Kako je Bessemer Venture Partners transformisao investicione, finansijske, pravne radne procese i radne procese odnosa sa investitorima – štedeći stotine sati uz Perplexity Enterprise

Problem

Tehnologija u razvoju koja usporava timove i oduzima sate u prikupljanju informacija

Bessemer Venture Partners posluje u brzom okruženju, upravljajući stotinama kompanija u portfelju širom dinamičnog investicionog pejzaža. Međutim, njihov tehnološki sistem – akumuliran tokom godina poslovanja – postajao je sve teži za brzo izvlačenje uvida. Timovi su se neprestano utrkivali sa vremenom uz složene Excel VBA radne procese, fragmentirane procese istraživanja i ručnu obradu dokumenata.

„Ručno pretraživanje podataka o kompanijama, pripremanje sažetaka, praćenje 75-100 kompanija za sastanke sa investitorima (LP) – to je predstavljalo ogroman gubitak vremena“, izjavio je Ođi Vilkinson (Augie Wilkinson), direktor praćenja portfelja i analize u kompaniji Bessemer. „Čak su i mali svakodnevni zadaci, od pisanja imejlova do sređivanja podataka u tabelama, odvlačili naš fokus.“

Sa stotinama kompanija u portfelju, različitim pretplatama na podatke, oslanjanjem na zastarele imejl preglede radi razmene informacija i bezbroj sati unosa podataka u više sistemâ za skladišćenje, postajalo je teško uklopiti uvide iz fragmentiranih skupova podataka kako bi se brže donosile pouzdane investicione odluke.

„Pravne recenzije su, na primer, bile posebno spore. Pregled svakog ugovora o poverljivosti (NDA) mogao je da traje jedan do dva sata“, prisetio se Ođi. „Sažimanje obimnih dokumenata nije išlo ništa brže.“

Fragmentirani tehnološki sistem, neefikasan pristup podacima i ručni procesi trošili su sate i sprečavali timove da steknu ključni kontekst. Kompaniji Bessemer je bilo potrebno rešenje da pojednostavi radne procese, centralizuje pristup podacima i omogući brže donošenje odluka zasnovanih na boljim informacijama.

Rešenje

Bezbedan, jedinstven mehanizam za odgovore koji osnažuje svaki tim u kompaniji Bessemer Venture Partners

Bessemer je izabrao Perplexity Enterprise da transformiše svoje istraživačke, investicione i pravne radne procese – bez žrtvovanja bezbednosti i odricanja od postojećih sistema za skladištenje datoteka.

Prilagođeni radni procesi sada omogućavaju investicionim timovima kompanije Bessemer sledeće:

• Automatizaciju zastarelog softvera Excel i analize podataka, čime se izbegavaju sati ručnog rešavanja problema sa makroima
• Trenutno prikupljanje i sintetizovanje informacija o preko 400 kompanija u portfelju, čime se zamenjuju zastareli istraživački sistemi i ubrzava razmena informacija na nivou celog tima uz odgovore koji uvek navode odgovarajuće izvore sa veba i interne izvore datoteka
• Pravni timovi brzo sumiraju ugovore i izvlače ključne uvide – skraćujući vremenske okvire pregleda sa sati na minute – uz održavanje stroge usklađenosti sa propisima.
• U međuvremenu, timovi za odnose sa investitorima koriste Perplexity mehanizam za odgovore kako bi brže izrađivali sadržaj i prezentacije, podržavajući komunikaciju sa investitorima (LP) i interne događaje.

„Mogućnost dobijanja rezultata sa navedenim izvorima znači da možemo brzo da delujemo bez gubitka preciznosti ili tačnosti. Članovi tima su se složili“, kaže Anita Umarži (Anita Umarji), partnerka i direktorka odnosa sa investitorima.

Rezultat

Modernizovano istraživanje, ubrzane operacije i uvidi u realnom vremenu za brže donošenje odluka bez žrtvovanja tačnosti

Sa rešenjem Perplexity Enterprise, Bessemer Venture Partners je drastično smanjio ručni rad, povećao usvajanje i osnažio svakog člana osoblja – izvan njihovih glavnih investicionih timova. Timovi sada:

• Smanjuju ručno istraživanje za 50% ili više, obradu dokumenata i zadatke sa tabelama koji se ponavljaju
• Efektivno nadgledaju stotine kompanija u portfelju radi sastanaka sa investitorima (LP) i izveštavanja – uz pouzdanost u njihove podatke
• Sumiraju ugovore i pravne dokumente za nekoliko minuta, oslobađajući pravne timove i timove za usklađenost sa propisima da se posvete rastu
• Omogućavaju besprekorno prikupljanje informacija sa navedenim izvorima za investicione, finansijske i pravne timove – podržavajući pametnije i brže odluke

„To mi pomaže da napravim nacrte prezentacija, tako da mnogo brže dolazim do čvrstog okvira“, kaže Anita. „Deluje kao varanje, ali mi daje prednost i štedi mnogo vremena.“

Što je najvažnije, Bessemer je želeo da primeni rešenje koje može da podrži njegov tim uz očuvanje bezbednosti.

Ođi kaže da su pronašli upravo to: „postojanje zatvorenog sistema koji se ne obučava na našim podacima bilo je od ključne važnosti. Prelazak na paket Perplexity Enterprise bio je neophodan za to, posebno primena SSO i SCIM standarda radi lakšeg upravljanja bezbednošću. To pruža olakšanje različitim timovima sa različitim nivoima poverljivosti – Perplexity je u stanju da izola osetljive datoteke koje nisu dostupne svim timovima.“