蒙大拿州 DNRC 如何利用 Perplexity Enterprise 每周节省 125 小时以上的工时

问题所在

在预算有限的情况下提高精简政府机构的工作带宽

蒙大拿州自然资源与保护部（DNRC）的首席信息官 Chris Powell 领导着一支 28 人的 IT 团队，为该机构分布在 20 多个外勤办公室的多元化业务提供支持。他们还开发定制的软件应用程序和自动化工具，以简化日常任务。

要实现这一切谈何容易。政府部门最大的资源限制始终是时间和资金。因此，在 Chris 看来，“任何能够实现工作自动化，从而让现有员工能够更高效地完成高质量工作的方案，都值得进行大力投资。”

Chris 深知 AI 可以帮助他的团队实现数据分析等关键任务的自动化，但将新技术引入政府机构的道路往往面临三大障碍：

1. 提供准确的信息

“如果不进行任何核实就将 AI 的输出视为真实信息，人们有时会陷入麻烦，”他说。“我们有义务提供及时且准确的信息，以维护公众对政府机构的信任。”

2. 赋能团队，而非裁减职位

Chris 还表示，他不想利用 AI 来取代团队成员。相反，他的目标是赋能团队中的每一个人，让他们发挥各自的专长，并自动处理那些繁琐的日常工作。以蒙大拿州 DNRC 的项目管理办公室为例：Chris 的理想方案是能在几分钟而非数小时或数天内，汇总大量内部数据并为项目录入提供背景信息。

3. 改变现有的习惯和工作流

Chris 解释道，使用 AI 需要新的思考方式。AI 工具可以简化工作，但人们必须学习如何向模型下达提示词，并且不能盲目信任其回答。开展一项艰巨的研究过程，其最大益处在于你能够更深入地了解研究结果的准确性。

然而，这种自信是以耗费数小时进行繁琐的研究为代价的。AI 虽然可以更快地获得相同的答案，但团队需要在其流程中增加一道环节来验证调查结果。为了应对这些挑战，蒙大拿州 DNRC 要求其 AI 解决方案必须具备以下特性：

• 可靠： 为了支持准确的研究，他们需要一种能够提供引用来源的 AI 解决方案，且不会出现其他 AI 模型中常见的“幻觉”现象。
• 易于使用： Chris 希望拥有一个每个人都能轻松上手的用户体验（UX）。他说：“它必须能够立竿见影地展现价值”，特别是因为他希望能将其推广到团队之外。
• 经济实惠： 作为政府机构，蒙大拿州 DNRC 需要该解决方案与其精简的预算完美契合。

后来，Chris 试用了 Perplexity 的个人免费版本，并意识到这就是他在工作中一直在寻找的工作流加速器。当他看到还有企业版时，他非常兴奋，并迫不及待地与团队分享。

解决方案

使用 Perplexity Enterprise Pro 简化跨多个团队的知识工作

将蒙大拿州 DNRC 的 IT 团队接入 Perplexity Enterprise Pro，是他们“低成本、低风险尝试 AI 的一种途径”。此后，团队看到了三大主要益处：

益处 1：降低激活门槛，节省时间

Perplexity Enterprise Pro 消除了“面对空白页的焦虑”。通常情况下，开始一项任务是最困难的部分，而 Perplexity 通过快速生成项目建议书大纲和关键文档草稿，为这一步骤提供了启动助力。DNRC 团队利用 Perplexity AI 进行以下工作：

• 快速撰写职位描述： 撰写职位描述至关重要，因为如果不够吸引人，合格的申请人会立即离开。因此，以前撰写一份职位列表往往需要数小时才能完成。有了 Perplexity Enterprise Pro，DNRC 现在可以在一分钟内得到一份可用的初稿。
• 提炼和总结复杂文档。 在自然资源管理领域存在大量的科学研究和数据。蒙大拿州 DNRC 需要 快速处理和综合大量数据。Perplexity 准确总结长文本的能力，将减少审阅研究资料并将其转化为可付诸行动的见解所需的时间。
• 加速代码生成： 修改现有的软件应用程序并不总是直观的，但 Perplexity 可以通过为开发人员生成第一版代码来帮助他们提高编码速度。他们还可以通过询问 Perplexity 特定代码块的功能，边做边学。

此外，该 AI 还通过建议后续问题继续为 DNRC 节省时间。对于新用户而言，Perplexity 的机器学习模型有效地教会了他们如何与 AI 互动，确保他们不会因琢磨下一步该问什么而浪费时间。

益处 2：更高效的工作流

通过 Perplexity Enterprise Pro，蒙大拿州 DNRC 获得了一个能够自动处理繁琐日常工作的得力助手。他们不必再费力进行深入研究或自学复杂的代码，而是拥有了一个强大的虚拟助手来处理重复性的低级任务。

例如，蒙大拿州 DNRC 只雇佣了少数几名开发人员。在 Perplexity 的帮助下，IT 团队中任何 GIS 专家或正在学习 Python 的人员都可以参与代码编写。即使他们不是开发人员，也可以准确告知 Perplexity 他们希望脚本实现的功能，然后在安全的环境中进行错误测试。

这一系统性修复不仅大大减轻了 IT 团队的工作负担，还减少了团队中每个人的等待时间。Chris 说：“突然间，我们那些编程经验较少的人员不再需要排队等待脚本编写。相反，我们可以直接进行代码审查并测试输出结果。大多数情况下，只需进行微小的修改，应用程序即可立即发布使用。”

这种系统性解决方案对于像蒙大拿州 DNRC 这样的政府机构尤为重要，该机构使用多种旧软件，包括一些几十年前由现已不复存在的供应商承包的软件。例如，调整哪怕是一个来自那个时代的神秘遗留代码块，过去都需要进行大量的研究和编程工作，但现在 Perplexity 只需点击几下，就能提供完成这些编码任务所需的信息。

益处 3：通过引用实现高效的事实核查

蒙大拿州 DNRC 还使用 Perplexity Enterprise Pro 研究改进流程和政策的新方法。由于该 AI 仅提供带有准确引用的信息，DNRC 在事实核查方面可以高枕无忧。更好的是，Perplexity AI 还能建议相关问题，鼓励更深度的研究。

蒙大拿州 DNRC 团队的任何人都可以将 Perplexity 作为向导，开启深度研究和知识工作，帮助他们的精简团队发挥超常作用。

成果

每周节省 125 小时以上的工作时间

Perplexity Enterprise Pro 通过简化“高接触、高摩擦工作”（如撰写项目建议书大纲）的工作流，每周为蒙大拿州 DNRC 的每位员工节省超过 5 小时的工作时间。Chris 表示，仅在他的团队中，这就带来了巨大的投资回报率。

“Perplexity 能让你在 35 秒内从无到有，”他说。他预计这种时间节省效应将持续积累。“我们发现的用例越多，节省的时间就越多。”

Perplexity 的受欢迎程度正在蔓延到蒙大拿州政府的其他机构。Chris 表示，考虑到 Perplexity 合理的价格及其每周节省大量工资工时的能力，采用它是不言而喻的选择。“它是每个项目易于上手的切入点，也是我们所需的新技术的垫脚石，”他说。