Hur Perplexity Computer frigör Rhos produktteam från möten för att fokusera på produktkvalitet

Problemet

Att hålla ett cross-funktionellt team på samma sida

Rhos företagsbankplattform låter företag hantera sin ekonomi så att de kan växa effektivt. Men när Rhos egna verksamhet expanderade uppstod vissa växtvärk. När det cross-funktionella produktutvecklingsteamet började bygga en ny faktureringsmodul, ett komplext projekt som pågick under flera månader, upptäckte de att det var svårt att fatta välgrundade beslut och hålla alla uppdaterade.

Mjukvaruingenjörerna Oktawian Jurkiewicz och Konrad Keska kände redan till det grundläggande problemet. Projektinformationen var spridd över en mängd olika verktyg, inklusive Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs och inspelade möten. Uppdateringar och ändringar som noterades i ett verktyg återspeglades inte alltid i de andra. Ingen hade tid med det tråkiga arbetet att samla in och dokumentera alla de senaste besluten. “Vi behövde transparens”, säger Konrad Keska, mjukvaruingenjör i projektet, “inte bara för personer i teamet, utan även för chefer och andra på företaget.”

Teamet behövde också hjälpa icke-tekniska personer att förstå den tekniska effekten av designändringar. “När designteamet gjorde ändringar i Figma”, säger Oktawian Jurkiewicz, en annan mjukvaruingenjör i projektet, “behövde vi ett sätt att omedelbart uppmärksamma eventuella tekniska hinder.”

Lösningen

Strömlinjeforma och förbättra gruppkommunikationen

Efter att ha fått reda på hur Computer ansluter till de verktyg som Rho använder varje dag och kan utföra uppgifter baserat på företagets kontext, bestämde de sig för att prova det.

Oktawian var särskilt intresserad av Computers förmåga att arbeta med uppgifter i molnet asynkront. “Du behöver inte ens ha datorn på för att den ska göra något åt dig”, säger han. Det innebär att den kan arbeta utanför kontorstid, slutföra uppgifter över natten och leverera resultaten direkt nästa morgon.

Skapa en daglig översikt i Slack med Computer

Computer har strömlinjeformat produktutvecklingsprocessen på Rho. Oktawian och Konrad skapade ett pågående arbetsflöde i Computer som utformats för att hålla teamet synkroniserat kring de senaste ändringarna från design, teknik, produktledning och kvalitetssäkring (QA).

Varje natt läser Computer alla omnämnanden av faktureringsprodukten i Slack, Notion, Jira, Figma och Google Docs för att identifiera inkonsekvenser, ändringar, kommentarer och uppdateringar. Därefter skapar den en daglig översikt i Slack som teamet liknar vid en tidnings framsida, redo när teammedlemmarna loggar in nästa dag. “Den samlar alla ändringar som skedde föregående dag, samt en lista med föreslagna saknade uppgifter”, säger Konrad. “Så om vi missar något framhäver Computer det.” Alla i teamet granskar nu nyheterna i Slack på sin egen tid och kan chatta med kollegor om frågor eller funderingar i samma Slack-kanal. Kommunikationen är centraliserad i stället för utspridd över olika kanaler.

Utvärdera den tekniska effekten av designändringar

Computer hjälper också till att strama upp återkopplingsloopen mellan ingenjörer och designers. När designers nu gör en designändring i Figma snappar Computer upp den, mäter den sannolika effekten ur ett tekniskt perspektiv och skickar ett Slack-meddelande till den delade kanalen. “Det förenklade samarbetet med designteamet avsevärt”, säger Oktawian, “och hjälpte oss att förstå varandra, vad som är tekniskt genomförbart och vad som kräver stor ansträngning från det tekniska teamet.”

Oktawian säger att det som är särskilt hjälpsamt är hur Computer bygger upp ett minne kring projektet allt eftersom, vilket hjälper teamet att slutföra uppgifter. “Vi definierade det inte”, säger den. “Computer kom på vilka datapunkter den borde spara från varje källa.”

Resultatet

Förbättrad effektivitet och produktkvalitet

Computers dagliga översikt i Slack har blivit ett slags automatiserad projektledare för produktutvecklingsteamet. De har kapat mötestiden med 90 %, vilket minskat veckosynkarna från 2,5 timmar till bara 15 minuter utan att tappa anpassningen. Konrad och Oktawian uppskattar att Computer, med i genomsnitt fem personer på samtalet varje dag, sparade 120 timmar under ett 12-veckorsprojekt. “Det är ytterligare tre veckors tid som vi kan investera i annat”, säger Oktawian. Teamet uppger att de kan ägna mer tid åt att göra den nya produkten ännu starkare.

Att avboka det dagliga mötet har också gett teamet mer fokuserad arbetstid och förbättrat projektets transparens för alla genom att göra den senaste statusen tydligare och mer tillgänglig.

Dessutom har Computer bidragit till att säkerställa produktkvaliteten genom att upptäcka vissa problem i produktspecifikationerna. “Utan Computers automatisering som lyfter fram inkonsekvenser hade vi kunnat tvingas kapa något senare eller åtgärda den resulterande buggen”, säger Konrad.

Computer har fungerat så bra för Rho att företaget planerar att låta den skanna och rapportera om ännu fler appar. “Vi skulle vilja bredda Computers omfattning till att inkludera ännu fler av våra verktyg, som ärendehanterare och andra övervakningssystem som Log Rocket, Sentry och Incident.io”, säger Konrad.

Tips för att förbättra produktutvecklingens arbetsflöden

Tips 1 – Anslut dina kärnverktyg först Börja med dina tre viktigaste verktyg, som Figma för design, Notion för krav och Jira för uppgifter. Be Computer att övervaka dem alla med avseende på inkonsekvenser och ändringar. När väl Computer börjar arbeta för dig kan du finjustera dina frågor och lägga till fler verktyg i dess omfattning.

Tips 2 – Skicka en daglig sammanfattning till Slack Konfigurera Computer att skicka en daglig sammanfattning i en delad Slack-kanal som fångar upp allt som ändrades i dina projektappar föregående dag: kommentarer, designändringar, ärendeuppdateringar osv. Den regelbundna uppdateringen kan minska antalet möten och ge alla asynkron transparens utan att lämna Slack.

Tips 3 – Använd konsekvensbedömningar för cross-funktionellt arbete Be Computer att bedöma de tekniska konsekvenserna av designbeslut innan de fastställs. Det kan hjälpa ingenjörer att hålla sig ajour med ändringar och upptäcka problem tidigt, samt hjälpa designers att förstå den tekniska komplexiteten i det som kan verka som en enkel begäran.