蒙大拿州 DNRC 如何利用 Perplexity Enterprise 每週節省超過 125 小時的支薪工作

面臨的問題

在有限預算下提升精簡政府機構的頻寬

Chris Powell 是蒙大拿州自然資源與保護部 (DNRC) 的資訊長，負責領導一個 28 人的 IT 團隊，為擁有 20 多個外勤辦公地點的多元化機構提供支援。他們還構建自訂軟體應用程式和自動化工具，以簡化日常任務。

實現這些目標說起來容易做起來難。政府部門面臨的最大資源限制始終是時間和金錢。因此，在 Chris 看來，「任何能夠實現工作自動化，讓現有員工能更快速運作並產出更高品質成果的事物，都值得投入大量資源。」

Chris 深知 AI 可以協助他的團隊自動化執行數據分析等關鍵任務，但將新解決方案導入政府機構的過程中，往往會面臨三大障礙：

1. 提供準確的資訊

「人們如果未經任何驗證就將 AI 的輸出結果視為事實，有時會陷入麻煩，」他說。「我們有義務提供及時且準確的資訊，以維護大眾對該機構的信任。」

2. 賦能團隊，而非裁減職位

Chris 也表示他不想使用 AI 來取代團隊成員。相反地，他的目標是賦能團隊中的每一個人，讓他們能夠發揮各自的獨特長處，並將分散注意力的瑣碎工作自動化。以蒙大拿州 DNRC 的專案管理辦公室為例：Chris 的理想解決方案是在幾分鐘（而非數小時或數天）內整合內部大量數據，並為專案導入提供背景資訊。

3. 改變現有的習慣與工作流程

Chris 解釋說，使用 AI 需要新的推理方式。AI 工具可以減輕工作負擔，但人們必須學習如何對模型下指令，且不能自動信任其答案。艱苦研究過程帶來的最大好處，在於你能更深刻地理解研究結果的準確性。

然而，這種自信是以數小時艱苦的研究為代價換來的。AI 可以更快地獲得同樣的答案，但團隊需要在其流程中增加另一個步驟來驗證研究結果。為了解決這些挑戰，蒙大拿州 DNRC 需要其 AI 解決方案具備以下條件：

• 可靠： 為了支援準確的研究，他們需要一種能產生引文結果的 AI 解決方案，且不應出現其他 AI 模型常見的幻覺現象。
• 易於使用： Chris 希望 UX 能讓每個人都輕鬆上手。「它需要能立刻展現價值，」他說，特別是因為他希望將其應用範圍擴大到團隊之外。
• 可負擔： 作為一個政府機構，蒙大拿州 DNRC 需要該解決方案能精確符合其精簡的預算。

隨後，Chris 試用了 Perplexity 的個人免費版，並確信這正是他在工作中所尋求的工作流程加速器。當他發現有 Enterprise 版本時，他很高興能與團隊分享。

解決方案

使用 Perplexity Enterprise Pro 簡化多個團隊的知識工作

將蒙大拿州 DNRC IT 團隊納入 Perplexity Enterprise Pro 是「一種低成本、低風險的 AI 試水溫方式。」從那時起，該團隊看到了三大主要益處：

益處 #1：降低啟動門檻以節省更多時間

Perplexity Enterprise Pro 消除了「空白頁症候群」帶來的壓力。通常，開始執行任何任務都是最困難的部分，但 Perplexity 能透過快速生成專案建議書大綱和關鍵文件的初稿，來啟動該步驟。DNRC 團隊使用 Perplexity AI 來：

• 快速編寫職位空缺資訊： 編寫職位描述的利害關係很高，因為如果內容不夠吸引人，合格的申請者會立刻離開。因此，過去撰寫一份職位公告需要耗費數小時才能完成。現在有了 Perplexity Enterprise Pro，DNRC 能在一分鐘內產出一份可用的初稿。
• 提取並總結複雜文件。 在自然資源管理領域有大量的科學研究和數據。蒙大拿州 DNRC 需要處理並快速整合大量數據。Perplexity 準確總結長篇文字的能力，將減少審閱研究成果所需的時間，並將該資訊轉化為可付諸行動的見解。
• 加速代碼生成： 修改現有的軟體應用程式並不總是直觀的，但 Perplexity 透過為開發人員產生初步代碼來協助他們更快速地編寫程式。他們也可以透過詢問 Perplexity 某些代碼區塊的作用來邊做邊學。

除此之外，該 AI 還透過建議後續問題，持續為 DNRC 節省時間。對於新用戶而言，Perplexity 的 ML 模型有效地教導他們如何與 AI 互動，並確保他們不會在絞盡腦汁思考下一步該說什麼上浪費時間。

益處 #2：更有效率的工作流程

有了 Perplexity Enterprise Pro，蒙大拿州 DNRC 就有了一位能自動化執行繁瑣任務的助手。他們不必再辛苦進行深入研究或自學複雜代碼，而是擁有了一位強大的虛擬助理來處理重複性、層級較低的工作。

例如，蒙大拿州 DNRC 僅僱用了幾名開發人員。在 Perplexity 的幫助下，IT 團隊中任何 GIS 專家或正在學習 Python 的人都可以參與編寫代碼。即使他們不是開發人員，也可以告訴 Perplexity 他們希望指令碼實現的功能，然後在安全的環境中進行錯誤測試。

這種系統性修正不僅顯著減輕了 IT 團隊的工作量，也縮短了團隊中所有人的等待時間。Chris 說：「突然之間，那些編寫代碼經驗較少的員工不再需要排隊等待編寫腳本。相反地，我們可以進行代碼審查並測試輸出結果。多數時候，只需進行微小的編輯，應用程式便可立即投入使用。」

這種系統性修正對於像蒙大拿州 DNRC 這樣的政府機構而言至關重要，因為該機構使用了各種舊版軟體，包括一些數十年前由現已不存在的供應商所承包的系統。例如，調整當時留下的任何神秘代碼區塊，過去需要大量的研究和程式設計，但現在 Perplexity 提供了完成這些程式設計支線任務所需的資訊，僅需幾次點擊即可完成。

益處 #3：透過引文簡化事實核查

蒙大拿州 DNRC 也利用 Perplexity Enterprise Pro 來研究改善流程和政策的新穎方法。由於 AI 僅會產生帶有準確引文的資訊，DNRC 在進行事實核查時能感到安心。更棒的是，Perplexity AI 會建議相關問題，鼓勵進行更深入的研究。

蒙大拿州 DNRC 團隊中的任何人都可以以 Perplexity 為嚮導，展開深入研究和知識工作，協助他們精簡的團隊發揮超越體制的影響力。

成果

每週節省超過 125 小時

Perplexity Enterprise Pro 透過簡化「高接觸、高摩擦工作」（如編寫專案建議書大綱）的工作流程，使蒙大拿州 DNRC 的員工每週節省超過 5 小時的工作時間。Chris 表示，單就他的團隊而言，這就帶來了巨大的投資回報。

「Perplexity 能讓你在 35 秒內從無到有，」他說。他預計這種時間節省效益將持續累加。「我們發現的用例越多，節省的時間就越多。」

Perplexity 的知名度正擴展到蒙大拿州政府的其他機構。Chris 表示，考慮到 Perplexity 合理的費用以及每週釋放大量支薪工作時間的能力，採用它是無需多加考慮的決定。「它是我們所需的每個專案的易用切入點，也是邁向更新技術的墊腳石，」他說。