วิธีที่ DNRC ของมอนแทนาประหยัดเวลาการทำงานประจำได้มากกว่า 125 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ด้วย Perplexity Enterprise

ปัญหา

การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานรัฐที่มีขนาดกะทัดรัดด้วยงบประมาณจำกัด

Chris Powell ผู้อำนวยการฝ่ายสารสนเทศ (CIO) ของ Montana DNRC เป็นหัวหน้าทีมไอทีที่มีบุคลากร 28 คน ซึ่งคอยสนับสนุนหน่วยงานที่มีความหลากหลายและมีสำนักงานภาคสนามมากกว่า 20 แห่ง นอกจากนี้พวกเขายังสร้างแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์และระบบอัตโนมัติแบบกำหนดเองเพื่อช่วยให้งานประจำวันมีความคล่องตัวขึ้น

การทำให้สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นได้จริงนั้นพูดง่ายกว่าทำ ข้อจำกัดด้านทรัพยากรที่ใหญ่ที่สุดในหน่วยงานรัฐมักจะเป็นเวลาและเงินเสมอ ดังนั้น ในมุมมองของ Chris “อะไรก็ตามที่ช่วยทำงานให้อัตโนมัติ เพื่อให้พนักงานที่มีอยู่สามารถทำงานได้เร็วขึ้นและสร้างงานที่มีคุณภาพดีขึ้น ย่อมคู่ควรแก่การลงทุนอย่างมาก”

Chris รู้ดีว่า AI สามารถช่วยให้ทีมของเขานำระบบอัตโนมัติมาใช้กับงานสำคัญๆ เช่น การวิเคราะห์ข้อมูลได้ แต่หนทางในการนำโซลูชันใหม่ๆ มาสู่หน่วยงานรัฐมักจะต้องเผชิญกับอุปสรรค 3 ประการ:

1. การให้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ

“บางครั้งผู้คนก็อาจประสบปัญหาได้หากพวกเขานำผลลัพธ์จาก AI ไปใช้ว่าเป็นความจริงโดยไม่มีการตรวจสอบเสียก่อน” เขากล่าว “เรามีหน้าที่ต้องให้ข้อมูลที่ทันท่วงทีและถูกต้องแม่นยำ เพื่อรักษาความเชื่อมั่นของประชาชนที่มีต่อหน่วยงาน”

2. การเพิ่มศักยภาพให้กับทีม ไม่ใช่การเลิกจ้างตำแหน่งงาน

Chris ยังกล่าวอีกว่าเขาไม่ได้ต้องการใช้ AI มาแทนที่สมาชิกในทีม แต่ในทางกลับกัน เขาตั้งเป้าที่จะเพิ่มศักยภาพให้ทุกคนในทีมได้ทำในสิ่งที่พวกเขาถนัดที่สุด และใช้ระบบอัตโนมัติจัดการกับงานจิปาถะที่คอยกวนใจ ตัวอย่างเช่น สำนักงานจัดการโครงการของ Montana DNRC: โซลูชันในอุดมคติของ Chris คือการสังเคราะห์ข้อมูลภายในขนาดใหญ่และให้บริบทสำหรับการรับโครงการเข้าสู่ระบบภายในเวลาไม่กี่นาที ไม่ใช่เป็นชั่วโมงหรือหลายวัน

3. การเปลี่ยนพฤติกรรมและเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่

Chris อธิบายว่าการทำงานร่วมกับ AI ต้องอาศัยวิธีคิดแบบใหม่ เครื่องมือ AI สามารถช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น แต่ผู้คนต้องเรียนรู้วิธีการป้อนคำสั่ง (Prompt) ให้กับโมเดล และพวกเขาไม่สามารถเชื่อถือคำตอบของมันได้ในทันที ข้อดีที่สุดของการเดินทางค้นคว้าข้อมูลอันยากลำบากก็คือ ทำให้คุณมีความเข้าใจในความถูกต้องของสิ่งที่ค้นพบมากยิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตาม ความมั่นใจนั้นต้องแลกมาด้วยเวลาหลายชั่วโมงของการค้นคว้าอันแสนเหน็ดเหนื่อย AI สามารถหาคำตอบเดียวกันนั้นได้เร็วขึ้น แต่ทีมงานจะต้องเพิ่มขั้นตอนอีกหนึ่งขั้นตอนในกระบวนการเพื่อตรวจสอบผลลัพธ์เหล่านั้น เพื่อรับมือกับความท้าทายเหล่านี้ Montana DNRC จึงต้องการให้โซลูชัน AI มีคุณสมบัติดังนี้:

• เชื่อถือได้: เพื่อสนับสนุนการค้นคว้าที่แม่นยำ พวกเขาต้องการโซลูชัน AI ที่ให้ผลลัพธ์พร้อมการอ้างอิงแหล่งที่มา โดยปราศจากอาการแสดงข้อมูลผิดเพี้ยน (Hallucinations) ซึ่งมักพบได้ทั่วไปในโมเดล AI อื่นๆ
• เข้าถึงง่าย: Chris ต้องการส่วนติดต่อผู้ใช้ (UX) ที่ทุกคนสามารถใช้งานได้อย่างง่ายดาย “มันจำเป็นต้องแสดงให้เห็นถึงคุณค่าตั้งแต่เริ่มต้นใช้งานทันที” เขากล่าว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเพราะเขาหวังว่าจะนำไปปรับใช้ให้กว้างขวางกว่าแค่ในทีมของเขาเอง
• ราคาย่อมเยา: ในฐานะหน่วยงานรัฐ Montana DNRC จึงจำเป็นต้องให้โซลูชันนี้สามารถปรับเข้ากับงบประมาณที่มีอยู่อย่างจำกัดได้อย่างลงตัว

จากนั้น Chris ได้ทดลองใช้ Perplexity เวอร์ชันฟรีสำหรับการใช้งานส่วนตัว และรู้ทันทีว่านี่คือตัวช่วยเพิ่มพลังเวิร์กโฟลว์ที่เขาตามหามาตลอดในการทำงาน เมื่อเขาเห็นว่ามีเวอร์ชัน Enterprise เขาจึงรู้สึกตื่นเต้นที่จะได้แชร์ให้ทีมของเขาได้ใช้งานด้วย

โซลูชัน

การใช้ Perplexity Enterprise Pro เพื่อเพิ่มความคล่องตัวให้กับงานที่ต้องใช้ความรู้ (Knowledge Work) ในหลากหลายทีม

การนำทีมไอทีของ Montana DNRC เข้าสู่ระบบ Perplexity Enterprise Pro ถือเป็น “วิธีที่มีต้นทุนต่ำและมีความเสี่ยงต่ำในการเริ่มต้นทดลองใช้งาน AI” จากนั้น ทีมงานก็ได้เห็นประโยชน์หลักๆ 3ประการ:

ประโยชน์ข้อที่ 1: ลดอุปสรรคในการเริ่มต้นเพื่อประหยัดเวลาให้มากขึ้น

Perplexity Enterprise Pro ช่วยขจัดความเครียดจาก “อาการคิดไม่ออกเมื่อเจอหน้ากระดาษเปล่า” ปกติแล้วการเริ่มต้นมักจะเป็นส่วนที่ยากที่สุดของงานใดๆ แต่ Perplexity จะช่วยเร่งขั้นตอนนั้นด้วยการสร้างโครงร่างข้อเสนอโครงการและร่างเอกสารสำคัญอย่างรวดเร็ว ทีมงานของ DNRC ใช้ Perplexity AI เพื่อ:

• เขียนประกาศรับสมัครงานได้ในพริบตา: การเขียนรายละเอียดงานมีความสำคัญและเดิมพันสูงเพราะผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะคลิกหนีทันทีหากเนื้อหาไม่ดึงดูดใจพอ ดังนั้น ในอดีตการเขียนประกาศรับสมัครงานหนึ่งครั้งจึงต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงจึงจะสมบูรณ์ ด้วย Perplexity Enterprise Pro ตอนนี้ DNRC สามารถมีร่างแรกที่ใช้งานได้จริงภายในเวลาไม่ถึงหนึ่งนาที
• ย่อและสรุปเอกสารที่ซับซ้อน มีงานวิจัยทางวิทยาศาสตร์และข้อมูลจำนวนมากใน1ด้านการจัดการทรัพยากรธรรมชาติ Montana DNRC จำเป็น ต้องประมวลผลและสังเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากอย่างรวดเร็ว ความสามารถของ Perplexity ในการสรุปข้อความยาวๆ ได้อย่างแม่นยำจะช่วยลดเวลาที่ใช้ในการทบทวนงานวิจัยและแปลงข้อมูลเหล่านั้นให้เป็นเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้จริง
• เร่งความเร็วในการสร้างโค้ด: การแก้ไขแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่มีอยู่อไม่ได้ใช้งานง่ายเสมอไป แต่ Perplexity ช่วยให้นักพัฒนาเขียนโค้ดได้เร็วขึ้นด้วยการร่างโค้ดเบื้องต้นให้ นอกจากนี้พวกเขายังสามารถเรียนรู้ไปพร้อมกันได้ด้วยการถาม Perplexity ว่าโค้ดบล็อกบางชุดทำหน้าที่อะไร

นอกเหนือจากนี้ AI ยังคงช่วย DNRC ประหยัดเวลาอย่างต่อเนื่องด้วยคำถามติดตามผลที่มีการแนะนำ สำหรับผู้ใช้ใหม่ โมเดล ML ของ Perplexity จะช่วยสอนวิธีโต้ตอบกับ AI ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะไม่เสียเวลาไปกับการคิดไม่ออกว่าจะพูดอะไรต่อ

ประโยชน์ข้อที่ 2: เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ด้วย Perplexity Enterprise Pro ทำให้ Montana DNRC มีผู้ช่วยที่คอยช่วยเหลือและทำให้งานจิปาถะที่น่าเบื่อเป็นระบบอัตโนมัติในทุกขั้นตอน แทนที่จะต้องฝ่าฟันกับการค้นคว้าเชิงลึกด้วยตัวเองหรือศึกษาโค้ดที่ซับซ้อนด้วยตนเอง พวกเขากลับมีผู้ช่วยเสมือนจริงทรงพลังที่คอยจัดการงานที่ทำซ้ำๆ และอยู่ในระดับล่างให้แทน

ตัวอย่างเช่น Montana DNRC มีนักพัฒนาซอฟต์แวร์อยู่เพียงไม่กี่คนเท่านั้น ด้วยความช่วยเหลือจาก Perplexity ทำให้ทุกคนในทีมไอทีที่เป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน GIS หรือกำลังเรียนรู้ Python สามารถเข้ามาช่วยเขียนโค้ดได้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ใช่นักพัฒนา แต่พวกเขาสามารถบอก Perplexity ได้อย่างแม่นยำว่าต้องการให้สคริปต์ทำอะไร จากนั้นจึงทดสอบหาข้อผิดพลาดในสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัย

สิ่งนี้ไม่ได้ช่วยลดภาระงานของทีมไอทีลงอย่างมีนัยสำคัญเท่านั้น แต่ยังช่วยลดเวลารอคอยสำหรับทุกคนในทีมอีกด้วย Chris กล่าวว่า “จู่ๆ คนของเราที่มีประสบการณ์เขียนโค้ดไม่มากนัก ก็ไม่ต้องมายืนเข้าคิวรอนักพัฒนาเขียนสคริปต์ให้แล้ว แต่ในทางกลับกัน เราสามารถตรวจสอบโค้ดและทดสอบผลลัพธ์ได้เลย ส่วนใหญ่แล้วอาจจะต้องแก้ไขเพียงเล็กน้อยเท่านั้น และแอปพลิเคชันก็สามารถนำไปใช้งานได้ทันที”

การแก้ไขปัญหาเชิงระบบนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อหน่วยงานรัฐอย่าง Montana DNRC ซึ่งใช้งานซอฟต์แวร์รุ่นเก่าหลากหลายประเภท รวมถึงซอฟต์แวร์บางตัวที่ทำสัญญาไว้ตั้งแต่หลายสิบปีก่อนกับผู้ให้บริการที่ไม่มีอยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น การปรับแต่งโค้ดบล็อกลึกลับที่ตกค้างมาจากยุคนั้นแม้เพียงบล็อกเดียว ในอดีตต้องอาศัยการค้นคว้าและเขียนโปรแกรมอย่างกว้างขวาง แต่ตอนนี้ Perplexity ให้ข้อมูลที่จำเป็นในการทำภารกิจเสริมด้านการเขียนโค้ดเหล่านี้ให้เสร็จสิ้นได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

ประโยชน์ข้อที่ 3: การตรวจสอบข้อเท็จจริงที่คล่องตัวพร้อมการอ้างอิงแหล่งที่มา

Montana DNRC ยังใช้ Perplexity Enterprise Pro เพื่อค้นคว้าแนวทางใหม่ๆ ในการปรับปรุงกระบวนการและนโยบาย เนื่องจาก AI จะสร้างข้อมูลที่มีการอ้างอิงแหล่งที่มาที่ถูกต้องเท่านั้น DNRC จึงมั่นใจได้ในการตรวจสอบข้อเท็จจริง ยิ่งไปกว่านั้น Perplexity AI ยังแนะนำคำถามที่เกี่ยวข้องซึ่งช่วยส่งเสริมการวิจัยเชิงลึกให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

ทุกคนในทีม Montana DNRC สามารถเริ่มต้นการวิจัยเชิงลึกและงานที่ต้องใช้ความรู้โดยมี Perplexity เป็นไกด์นำทาง ช่วยให้ทีมขนาดกะทัดรัดของพวกเขาสามารถทำงานที่เกินขีดความสามารถเดิมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ผลลัพธ์

ประหยัดเวลาได้มากกว่า 125 ชั่วโมงในทุกๆ สัปดาห์

Perplexity Enterprise Pro ช่วยให้พนักงานของ Montana DNRC ประหยัดเวลาทำงานได้มากกว่า 5 ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ ด้วยการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์สำหรับ “งานที่ต้องติดต่อสื่อสารมากและมีความยุ่งยากสูง” เช่น การเขียนโครงร่างข้อเสนอโครงการ Chris กล่าวว่าสิ่งนี้สร้างผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) มหาศาลให้กับทีมของเขาเพียงอย่างเดียว

“Perplexity พาคุณจากจุดที่ไม่มีอะไรเลยไปสู่การมีชิ้นงานขึ้นมาได้ภายใน 35 วินาที” เขากล่าว เขาดคาดว่าการประหยัดเวลานี้จะสะสมเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ “ยิ่งเราพบกรณีการใช้งานมากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งประหยัดเวลาได้มากขึ้นเท่านั้น”

และความนิยมของ Perplexity ก็กำลังแพร่กระจายไปยังหน่วยงานอื่นๆ ในรัฐบาลรัฐมอนแทนาด้วย Chris กล่าวว่าการนำมาใช้งานนี้ถือเป็นเรื่องที่ตัดสินใจได้ง่ายมาก เมื่อพิจารณาจากอัตราค่าบริการที่สมเหตุสมผลของ Perplexity และความสามารถในการปลดIล็อกเวลาทำงานประจำนับไม่ถ้วนในแต่ละสัปดาห์ “มันคือจุดเริ่มต้นที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับทุกโครงการ และเป็นก้าวสำคัญสู่วิทยาการใหม่ๆ ที่เราต้องการ” เขากล่าว