Cách Perplexity Computer giải phóng các nhóm sản phẩm của Rho khỏi các cuộc họp để tập trung vào chất lượng sản phẩm

Vấn đề

Giữ cho các nhóm liên chức năng có chung một góc nhìn

Nền tảng ngân hàng doanh nghiệp của Rho cho phép các công ty quản lý tài chính để họ có thể mở rộng quy mô một cách hiệu quả. Nhưng khi hoạt động kinh doanh của chính Rho mở rộng, họ đã gặp phải một số khó khăn trong giai đoạn đầu phát triển. Khi nhóm phát triển sản phẩm liên chức năng bắt đầu xây dựng một mô-đun lập hóa đơn mới, một dự án phức tạp kéo dài nhiều tháng, họ nhận thấy mình đang gặp khó khăn trong việc đưa ra các quyết định sáng suốt và giữ cho mọi người luôn nắm bắt thông tin.

Các kỹ sư phần mềm Oktawian Jurkiewicz và Konrad Keska đã biết rõ vấn đề cốt lõi. Thông tin dự án nằm rải rác trên nhiều công cụ khác nhau, bao gồm Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs và các cuộc họp được ghi lại. Các bản cập nhật và thay đổi được ghi chú trong một công cụ không phải lúc nào cũng được phản ánh ở các công cụ khác. Không ai có thời gian cho công việc tẻ nhạt là thu thập và tài liệu hóa tất cả các quyết định mới nhất. “Chúng tôi cần tính minh họa,” Konrad Keska, một kỹ sư phần mềm trong dự án cho biết, “không chỉ cho những người trong nhóm, mà còn cho các nhà quản lý và những người khác trong công ty.”

Nhóm cũng cần giúp những người không có chuyên môn kỹ thuật hiểu được tác động kỹ thuật của các thay đổi thiết kế. “Khi nhóm thiết kế thực hiện các thay đổi trong Figma,” Oktawian Jurkiewicz, một kỹ sư phần mềm khác của dự án cho biết, “chúng tôi cần một cách để vạch trần ngay lập tức bất kỳ yếu tố cản trở kỹ thuật nào.”

Giải pháp

Hợp lý hóa và cải thiện giao tiếp nhóm

Sau khi tìm hiểu về cách Computer kết nối với các công cụ mà Rho sử dụng hàng ngày và có thể hoàn thành các nhiệm vụ dựa trên bối cảnh của công ty, họ đã quyết định thử nghiệm.

Oktawian đặc biệt quan tâm đến khả năng làm việc trên các tác vụ trên đám mây một cách bất đồng bộ của Computer. “Bạn thậm chí không cần phải bật máy tính để nó làm việc gì đó cho bạn,” anh ấy nói. Điều đó có nghĩa là nó có thể làm việc ngoài giờ làm việc, hoàn thành các tác vụ qua đêm và giao kết quả ngay vào sáng hôm sau.

Tạo bản tóm tắt hàng ngày trong Slack với Computer

Computer đã hợp lý hóa quy trình phát triển sản phẩm tại Rho. Oktawian và Konrad đã tạo ra một quy trình làm việc liên tục trong Computer được thiết kế để giữ cho nhóm đồng bộ về các thay đổi mới nhất từ thiết kế, kỹ thuật, quản lý sản phẩm và đảm bảo chất lượng (QA).

Mỗi đêm, Computer đọc tất cả các đề cập về sản phẩm lập hóa đơn trong Slack, Notion, Jira, Figma và Google Docs để xác định sự thiếu nhất quán, các thay đổi, nhận xét và cập nhật. Sau đó, nó tạo ra một bản tóm tắt Slack hàng ngày mà nhóm ví như trang nhất của tờ báo, sẵn sàng khi các thành viên trong nhóm đăng nhập vào ngày hôm sau. “Nó thu thập tất cả các thay đổi đã xảy ra vào ngày hôm trước, cũng như danh sách các nhiệm vụ bị thiếu được đề xuất,” Konrad nói. “Vì vậy, nếu chúng tôi bỏ sót điều gì, Computer sẽ làm nổi bật điều đó.” Mọi người trong nhóm bây giờ xem xét tin nhắn trong Slack theo mốc thời gian của riêng họ và có thể trò chuyện với đồng nghiệp về các câu hỏi hoặc mối quan tâm trong cùng một kênh Slack. Giao tiếp được tập trung thay vì bị phân tán qua các kênh khác nhau.

Đánh giá tác động kỹ thuật của các thay đổi thiết kế

Computer cũng đang giúp thắt chặt vòng lặp phản hồi giữa các kỹ sư và nhà thiết kế. Giờ đây, bất cứ khi nào các nhà thiết kế thay đổi thiết kế trong Figma, Computer sẽ nắm bắt, đo lường ảnh hưởng có thể xảy ra từ góc độ kỹ thuật và gửi tin nhắn Slack đến kênh chung. “Nó đơn giản hóa đáng kể sự hợp tác với nhóm thiết kế,” Oktawian nói, “giúp chúng tôi hiểu nhau hơn, điều gì khả thi về mặt kỹ thuật và điều gì đòi hỏi nỗ lực đáng kể từ nhóm kỹ thuật.”

Oktawian cho biết điều đặc biệt hữu ích là cách Computer đang xây dựng bộ nhớ về dự án khi nó tiến hành, giúp nhóm hoàn thành các nhiệm vụ. “Chúng tôi không xác định nó,” anh ấy nói. “Computer đã tìm ra những điểm dữ liệu nào nó nên lưu trữ từ mỗi nguồn.”

Kết quả

Cải thiện hiệu quả và chất lượng sản phẩm

Bản tóm tắt Slack hàng ngày của Computer đã trở thành một loại quản lý dự án tự động cho nhóm phát triển sản phẩm. Họ đã cắt giảm 90% thời gian họp, giảm thời gian đồng bộ hóa hàng tuần từ 2,5 giờ xuống chỉ còn 15 phút mà không làm mất đi sự đồng thuận. Konrad và Oktawian ước tính rằng, với trung bình năm người tham gia cuộc gọi mỗi ngày, Computer đã tiết kiệm được 120 giờ trong suốt dự án kéo dài 12 tuần. “Đó là thêm ba tuần thời gian mà chúng tôi có thể đầu tư vào những việc khác,” Oktawian nói. Nhóm cho biết họ có thể dành nhiều thời gian hơn để làm cho sản phẩm mới thậm chí mạnh mẽ hơn.

Việc hủy cuộc họp hàng ngày đó cũng mang lại cho nhóm nhiều thời gian làm việc tập trung hơn và cải thiện tính minh họa của dự án cho mọi người bằng cách làm cho trạng thái mới nhất rõ ràng và dễ tiếp cận hơn.

Thêm vào đó, Computer đã giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm bằng cách phát hiện ra một số vấn đề trong tài liệu yêu cầu sản phẩm. “Nếu không có tính năng tự động hóa của Computer làm nổi bật sự thiếu nhất quán, chúng tôi có thể phải cắt giảm một thứ gì đó sau đó, hoặc sửa lỗi kết quả,” Konrad nói.

Computer đã hoạt động rất hiệu quả cho Rho đến mức công ty đang lên kế hoạch yêu cầu nó quét và báo cáo về nhiều ứng dụng hơn nữa. “Chúng tôi muốn mở rộng phạm vi của Computer để bao gồm nhiều công cụ của chúng tôi hơn, như trình theo dõi sự cố và các hệ thống giám sát khác như Log Rocket, Sentry và Incident.io,” Konrad nói.

Mẹo cải thiện quy trình làm việc phát triển sản phẩm

Mẹo 1 – Kết nối các công cụ cốt lõi của bạn trước Bắt đầu với ba công cụ quan trọng nhất của bạn, như Figma cho thiết kế, Notion cho các yêu cầu và Jira cho các tác vụ. Yêu cầu Computer giám sát tất cả chúng để tìm sự thiếu nhất quán và thay đổi. Khi Computer bắt đầu làm việc cho bạn, bạn có thể tinh chỉnh các truy vấn của mình và thêm nhiều công cụ hơn vào phạm vi của nó.

Mẹo 2 – Gửi bản tóm tắt hàng ngày tới Slack Thiết lập Computer để đăng bản tóm tắt hàng ngày trong một kênh Slack chung ghi lại mọi thứ đã thay đổi trong các ứng dụng dự án của bạn vào ngày hôm trước: nhận xét, thay đổi thiết kế, cập nhật tác vụ, v.v. Bản cập nhật thường xuyên có thể giảm các cuộc họp, mang lại cho mọi người tính minh họa bất đồng bộ mà không cần rời khỏi Slack.

Mẹo 3 – Sử dụng xếp hạng tác động cho công việc liên chức năng Yêu cầu Computer đánh giá các hệ quả kỹ thuật của các quyết định thiết kế trước khi chúng được hoàn thiện. Nó có thể giúp các kỹ sư nắm bắt các thay đổi và đưa các vấn đề lên bề mặt sớm, đồng thời giúp các nhà thiết kế hiểu được độ phức tạp kỹ thuật của những gì có vẻ là một yêu cầu đơn giản.