How Montana's DNRC saves 125+ hours of salaried work per week with Perplexity Enterprise

問題

在預算有限的情況下，提升精簡政府機構的頻寬

Chris Powell是 Montana DNRC 的資訊長，領導一個 28 人的 IT 團隊，支援這個擁有 20 多個外勤辦公室地點的多元化機構。他們還建構自訂軟體應用程式與自動化系統，以簡化日常工作。

要實現這一切說起來容易做起來難。政府部門最大的資源限制永遠是時間和金錢。因此，在 Chris 看來，「任何能夠自動化工作、讓現有員工能夠以更快速度並以更高品質完成工作的東西，都值得投入大量資金。」

Chris 知道 AI 可以協助他的團隊自動化執行關鍵任務，例如資料分析，但將新解決方案引入政府機構的道路通常面臨三個障礙：

1. 提供準確的資訊

他表示：「如果人們在沒有進行任何驗證的情況下，就將 AI 的輸出視為真實資訊，有時會陷入麻煩。我們有義務提供即時且準確的資訊，以維持公眾對機構的信心。」

2. 賦能團隊，而非淘汰職位

Chris 還表示，他不想使用 AI 來取代團隊成員。相反地，他的目標是賦能團隊中的每個人，讓他們能夠勝任最適合的工作，並透過自動化消除分散精力的瑣事。以 Montana DNRC 專案管理辦公室為例：Chris 的理想解決方案將在幾分鐘（而不是幾小時或幾天）內綜合大量內部資料，並為專案接收提供背景資訊。

3. 改變現有的習慣與工作流程

Chris 解釋說，使用 AI 工作需要新的思考方式。AI 工具可以使工作變得更輕鬆，但人們必須學習如何向模型下達提示，而且他們不能自動信任其答案。艱苦研究過程最大的好處是，您能對研究結果的準確性有更深入的了解。

然而，這種信心需要付出數小時艱苦研究的代價。AI 可以更快地得到相同的答案，但團隊需要在其流程中增加另一個步驟來驗證研究結果。為了應對這些挑戰，Montana DNRC 需要其 AI 解決方案具備以下特點：

• 可靠：為了支援準確的研究，他們需要一個能夠產生引註結果的 AI 解決方案，且沒有其他 AI 模型常見的幻覺問題。
• 易用：Chris 希望有一個每個人都能輕鬆使用的使用者體驗 (UX)。他表示：「它需要在一開始就展現價值」，特別是因為他希望將其推廣到他的團隊之外。
• 經濟實惠：作為一個政府機構，Montana DNRC 需要該解決方案完美契合其精簡的預算。

然後，Chris 試用了個人版的 Perplexity，並知道這就是他在工作中一直在尋找的工作流程超級充電器。當他看到有 Enterprise 版本時，他很高興能與團隊分享。

解決方案

使用 Perplexity Enterprise Pro 跨多個團隊簡化知識工作

讓 Montana DNRC IT 團隊開始使用 Perplexity Enterprise Pro 是一個「以低成本、低風險方式讓他們涉足 AI 領域的方法」。從那時起，團隊看到了三大好處：

好處一：降低啟動門檻，以節省更多時間

Perplexity Enterprise Pro 消除了「空白頁症候群」的壓力。通常，開始動手是任何任務中最難的部分，但 Perplexity 透過快速產生專案提案大綱與關鍵文件的初稿，來啟動該步驟。DNRC 團隊使用 Perplexity AI 來：

• 迅速撰寫職缺刊登資訊：撰寫職缺描述的利害關係重大，因為如果不够吸引人，合資格的求職者會立即點擊離開。因此，過去撰寫一份職缺刊登資訊需要花費數小時才能做好。有了 Perplexity Enterprise Pro，DNRC 現在可以在一分鐘內獲得可行的初稿。
• 提煉並摘要複雜的文件。 自然資源管理領域有許多科學研究和資料。Montana DNRC 需要快速處理並綜合大量資料。Perplexity 能夠準確總結長篇文字，這將減少審查研究並將該資訊轉化為可執行見解所需的時間。
• 加速程式碼產生：修改現有的軟體應用程式並不總是直觀的，但 Perplexity 透過為他們產生第一版程式碼，幫助開發人員更快地編寫程式碼。他們還可以透過詢問 Perplexity 特定程式碼區塊的功能來邊做邊學。

除此之外，AI 透過其建議的後續問題繼續為 DNRC 節省時間。對於新使用者來說，Perplexity 的機器學習 (ML) 模型有效地教導他們如何與 AI 互動，並確保他們絕不會浪費時間去琢磨接下來該說什麼。

好處二：更有效率的工作流程

有了 Perplexity Enterprise Pro，Montana DNRC 就擁有了一個助手，可以在每個步驟自動化繁瑣的雜務。他們不再需要硬著頭皮進行深入研究或自學複雜的程式碼，而是擁有了一個強大的虛擬助理來處理重複性、較低層級的任務。

例如，Montana DNRC 只雇用了一對開發人員。在 Perplexity 的幫助下，IT 團隊中任何身為 GIS 專家或正在學習 Python 的人都可以協助編寫程式碼。即使他們不是開發人員，他們也可以確切地告訴 Perplexity 他們希望指令碼執行什麼操作，然後在安全的環境中進行錯誤測試。

這項系統性修復在像 Montana DNRC 這樣的政府機構中尤其關鍵，該機構使用各種較舊的軟體，其中有些是幾十年前與現已不復存在的供應商簽約的。例如，調整那個時代哪怕只是一個神祕的、殘留的程式碼區塊，過去都需要進行大量的研究和程式設計，但現在 Perplexity 只要點擊幾下即可提供完成這些編碼支線任務所需的資訊。

Benefit #3: Streamlined fact-checking with citations

Benefit #3: Streamlined fact-checking with citations

Montana DNRC 也使用 Perplexity Enterprise Pro 來研究改善流程和政策的新方法。由於 AI 產生的資訊只包含準確的引註，因此 DNRC 擁有進行事實查核的安心感。更好的是，Perplexity AI 會建議相關問題，以鼓勵更深入的研究。

Montana DNRC 團隊中的任何人都可以將 Perplexity 作為嚮導，展開深入研究與知識工作，協助他們精簡的團隊發揮超越實力的表現。

結果

每週節省 125 小時以上

Perplexity Enterprise Pro 透過簡化「高接觸、高阻力工作」（例如撰寫專案提案大綱）的工作流程，每週為 Montana DNRC 員工節省 5 小時以上的時間。Chris 表示，僅在他的團隊中，這就帶來了巨大的投資報酬率 (ROI)。

他說：「Perplexity 能在 35 秒內讓你從無到有。」他預期這種時間上的節約將繼續複利增長。「我們找到的使用案例越多，我們節省的時間就越多。」

Perplexity 的知名度也正在傳播到蒙大拿州政府的其他機構。Chris 表示，考慮到 Perplexity 合理的價格以及每週釋放大量支薪工作時間的能力，採用它是無需猶豫的決定。他說：「這是我們需要的每個專案的好上手切入點，也是通往更新技術的踏腳石。」