Hur Montanas DNRC sparar över 125 timmars lönearbete per vecka med Perplexity Enterprise

Problemet

Öka kapaciteten hos en slimmad statlig myndighet med en begränsad budget

Chris Powell, CIO på Montana DNRC, leder det 28 personer starka IT-teamet som stöder den mångsidiga myndigheten med över 20 fältkontor. De bygger också anpassade programvara-applikationer och automatiseringar för att förenkla vardagliga uppgifter.

Att få allt detta att hända är lättare sagt än gjort. De största resursbegränsningarna inom staten är alltid tid och pengar. Så enligt Chris åsikt förtjänar "allt som automatiskt utför arbete så att befintliga anställda kan arbeta snabbare och leverera högre kvalitet en kraftig investering."

Chris visste att AI kunde hjälpa hans team att automatisera kritiska uppgifter som dataanalys, men vägen till att introducera nya lösningar för statliga myndigheter stöter ofta på tre hinder:

1. Tillhandahålla korrekt information

"Folk hamnar ibland i klistret om de tar en AI-genererad text som sanning utan att verifiera den", säger han. "Vi är skyldiga att tillhandahålla aktuell och korrekt information för att upprätthålla allmänhetens förtroende för myndigheten."

2. Stärka sitt team, inte avskaffa tjänster

Chris säger också att han inte ville använda AI för att ersätta teammedlemmar. Istället ville han ge alla i sitt team möjlighet att göra det de är bäst på och automatisera bort störande rutinuppgifter. Ta projektkontoret på Montana DNRC som exempel: Chris idealiska lösning skulle på några minuter – inte timmar eller dagar – sammanfatta stora interna mängder data och ge kontext för projektstart.

3. Förändra befintliga vanor och arbetsflöden

Att arbeta med AI kräver nya sätt att tänka, förklarar Chris. AI-verktyg kan göra arbetet enklare, men människor måste lära sig att formulera prompter för modellen, och de kan inte blint lita på dess svar. Den största fördelen med en mödosam forskningsresa var att man fick en djupare förståelse för hur korrekta slutsatserna var.

Det förtroendet kostade dock timmar av mödosam forskning. AI kunde få fram samma svar snabbare, men teamet skulle behöva lägga till ett extra steg i sina processer för att verifiera resultaten. För att hantera dessa utmaningar behövde Montana DNRC att dess AI-lösning skulle vara:

• Tillförlitlig: För att stödja korrekt forskning behövde de en AI-lösning som ger källhänvisade resultat – utan de hallucinationer som är vanliga hos andra AI-modeller.
• Tillgänglig: Chris ville ha ett gränssnitt som alla enkelt kunde använda. "Det behövde visa sitt värde från första stund", säger han, särskilt eftersom han hoppades kunna implementera det utanför sin egen grupp.
• Prisvärd: Som statlig myndighet behövde Montana DNRC en lösning som passade in i dess strama budget.

Sedan provade Chris gratisversionen av Perplexity för personligt bruk och insåg att det var den arbetsflödesbooster han hade letat efter i arbetet. När han såg att det fanns en Enterprise-version blev han entusiastisk över att dela den med sitt team.

Lösningen

Använda Perplexity Enterprise Pro för att effektivisera kunskapsarbete över flera team

Att introducera Perplexity Enterprise Pro för IT-teamet på Montana DNRC var ett "lågkostnads- och lågriskalternativ för dem att doppa tårna i AI-vattnet." Därefter såg teamet tre stora fördelar:

Fördel 1: Lägre starttröskel för ökad tidsbesparing

Perplexity Enterprise Pro eliminerar stressen med "det tomma pärkets syndrom". Att komma igång är vanligtvis det svåraste i alla uppgifter, men Perplexity snabbar upp det steget genom att snabbt generera projektförslag och utkast till viktiga dokument. DNRC-teamet använder Perplexity AI för att:

• Skriva jobbannonser på ett kick: Att skriva en jobbbeskrivning har hög insats eftersom kvalificerade sökande snabbt klickar vidare om den inte är tillräckligt engagerande. Det brukade därför ta timmar att få till en enda annons. Med Perplexity Enterprise Pro har DNRC nu ett användbart första utkast på under en minut.
• Kondensera och sammanfatta komplexa dokument. Det finns mycket vetenskaplig forskning och data inom naturresursförvaltning. Montana DNRC behöver bearbeta och syntetisera stora datamängder snabbt. Perplexityns förmåga att exakt sammanfatta långa texter minskar den tid det tar att granska forskning och omvandla informationen till praktiska insikter.
• Snabba upp kodgenereringen: Att modifiera befintliga programvara-applikationer är inte alltid intuitivt, men Perplexity hjälper utvecklare att koda snabbare genom att generera ett första utkast åt dem. De kan också lära sig medan de arbetar genom att fråga Perplexity vad vissa kodblock gör.

Utöver detta fortsätter AI att spara tid för DNRC med sina föreslagna följdfrågor. För nya användare lär Perplexitys maskininlärningsmodell effektivt ut hur man interagerar med AI och säkerställer att de aldrig slösar tid på att försöka räkna ut vad de ska säga härnäst.

Fördel 2: Effektivare arbetsflöden

Med Perplexity Enterprise Pro har Montana DNRC en hjälpande hand som automatiserar tråkiga rutinuppgifter i varje steg. Istället för att kämpa sig igenom djupgående forskning eller lära sig invecklad kod på egen hand har de en kraftfull virtuell assistent som hanterar repetitiva uppgifter på lägre nivå.

Till exempel har Montana DNRC bara ett fåtal utvecklare. Med Perplexityns hjälp kan vem som helst i IT-teamet som är expert på GIS eller håller på att lära sig Python hjälpa till att skriva kod. Även om de inte är utvecklare kan de tala om för Perplexity exakt vad de vill att skriptet ska göra och sedan feltesta det i en säker miljö.

Detta systemiska lyft underlättar inte bara IT-teamets arbetsbelastning avsevärt, utan det minskar också väntetiderna för alla i teamet. Chris säger: "Plötsligt sitter våra medarbetare som inte är lika vana vid att skriva kod inte och köar för att få sitt skript skrivet. Istället kan vi göra en kodgranskning och testa resultatet. Oftast behövs bara mindre ändringar, och applikationen kan släppas för användning direkt."

Denna systemiska åtgärd är särskilt avgörande på en statlig myndighet som Montana DNRC, som använder en mängd äldre programvara, inklusive vissa som upphandlades för årtionden sedan med leverantörer som inte längre existerar. Till exempel krävde det tidigare omfattande efterforskningar och programmering att justera ens ett enda mystiskt, kvarlämnat kodblock från den eran, men nu tillhandahåller Perplexity den information som behövs för att slutföra dessa kodningsprojekt på bara några klick.

Fördel 3: Strömlinjeformad faktagranskning med källhänvisningar

Montana DNRC använder också Perplexity Enterprise Pro för att utforska nya metoder för att förbättra processer och policys. Eftersom AI endast producerar information med korrekta källhänvisningar kan DNRC känna sig trygga med faktagranskningen. Ännu bättre är att Perplexity AI föreslår relaterade frågor som uppmuntrar till djupare forskning.

Vem som helst i Montana DNRC-teamet kan ge sig ut på djupgående forskning och kunskapsarbete med Perplexity som guide, vilket hjälper deras lilla team att överträffa förväntningarna.

Resultatet

Sparar över 125 timmar varje vecka

Perplexity Enterprise Pro sparar Montana DNRC-anställda mer än 5 timmars arbete varje vecka genom att effektivisera arbetsflöden för "krävande och komplexa arbetsuppgifter" som att skriva projektförslag. Chris säger att detta ger en enorm avkastning enbart för hans team.

"Perplexity tar dig från ingenting till någonting inom 35 sekunder", säger han. Han förväntar sig att tidsbesparingarna kommer att fortsätta växa. "Ju fler användningsområden vi hittar, desto mer tid sparar vi."

Och Perplexityns popularitet sprider sig till andra myndigheter inom Montanas delstatsregering. Chris säger att det är ett självklart val med tanke på Perplexitys rimliga priser och förmåga att frigöra så många timmars lönearbete varje vecka. "Det är den tillgängliga startpunkten för varje projekt och språngbrädan till nyare teknik som vi behövde", säger han.