Cách Bessemer Venture Partners chuyển đổi các quy trình làm việc đầu tư, tài chính, quan hệ nhà đầu tư và pháp lý—tiết kiệm hàng trăm giờ với Perplexity Enterprise

Vấn đề

Ngăn xếp công nghệ đang phát triển khiến các đội ngũ làm việc chậm lại và tốn hàng giờ thu thập thông tin

Bessemer Venture Partners hoạt động trong một môi trường có nhịp độ nhanh, quản lý hàng trăm công ty trong danh mục đầu tư trên một bối cảnh đầu tư năng động. Tuy nhiên, ngăn xếp công nghệ của họ—được tích lũy qua nhiều năm kinh doanh—ngày càng trở nên khó trích xuất thông tin chi tiết một cách nhanh chóng. Các đội ngũ liên tục phải chạy đua với thời gian bằng các quy trình làm việc Excel VBA phức tạp, quy trình nghiên cứu phân mảnh và xử lý tài liệu thủ công.

“Việc thủ công tìm kiếm dữ liệu công ty, chuẩn bị bản tóm tắt, theo dõi 75-100 công ty cho các cuộc họp LP—đó là một sự lãng phí thời gian khổng lồ,” Augie Wilkinson, Giám đốc Giám sát & Phân tích Danh mục đầu tư của Bessemer chia sẻ, “Ngay cả những tác vụ nhỏ hàng ngày, từ soạn email đến xử lý dữ liệu bảng tính, cũng làm xói mòn sự tập trung của chúng tôi.”

Với hàng trăm công ty trong danh mục đầu tư, các gói đăng ký dữ liệu khác nhau, sự phụ thuộc vào các bản tóm tắt email kế thừa để chia sẻ thông tin và vô số giờ nhập dữ liệu trên nhiều hệ thống lưu trữ, việc chắp vá các thông tin chi tiết trên các tập dữ liệu bị phân mảnh để đưa ra các quyết định đầu tư tự tin hơn, nhanh hơn ngày càng trở nên khó khăn.

“Ví dụ, các đánh giá pháp lý diễn ra đặc biệt chậm. Việc xem xét từng NDA có thể mất từ một đến hai tiếng,” Augie nhớ lại. “Việc tóm tắt các tài liệu dài cũng không nhanh hơn là bao.”

Ngăn xếp công nghệ bị phân mảnh, khả năng truy cập dữ liệu kém hiệu quả và các quy trình thủ công đang làm tiêu tốn hàng giờ và ngăn cản các đội ngũ tiếp cận bối cảnh quan trọng. Bessemer cần một giải pháp để tối ưu hóa quy trình làm việc, tập trung hóa khả năng truy cập dữ liệu và cho phép ra quyết định nhanh chóng, sáng suốt hơn.

Giải pháp

Một công cụ trả lời hợp nhất, bảo mật trao quyền cho mọi đội ngũ tại Bessemer Venture Partners

Bessemer đã chọn Perplexity Enterprise để chuyển đổi các quy trình làm việc nghiên cứu, đầu tư và pháp lý của họ—mà không làm hy sinh tính bảo mật và không từ bỏ các hệ thống lưu trữ tệp hiện có của họ.

Các quy trình làm việc tùy chỉnh giờ đây cho phép các đội ngũ đầu tư của Bessemer:

• Tự động hóa các phân tích dữ liệu và Excel cũ, bỏ qua hàng giờ khắc phục sự cố macro thủ công
• Ngay lập tức thu thập và tổng hợp thông tin tình báo về hơn 400 công ty trong danh mục đầu tư, thay thế các hệ thống nghiên cứu lỗi thời và tăng tốc việc chia sẻ thông tin trên toàn đội ngũ với các câu trả lời luôn trích dẫn các nguồn tệp nội bộ và web phù hợp
• Các đội ngũ pháp lý nhanh chóng tóm tắt hợp đồng và trích xuất thông tin chi tiết quan trọng—giảm thời gian xem xét từ hàng giờ xuống còn vài phút—đồng thời duy trì sự tuân thủ nghiêm ngặt.
• Trong khi đó, các đội ngũ quan hệ nhà đầu tư tận dụng công cụ trả lời của Perplexity để soạn thảo nội dung và bài thuyết trình nhanh hơn, hỗ trợ cả việc liên lạc với LP và các sự kiện nội bộ.

“Khả năng nhận được kết quả có trích dẫn nguồn có nghĩa là chúng tôi có thể hành động nhanh chóng mà không làm mất đi độ chính xác. Các thành viên trong đội ngũ đều đồng ý,” Anita Umarji, Đối tác, Trưởng bộ phận Quan hệ Nhà đầu tư chia sẻ.

Kết quả

Nghiên cứu được hiện đại hóa, hoạt động được đẩy nhanh và thông tin chi tiết thời gian thực giúp đưa ra quyết định nhanh hơn mà không làm giảm độ chính xác

Với Perplexity Enterprise, Bessemer Venture Partners đã cắt giảm đáng kể nỗ lực thủ công, thúc đẩy tỷ lệ áp dụng và trao quyền cho mọi thành viên nhân viên—vượt ra ngoài các đội ngũ đầu tư chính của họ. Các đội ngũ giờ đây có thể:

• Cắt giảm 50% hoặc hơn thời gian nghiên cứu thủ công, xử lý tài liệu và các tác vụ bảng tính lặp đi lặp lại
• Hiệu quả theo dõi hàng trăm công ty trong danh mục đầu tư cho các cuộc họp và báo cáo LP—với sự tự tin vào dữ liệu của họ
• Tóm tắt hợp đồng và tài liệu pháp lý trong vài phút, giải phóng các đội ngũ pháp lý và tuân thủ để tập trung vào tăng trưởng
• Cho phép thu thập thông tin liền mạch, có trích dẫn nguồn cho các đội ngũ đầu tư, tài chính và pháp lý—hỗ trợ đưa ra quyết định thông minh hơn, nhanh hơn

“Nó giúp tôi phác thảo các dàn ý cho bài thuyết trình, nhờ đó tôi có được một khung làm việc vững chắc nhanh hơn rất nhiều," Anita chia sẻ. "Cảm giác giống như gian lận vậy, nhưng nó mang lại cho tôi lợi thế và tiết kiệm rất nhiều thời gian.”

Quan trọng nhất, Bessemer muốn triển khai một giải pháp có thể hỗ trợ đội ngũ của mình trong khi vẫn duy trì tính bảo mật.

Augie cho biết họ đã tìm thấy chính xác điều đó: “việc có một hệ thống khép kín không đào tạo trên dữ liệu của chúng tôi là điều cốt lõi. Chuyển sang Gói Perplexity Enterprise là điều cần thiết cho việc đó, đặc biệt là việc triển khai SSO và SCIM để quản lý bảo mật dễ dàng hơn. Nó mang lại sự thoải mái cho các đội ngũ khác nhau với các mức độ bảo mật khác nhau—Perplexity có thể cô lập các tệp nhạy cảm không được truy cập trên tất cả các đội ngũ.”