Hur Bessemer Venture Partners transformerade investerings-, finans-, investerarrelations- och juridiska arbetsflöden – och sparade hundratals timmar med Perplexity Enterprise

Problemet

En teknikstack under utveckling som saktar ned teamen och slösar timmar på att samla in information

Bessemer Venture Partners verkar i en fartfylld värld och hanterar hundratals portföljbolag i ett dynamiskt investeringslandskap. Men deras teknikstack – som samlats på sig under många affärsår – blev allt svårare att snabbt utvinna insikter ur. Teams kämpade konstant mot klockan med komplexa Excel VBA-arbetsflöden, fragmenterade analysprocesser och manuell dokumenthantering.

”Att manuellt söka efter företagsdata, förbereda sammanfattningar, spåra 75–100 företag för LP-möten – det tog enormt mycket tid”, berättar Augie Wilkinson, Bessemers chef för portföljövervakning och analys. ”Till och med små vardagliga uppgifter, från att skriva e-postmeddelanden till att hantera kalkylbladsdata, bröt ner vårt fokus.”

Med hundratals portföljbolag, olika databaser, ett beroende av äldre e-postöversikter för informationsdelning och otaliga timmar som ägnats åt att mata in data i flera lagringssystem, blev det svårt att sammanställa insikter över de fragmenterade datauppsättningarna för att kunna fatta säkrare investeringsbeslut snabbare.

”Juridiska granskningar var till exempel särskilt långsamma. Att gå igenom varje sekretessavtal (NDA) kunde ta en till två timmar”, minns Augie. ”Att sammanfatta långa dokument gick inte heller snabbare.”

Den fragmenterade teknikstacken, den ineffektiva dataåtkomsten och de manuella processerna slukade timmar och hindrade teamen från att få kritisk kontext. Bessemer behövde en lösning för att effektivisera arbetsflöden, centralisera dataåtkomsten och möjliggöra snabbare och mer välgrundat beslutsfattande.

Lösningen

En säker, enhetlig svarsmotor som ger varje team på Bessemer Venture Partners egenmakt

Bessemer valde Perplexity Enterprise för att förändra sina forsknings-, investerings- och juridiska arbetsflöden – utan att offra säkerheten eller överge sina befintliga fillagringssystem.

Anpassade arbetsflöden gör nu att Bessemers investeringsteam kan:

• Automatisera äldre Excel- och dataanalyser, vilket sparar timmar av manuell felsökning av makron
• Omedelbart samla in och syntetisera information om över 400 portföljbolag, vilket ersätter föråldrade forskningssystem och påskyndar teamövergripande informationsdelning med svar som alltid anger lämpliga webbkällor och interna filkällor
• Juridiska team kan snabbt sammanfatta kontrakt och extrahera viktiga insikter – vilket minskar granskningstiderna från timmar till minuter – samtidigt som strikt regelefterlevnad upprätthålls.
• Samtidigt utnyttjar investerarrelations-teamen Perplexity's svarsmotor för att skriva utkast till innehåll och presentationer snabbare, vilket stöder både LP-kommunikation och interna evenemang.

”Möjligheten att få källhänvisade resultat innebär att vi kan röra oss snabbt utan att förlora precision eller noggrannhet. Teammedlemmarna var överens”, säger Anita Umarji, partner och chef för investerarrelationer.

Resultatet

Moderniserad forskning, påskyndade verksamheter och insikter i realtid för att fatta snabbare beslut utan att offra noggrannheten

Med Perplexity Enterprise har Bessemer Venture Partners minskat det manuella arbetet avsevärt, ökat användningen och gett varje anställd makt – även utanför sina huvudsakliga investeringsteam. Teamen kan nu:

• Skära bort 50 % eller mer av den manuella forskningen, dokumenthanteringen och repetitiva kalkylbladsuppgifter
• Effektivt övervaka hundratals portföljbolag för LP-möten och rapportering – med tillförlitlighet i sin data
• Sammanfatta kontrakt och juridiska dokument på några minuter, vilket frigör juridiska team och regelefterlevnadsteam till att fokusera på tillväxt
• Möjliggöra sömlös, källhänvisad informationsinsamling för investerings-, finans- och juridiska team – vilket stödjer smartare och snabbare beslut

”Det hjälper mig att skriva utkast till presentationer, så att jag kommer fram till ett gediget ramverk mycket snabbare”, säger Anita. ”Det känns som att fuska, men det ger mig ett försprång och sparar mycket tid.”

Viktigast av allt var att Bessemer ville implementera en lösning som kunde stödja dess team samtidigt som säkerheten upprätthölls.

Augie säger att de har funnit just det: ”att ha ett slutet system som inte tränar på vår data var avgörande. Att gå över till en Perplexity Enterprise-plan var väsentligt för detta, särskilt genom att implementera SSO och SCIM för enklare säkerhetshantering. Det ger trygghet åt olika team med varierande sekretessnivåer – Perplexity kan isolera känsliga filer som inte är tillgängliga för alla team.”