كيف يحرر Perplexity Computer فرق المنتجات في Rho من الاجتماعات للتركيز على جودة المنتج

المشكلة

الحفاظ على توافق الفرق متعددة الوظائف وتوجيهها نحو نفس الأهداف

تتيح منصة الخدمات المصرفية للأعمال من شركة Rho للشركات إدارة الشؤون المالية الخاصة بها بكفاءة بما يتيح لها توسيع نطاق أعمالها. ولكن مع توسع أعمال Rho نفسها، واجهت بعض التحديات وصعوبات النمو. وعندما بدأ فريق تطوير المنتجات متعدد الوظائف في بناء وحدة فوترة جديدة -وهو مشروع معقد يستغرق عدة أشهر- وجدوا أنفسهم يصارعون من أجل اتخاذ قرارات مستنيرة والحفاظ على إطلاع الجميع أولاً بأول.

كان مهندسا البرمجيات أوكتافيان يوركيفيتش وكونراد كيسكا على دراية بالمشكلة الجذرية بالفعل؛ فقد كانت معلومات المشروع متفرقة عبر عدد من الأدوات المختلفة، بما في ذلك Notion، وJira، وFigma، وSlack، ومستندات Google، والاجتماعات المسجلة. ولم تكن التحديثات والتغييرات المسجلة في أداة واحدة تظهر دائمًا في الأدوات الأخرى. ولم يكن لدى أحد الوقت للعمل الشاق والممل الخاص بجمع وتوثيق أحدث القرارات. يقول كونراد كيسكا، مهندس البرمجيات في المشروع: "كنا بحاجة إلى الشفافية، ليس فقط للأفراد داخل الفريق، بل وللمديرين وغيرهم في الشركة أيضًا".

احتاج الفريق أيضًا إلى مساعدة الأشخاص غير التقنيين على فهم التأثير التقني لتغييرات التصميم. يقول أوكتافيان يوركيفيتش، وهو مهندس برمجيات آخر في المشروع: "عندما كان فريق التصميم يجري تغييرات في Figma، احتجنا إلى طريقة للكشف عن أي عقبات تقنية فورًا".

الحل

تبسيط وتحسين التواصل الجماعي

بعد أن تعرّف الفريق على كيفية اتصال Computer بالأدوات التي تستخدمها Rho يوميًا وقدرته على إنجاز المهام بناءً على سياق الشركة، قرروا تجربته.

كان أوكتافيان مهتمًا بشكل خاص بقدرة Computer على العمل على المهام في السحابة بشكل غير متزامن. ويقول: "لا داعي لأن تشغل حاسوبك حتى يقوم بأمر ما نيابة عنك". وهذا يعني أنه يمكنه العمل خارج ساعات العمل، وإنجاز المهام طوال الليل، وتسليم النتائج أول شيء في صباح اليوم التالي.

إنشاء ملخّص يومي في Slack باستخدام Computer

لقد قام Computer بتبسيط عملية تطوير المنتجات في Rho. أنشأ أوكتافيان وكونراد سير العمل مستمرًا في Computer مصممًا لإبقاء الفريق على اطلاع دائم بأحدث التغييرات الواردة من أقسام التصميم، والهندسة، وإدارة المنتجات، وضمان الجودة.

كل ليلة، يقرأ Computer كافة الإشارات الخاصة بمنتج الفوترة في Slack، وNotion، وJira، وFigma، ومستندات Google لتحديد التعارضات، والتغييرات، والتعليقات، والتحديثات. ثم يقوم بإنشاء ملخّص يومي عبر Slack يشبهه الفريق بالصفحة الأولى للصحيفة، بحيث يكون جاهزًا عندما يسجل أعضاء الفريق دخولهم في اليوم التالي. يقول كونراد: "إنه يجمع كافة التغييرات التي حدثت في اليوم السابق، بالإضافة إلى قائمة بالمهام المقترحة المفقودة. لذا، إذا فاتنا شيء ما، فإن Computer يسلط الضوء عليه". يقوم الجميع في الفريق الآن بمراجعة الأخبار على Slack وفقًا لجدولهم الزمني الخاص، ويمكنهم الدردشة مع الزملاء بشأن أي أسئلة أو مخاوف في نفس قناة Slack. وقد أصبح التواصل مركزيًا بدلاً من تشتيته عبر قنوات مختلفة.

تقييم التأثير التقني لتغييرات التصميم

يساعد Computer أيضًا في توطيد حلقة التعليقات والتغذية الراجعة بين المهندسين والمصممين. والآن، عندما يقوم المصممفون بإجراء تغيير على التصميم في Figma، يلتقط Computer هذا التغيير، ويقيس التأثير المحتمل من منظور تقني، ويرسل رسالة على Slack إلى القناة المشتركة. يقول أوكتافيان: "لقد أدى ذلك إلى تبسيط التعاون مع فريق التصميم بشكل كبير، مما ساعدنا على فهم بعضنا البعض، وما هو ممكن تقنيًا، وما يتطلب جهدًا كبيرًا من الفريق التقني".

يقول أوكتافيان إن ما يُعد مفيدًا بشكل خاص هو كيف يبني Computer ذاكرة للمشروع أثناء سيره، مما يساعد الفريق على إنجاز المهام. ويضيف: "لم نقم بتعريف ذلك بأنفسنا، بل اكتشف Computer بنفسه نقاط البيانات التي يجب تخزينها من كل مصدر".

النتيجة

تحسين الكفاءة جودة المنتج

أصبح ملخّص Slack اليومي الخاص بـ Computer بمثابة مدير مشروع آلي لفريق تطوير المنتجات. فقد خفضوا وقت الاجتماعات بنسبة 90%، وقللوا الاجتماعات الأسبوعية المتزامنة من 2.5 ساعة إلى 15 دقيقة فقط دون فقدان التوافق. ويُقدر كونراد وأوكتافيان أنه مع وجود خمسة أشخاص في المتوسط على المكالمة كل يوم، فقد وفر Computer 120 ساعة على مدار مشروع مدته 12 أسبوعًا. يقول أوكتافيان: "هذا يوفر لنا ثلاثة أسابيع إضافية من الوقت يمكننا استثمارها في أمور أخرى". ويقول الفريق إنهم أصبحوا قادرين على تخصيص المزيد من الوقت لجعل المنتج الجديد أكثر قوة.

كما أن إلغاء هذا الاجتماع اليومي منح الفريق وقت عمل أكثر تركيزًا، فضلاً عن تحسين شفافية المشروع للجميع من خلال جعل أحدث حالة أكثر وضوحًا وسهولة في الوصول إليها.

بالإضافة إلى ذلك، ساعد Computer في ضمان جودة المنتج من خلال الكشف عن بعض المشكلات في مستندات متطلبات المنتج. يقول كونراد: "لولا ميزة الأتمتة في Computer التي تسلط الضوء على التعارضات، لكان لزامًا علينا حذف شيء ما لاحقًا، أو إصلاح الخلل الناتج عن ذلك".

لقد عمل Computer بشكل ممتاز لشركة Rho لدرجة أن الشركة تخطط لجعله يقوم بمسح الإبلاغ عن المزيد من التطبيقات. يقول كونراد: "نود توسيع نطاق Computer ليشمل المزيد من أدواتنا، مثل أدوات تتبع المشكلات وغيرها من أنظمة المراقبة مثل Log Rocket وSentry وIncident.io".

نصائح لتحسين سير العمل الخاص بتطوير المنتجات

النصيحة 1 – اربط أدواتك الأساسية أولاً ابدأ بأهم ثلاث أدوات لديك، مثل Figma للتصميم، وNotion للمتطلبات، وJira للمهام. اطلب من Computer مراقبة جميع هذه الأدوات بحثًا عن التعارضات والتغييرات. ومع بدء Computer في العمل نيابة عنك، يمكنك ضبط استفساراتك بدقة وإضافة المزيد من الأدوات إلى نطاق عمله.

النصيحة 2 – أرسل ملخصًا يوميًا إلى Slack قم بإعداد Computer لنشر ملخص يومي في قناة Slack مشتركة يسجل كل ما تغير في تطبيقات مشروعك في اليوم السابق: التعليقات، وتغييرات التصميم، وتحديثات المهام، وما إلى ذلك. يمكن للتحديث المنتظم أن يقلل من الاجتماعات، مما يمنح الجميع شفافية غير متزامنة دون مغادرة Slack.

النصيحة 3 – استخدم تقييمات التأثير للأعمال متعددة الوظائف اطلب من Computer تقييم التداعيات التقنية لقرارات التصميم قبل وضع اللمسات الأخيرة عليها. يمكن أن يساعد ذلك المهندسين على البقاء على اطلاع بالتغييرات واكتشاف المشكلات مبكرًا، ومساعدة المصممين على فهم التعقيد التقني لما قد يبدو طلبًا بسيطًا.