Как Perplexity Computer освобождава продуктовите екипи на Rho от срещи, за да се съсредоточат върху качеството на продукта

Проблемът

Поддържане на екипите на една и съща страница

Банковата платформа за фирми на Rho позволява на компаниите да управляват финансите си, за да могат да се разрастват ефективно. Но с разширяването на собствения бизнес на Rho те се сблъскаха с някои затруднения. Когато междуфункционалният екип за разработване на продукти започна да изгражда нов модул за фактуриране – сложен проект, продължил много месеци – те установиха, че изпитват затруднения да вземат информирани решения и да държат всички в течение.

Софтуерните инженери Октавиан Юркевич и Конрад Кеска вече знаеха коренния проблем. Информацията за проекта беше разпръсната в редица различни инструменти, включително Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs и записани срещи. Актуализациите и промените, отбелязани в един инструмент, не винаги се отразяваха в останалите. Никой нямаше време за досадната работа по събиране и документиране на всички най-нови решения. „Нуждаехме се от прозрачност“, казва Конрад Кеска, софтуерен инженер по проекта, „не само за хората в екипа, но и за мениджърите и другите в компанията.“

Екипът трябваше също така да помогне на нетехническите лица да разберат техническото въздействие на промените в дизайна. „Когато екипът по дизайна правеше промени във Figma“, казва Октавиан Юркевич, друг софтуерен инженер по проекта, „се нуждаехме от начин да изнесем наяве всички технически блокиращи фактори веднага.“

Решението

Оптимизиране и подобряване на груповата комуникация

След като научиха как Computer се свързва с инструментите, които Rho използва всеки ден, и може да изпълнява задачи въз основа на фирмения контекст, те рещиха да го изпробват.

Октавиан беше особено заинтересован от способността на Computer да работи асинхронно по задачи в облака. „Дори не е нужно компютърът ви да е включен, за да направи нещо за вас“, казва той. Това означава, че той може да работи извън работното време, да завършва задачи през нощта и да доставя резултатите още сутринта на следващия ден.

Създаване на ежедневно резюме в Slack с Computer

Computer оптимизира процеса на разработване на продукти в Rho. Октавиан и Конрад създадоха постоянен работен процес в Computer, предназначен да поддържа екипа в синхрон с най-новите промени в областта на дизайна, инженерството, продуктовото управление и осигуряването на качеството (QA).

Всяка нощ Computer прочита всички споменавания на продукта за фактуриране в Slack, Notion, Jira, Figma и Google Docs, за да идентифицира несъответствия, промени, коментари и актуализации. След това той изготвя ежедневно резюме в Slack, което екипът сравнява с първата страница на вестник, готово, когато членовете на екипа влязат в системата на следващия ден. „То събира всички промени, които са се случили през предходния ден, както и списък с предложения за липсващи задачи“, казва Конрад. „Така че, ако пропуснем нещо, Computer го подчертава.“ Всеки член на екипа вече преглежда новините в Slack по собствено време и може да разговаря с колеги за въпроси или притеснения в същия канал в Slack. Комуникацията е централизирана, вместо да бъде разпръсната в различни канали.

Оценяване на техническото въздействие на промените в дизайна

Computer също така помага за затягане на цикъла на обратната връзка между инженерите и дизайнерите. Сега, когато дизайнерите направят промяна в дизайна във Figma, Computer я улавя, измерва вероятния ефект от техническа гледка точка и изпраща съобщение в Slack до споделения канал. „Това значително опрости сътрудничеството с екипа по дизайна“, казва Октавиан, „помагайки ни да се разберем взаимно, какво е технически осъществимо и какво изисква значителни усилия от страна на техническия екип.“

Октавиан казва, че това, което е особено полезно, е как Computer изгражда памет за проекта в хода на работата, като помага на екипа да завършва задачи. „Ние не го дефинирахме“, казва той. „Computer разбра кои данни трябва да съхранява от всеки източник.“

Резултатът

Подобрена ефективност и качество на продуктите

Ежедневното резюме в Slack на Computer се превърна в своеобразен автоматизиран мениджър на проекти за екипа за разработване на продукти. Те са намалили времето за срещи с 90%, свивайки седмичните синхронизации от 2,5 часа до само 15 минути, без да губят координация. Конрад и Октавиан изчисляват, че при средно пема души в разговорите всеки ден, Computer е спестил 120 часа за проект с продължителност 12 седмици. „Това са допълнителни три седмици време, които можем да инвестираме в други неща“, казва Октавиан. Екипът споделя, че успява да отделя повече време за подобряване на новия продукт.

Отмяната на тази ежедневна среща също така даде на екипа повече време за фокусирана работа и подобри прозрачността на проекта за всички, като направи последния статус по-ясен и достъпен.

Освен това Computer помогна да се гарантира качеството на продукта чрез откриване на някои проблеми в документите с изисквания към продукта. „Без автоматизацията на Computer, която подчертава несъответствията, можеше да се наложи да изрежем нещо по-късно или да отстраним получената грешка“, казва Конрад.

Computer работи толкова добре за Rho, че компанията планира да го накара да сканира и докладва за още повече приложения. „Бихме искали да разширим обхвата на Computer, за да включим още повече наши инструменти, като например системи за проследяване на проблеми и други системи за наблюдение като Log Rocket, Sentry и Incident.io“, казва Конрад.

Съвети за подобряване на работните процеси за разработване на продукти

Съвет 1 – Свържете основните си инструменти първи Започнете с трите си най-важни инструмента, като Figma за дизайн, Notion за изисквания и Jira за задачи. Помолете Computer да ги наблюдава всичките за несъответствия и промени. Когато Computer започне да работи за вас, можете да фино настроите заявките си и да добавите още инструменти към неговия обхват.

Съвет 2 – Изпращайте ежедневно обобщение до Slack Настройте Computer да публикува ежедневно обобщение в споделен канал в Slack, което улавя всичко, което се е променило във вашите проектни приложения през предходния ден: коментари, промени в дизайна, актуализации на задачи и т.н. Редовната актуализация може да намали срещите, осигурявайки на всички асинхронна прозрачност, без да напускат Slack.

Съвет 3 – Използвайте оценки на въздействието за междуфункционална работа Помолете Computer да оцени техническите последици от решенията за дизайн, преди те да бъдат окончателно оформени. Това може да помогне на инженерите да бъдат в течение с промените и да извадят на преден план проблемите рано, както и да помогне на дизайнерите да разберат техническата сложност на това, което може да изглежда като проста заявка.