Hur den amerikanska antidopingmyndigheten effektiviserade djuparbete i 8+ team med Perplexity Enterprise

Problemet

Att stärka byråns kapacitet och samtidigt upprätthålla höga säkerhetsstandarder

För ett par år sedan började John Bobo, operativ chef och innovationschef på den amerikanska antidopingmyndigheten USADA, att uppdatera organisationens äldre system. Han kände att AI-teknik som ChatGPT befann sig vid en "märkboklig teknologisk brytpunkt" och kunde göra USADA mer effektivt. Men han visste också att innan han implementerade en AI-plattform i hela organisationen behövde han övervinna de osäkerheter som omger AI.

”På den tiden fokuserade många nyhetsartiklar på hallucinationer och felaktiga eller vilseledande resultat. Jag ville ge människor möjlighet att använda AI för att bemästra det vardagliga och få mer tid över till det större uppdraget.”

Så han bestämde sig för att köra ett pilotprogram för att upptäcka potentiella AI-användningsområden för USADA och bygga upp teamets förtroende för tekniken. För detta pilotprogram behövde han dock en partner som uppfyllde fyra oumbärliga krav:

Noggrannhet — Med ett slankt team som dagligen arbetar för integritet inom sporten kan USADA inte använda en plattform som drabbas av hallucinationer. Eventuella fel som införs av ett AI-verktyg skulle skada organisationens trovärdighet när det gäller att förespråka rena idrottare. ”Vi behövde en plattform med tydliga källhänvisningar och länkar till källmaterial, så att vi kunde verifiera resultaten.”

Produktivitet — USADA bedriver daglig verksamhet inom finans, utbildning, juridik, kommunikation, drift, internationella frågor, HR och IT. Vardagssysslornas intensitet tar upp värdefull tid som kan användas för att föra ideell verksamhet framåt. Utan att kompromissa med sina rigorösa standarder behövde USADA AI för att frigöra lite extra "hjärnutrymme", vilket gjorde det möjligt för teamet att fokusera på problemlösning och innovation.

Säkerhet — USADA implementerade sin första AI-policy som anger att inga uppgifter om idrottare någonsin får användas på en AI-plattform. ”Tack vare AI kan man enkelt skapa syntetisk data, så att inga personuppgifter om en verklig person behövs.” För att säkerställa högre sekretess behövde John också ett AI-verktyg som inte tränade sina modeller på USADA:s data – en vanlig praxis för språkmodeller.

Flexibilitet — För att hantera alla sina olika användningsområden ville John att USADA skulle prova flera språkmodeller. Men med så många nya modeller och AI-plattformar som dyker upp hade han inte tid att granska dem alla. Det han behövde var en plattform som hjälpte alla att lära sig om AI och olika språkmodeller så snabbt som möjligt.

Som tur var uppfyllde Perplexity Enterprise alla USADA:s behov.

Lösningen

Stöd för USADA:s uppdrag att skydda rena idrottares rättigheter och erbjuda lika villkor inom idrotten

Med Perplexity Enterprise i verktygslådan har USADA en kraftfull faktainhämtare och kunskapssökare för att ge extra kraft åt sitt uppdrag. John förklarar: ”Vi är verksamma inom sportens integritet. Om vi hittar doping inom en sport måste vi fatta det svåra beslutet, så det är avgörande att vi har gjort vår läxa ordentligt.”

För att säkerställa att lösningen passade perfekt inledde USADA ett pilotprojekt med 30 anställda med en rad olika specialiteter inom finans, utbildning, juridik, kommunikation, drift, internationella frågor, HR och IT. Testgruppen upptäckte snabbt flera fördelar:

Användningsområde 1: Policyforskning i realtid

Utbildningsavdelningen hittade snabbt forskning om principer för vuxenutbildning tillsammans med uppdateringar och aktuella händelser på mindre än 30 sekunder. Ännu bättre är att informationen är tillförlitlig, med källhänvisningar för alla sökresultat.

Användningsområde 2: Snabba sammanfattningar och analys

USADA:s personal använder Perplexity Enterprise för att analysera stora datamängder, översätta dokument, finslipa videoutskrifter och extrahera viktiga slutsatser från komplexa artiklar utan att använda USADA:s data för att träna språkmodellen. På samma sätt använder teknikavdelningen AI för att omedelbart förvandla komplexa instruktioner för utbildning av icke-tekniska medarbetare – en uppgift som tidigare tog timmar.

Användningsområde 3: Djupinlärning

Perplexity Enterprises kortfattade, lättlästa och detaljerade sökresultat hjälper USADA-anställda att snabbt få svar på sina frågor – som råd om hur man skapar bättre översikter av organisatoriska system. AI:n uppmanar till och med teammedlemmar med följdfrågor, vilket uppmuntrar dem att gräva djupare i varje ämnes nyanser.

Användningsområde 4: Effektiv kompetenshöjning

John berättar att en anställd på den juridiska avdelningen använde AI-plattformen för att skapa ett övningstest med 40 frågor inför provet för notarius publicus, vilket hon klarade på första försöket. USADA:s teknikteam förbättrade till och med sina kodningskunskaper genom att be olika språkmodeller om lösningar. Med hjälp av detta kunde de få de svar som krävdes för att slutföra koden utan att behöva blanda in en utvecklare.

Dessa fördelar adderas, säger John. Istället för att slösa bort tid på grundläggande uppgifter hjälper Perplexity Enterprise USADA att lösa administrativa problem och diagnostisera systemiska problem. Enligt John frigör denna ”bemästring av det vardagliga” medarbetarna så att de kan ägna mer tid åt det kunskapsarbete som för USADA:s sak framåt.

”I en värld med informationsöverbelastning är Perplexitys fokusfunktionalitet ovärderlig”, säger John. ”Och våra team har omfamnat alla de fördelar som Perplexity för med sig.”

Resultatet

Förbättrad problemlösning för tidsbesparingar under OS i Paris

Nu för tiden genomför John 80 % av alla sina onlinesökningar i Perplexity Enterprise, vilket uppgår till mer än 10 helt nya sökningar dagligen. De åtta USADA-teamen som testade lösningen – inklusive finans, utbildning, juridik, kommunikation, drift, internationella frågor, HR och IT – rapporterar liknande resultat.

Efter pilotprogrammets antagandegrad på 93 % planerar John att replikera den framgången i organisationens utökade teammedlemmar. ”Det är så enkelt att analysera information att man bara blir hungrig på mer”, säger John, ”och det ger oändliga möjligheter för framtiden med en tvåsiffrig procentuell ökning av problemlösningspotentialen.”

Från avancerade användare på teknikavdelningen som använder AI för att påskynda komplexa lösningar till en chef som använder den för att göra reseplaner och skapa mötesagendor – Perplexity Enterprise är en värdefull tillgång för problemlösning i hela USADA.

”Jag kan inte räkna hur många gånger folk försöker lösa ett problem och jag frågar: Har du provat Perplexity?” När de väl gör det, säger John, hittar de en idé, ett verktyg eller en väg till en lösning. ”Och ofta hittar de lösningen omedelbart.”