømlining og forbedring af gruppekommunikation

Efter at have lært om, hvordan Computer forbinder til de værktøjer, som Rho bruger hver dag, og kan fuldføre opgaver baseret på virksomhedens kontekst, besluttede de at prøve det.

Oktawian var især interesseret i Computers evne til at arbejde med opgaver i skyen asynkront. "Du behøver ikke engang at have din computer tændt for, at den gør noget for dig," siger han. Det betyder, at den kan arbejde uden for normal arbejdstid, udføre opgaver natten over og levere resultaterne som det første næste morgen.

Oprettelse af en daglig briefing i Slack med Computer

Computer har strømlinet produktudviklingsprocessen hos Rho. Oktawian og Konrad oprettede en igangværende arbejdsproces i Computer, der er designet til at holde teamet synkroniseret om de seneste ændringer fra design, engineering, produktledelse og kvalitetssikring (QA).

Hver nat læser Computer alle omtaler af faktureringsproduktet i Slack, Notion, Jira, Figma og Google Docs for at identificere uoverensstemmelser, ændringer, kommentarer og opdateringer. Derefter producerer den en daglig Slack-briefing, som teamet sammenligner med forsiden af en avis, klar når teammedlemmer logger ind den næste dag. "Den indsamler alle de ændringer, der skete den foregående dag, samt en liste over foreslåede manglende opgaver," siger Konrad. "Så hvis vi misser noget, fremhæver Computer det." Alle på teamet gennemgår nu nyhederne i Slack på deres egen tidslinje og kan chatte med kolleger om spørgsmål eller bekymringer i den samme Slack-kanal. Kommunikation er centraliseret i stedet for at være spredt ud over forskellige kanaler.

Vurdering af den tekniske indvirkning af designændringer

Computer hjælper også med at stramme feedback-loopet mellem ingeniører og designere. Nu, når designere foretager en designændring i Figma, opfanger Computer det, måler den sandsynlige effekt fra et teknisk perspektiv og sender en Slack-besked til den delte kanal. "Det forenklede samarbejdet med designteamet enormt," siger Oktawian, "og hjalp os med at forstå hinanden, hvad der er teknisk muligt, og hvad der kræver en stor indsats fra det tekniske team."

Oktawian siger, at det, der er særligt nyttigt, er, hvordan Computer opbygger hukommelse om projektet, mens det skrider frem, hvilket hjælper teamet med at fuldføre opgaver. "Vi definerede det ikke," siger han. "Computer fandt ud af, hvilke datapunkter den skulle gemme fra hver kilde."

Resultatet

Forbedret effektivitet og produktkvalitet

Computers daglige Slack-briefing er blevet en slags automatiseret projektleder for produktudviklingsteamet. De har skåret mødetiden med 90 %, hvilket reducerer ugentlige synkroniseringer fra 2,5 timer til blot 15 minutter uden at miste afstemning. Konrad og Oktawian anslår, at med et gennemsnit på fem personer på opkaldet hver dag, sparede Computer 120 timer over et 12-ugers projekt. "Det er yderligere tre ugers tid, vi kan investere i andre ting," siger Oktawian. Teamet siger, at de er i stand til at afse mere tid til at gøre det nye produkt endnu stærkere.

Annullering af det daglige møde har også givet teamet mere fokuseret arbejdstid og forbedret projekttennemsigtighed for alle ved at gøre den seneste status klarere og mere tilgængelig.

Plus, Computer har hjulpet med at sikre produktkvaliteten ved at afdække nogle problemer i produktspecifikationerne. "Uden Computers automatisering, der fremhæver uoverensstemmelser, havde vi måske været nødt til at skære noget fra senere eller rette den resulterende fejl," siger Konrad.

Computer har fungeret så godt for Rho, at virksomheden planlægger at få den til at scanne og rapportere om endnu flere apps. "Vi vil gerne udvide Computers omfang til at inkludere endnu flere af vores værktøjer, som issue trackere og andre overvågningssystemer som Log Rocket, Sentry og Incident.io," siger Konrad.

Tips til forbedring af produktudviklingsarbejdsprocesser

Tip 1 – Forbind dine kerneværktøjer først Start med dine tre mest kritiske værktøjer, såsom Figma til design, Notion til krav og Jira til opgaver. Bed Computer om at overvåge dem alle for uoverensstemmelser og ændringer. Efterhånden som Computer begynder at arbejde for dig, kan du finjustere dine forespørgsler og tilføje flere værktøjer til dens omfang.

Tip 2 – Send et dagligt resumé til Slack Opsæt Computer til at poste et dagligt resumé i en delt Slack-kanal, der fanger alt, der ændrede sig i dine projekt-apps den foregående dag: kommentarer, designændringer, opgaveopdateringer osv. Den regelmæssige opdatering kan reducere møder og give alle asynkron gennemsigtighed uden at forlade Slack.

Tip 3 – Brug virkningsvurderinger til tværfagligt arbejde Bed Computer om at vurdere de tekniske konsekvenser af designbeslutninger, før de er færdiggjort. Det kan hjælpe ingeniører med at være på forkant med ændringer og opdage problemer tidligt, og hjælpe designere med at forstå den tekniske kompleksitet af det, der kan virke som en simpel anmodning.