Како Perplexity Computer ослобађа продуктивне тимове компаније Rho састанака да би се фокусирали на квалитет производа

Проблем

Како одржати међуфункционални тим на истој страни

Rho-ова платформа за пословно банкарство омогућава компанијама да управљају својим финансијама како би могле ефикасно да се развијају. Али како се сопствено пословање компаније Rho ширило, наишли су на одређене потешкоће у развоју. Када је међуфункционални тим за развој производа почео да гради нови модул за фактурисање, што је био сложен вишеміјесечни пројекат, схватили су да се муче да донесу информисане одлуке и да држе све укљученима у ток дешавања.

Софтверски инжењери Октавијан Јуркјевич (Oktawian Jurkiewicz) и Конрад Кеска (Konrad Keska) већ су знали основни проблем. Информације о пројекту биле су разбацане по бројним различитим алатима, укључујући Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs и снимљене састанке. Ажурирања и промјене биљежене у једном алату нису увијек биле приказане у другима. Нико није имао времена за мукотрпан посао прикупљања и документовања свих најновијих одлука. „Требала нам је транспарентност“, каже Конрад Кеска, софтверски инжењер на пројекту, „не само за људе у тиму, већ и за менаџере и друге у компанији“.

Тим је такође морао да помогне нетехничким људима да разумију технички утицај промјена у дизајну. „Када је тим за дизајн направио промјене у алату Figma“, каже Октавијан Јуркјевич, још један софтверски инжењер на пројекту, „требао нам је начин да одмах откључамо све техничке блокаде“.

Рјешење

Поједностављивање и побољшање групне комуникације

Након што су сазнали како Computer повезује алате које Rho користи свакодневно и може да извршава задатке на основу контекста компаније, одлучили су да га испробају.

Октавијан је био посебно заинтересован за способност алата Computer да ради на задацима у облаку асинхrono. „Не морате чак ни да имате укључен свој рачунар да би он нешто урадио за вас“, каже он. То значи да може да ради изван радног времена, завршавајући задатке преко ноћи и испоручујући резултате одмах сјутрадан ујутру.

Креирање дневног прегледа у алату Slack уз помоћ алата Computer

Computer је поједноставио процес развоја производа у компанији Rho. Октавијан и Конрад су креирали стални ток рада у алату Computer који је дизајниран да држи тим у синхронизацији са најновијим промјенама из дизајна, инжењеринга, управљања производима и осигурања квалитета (QA).

Сваке ноћи, Computer чита све помињања производа за фактурисање у алатима Slack, Notion, Jira, Figma и Google Docs како би идентификовао недоследности, промјене, коментаре и ажурирања. Затим производи дневни преглед за Slack који тим упоређује са насловном страном новина, спремном када се чланови тима пријаве сјутрадан. „Он прикупља све промјене које су се десиле претходног дана, као и листу предложених недостајућих задатака“, каже Конрад. „Дакле, ако нешто пропустимо, Computer то истиче.“ Сви у тиму сада прегледају вијести у алату Slack у своје вријеме и могу да ћаскају са колегама о питањима или забринутостима у истом Slack каналу. Комуникација је централизована умјесто да буде распршена по различитим каналима.

Процјена техничког утицаја промјена у дизајну

Computer такође помаже да се пооштри петља повратних информација између инжењера и дизајнера. Сада, кад год дизајнери направе промјену дизајна у алату Figma, Computer то ухвати, процјењује вјероватан утицај из техничке перспективе и шаље поруку у Slack заједничком каналу. „То је знатно поједноставило сарадњу са тимом за дизајн“, каже Октавијан, „помажући нам да разумијемо једни друге, шта је технички изводљиво, а шта захтијева значајан труд од техничког тима“.

Октавијан каже да је посебно корисно то што Computer гради меморију на пројекту у ходу, помажући тиму да заврши задатке. „Нисмо то дефинисали“, каже он. „Computer је открио које тачке података треба да чува из сваког извора“.

Резултат

Побољшана ефикасност и квалитет производа

Дневни преглед у алату Slack који пружа Computer постао је нека врста аутоматизованог менаџера пројеката за тим за развој производа. Скратили су вријеме састанака за 90%, смањујући недељне синхронизације са 2,5 сати на само 15 минута без губљења усклађености. Конрад и Октавијан процјењују да је, са просјечно пет људи на позиву сваког дана, Computer уштедио 120 сати током пројекта од 12 недеља. „То су додатне три недеље времена које можемо да уложимо у друге ствари“, каже Октавијан. Тим каже да су у стању да посвете више времена чињеници да нови производ постане још јачи.

Отказивање тог дневног састанка такође је дало тиму више фокусираног времена за рад и побољшало транспарентност пројекта за све чинећи најновији статус јаснијим и приступачнијим.

Поред тога, Computer је помогао да се осигура квалитет производа откривањем неких проблема у документима са захтјевима за производ. „Без аутоматизације алата Computer која истиче недоследности, можда бисмо морали нешто касније да уклонимо или да поправимо настали буг“, каже Конрад.

Computer је радио тако добро за Rho да компанија планира да га натера да скенира и извештава о још више апликација. „Жељели бисмо да проширимо домет алата Computer тако да укључи још више наших алата, попут пратилаца проблема и других система за праћење као што су Log Rocket, Sentry и Incident.io“, каже Конрад.

Савјети за побољшање токова рада на развоју производа

Савјет 1 – Прво повежите своје кључне алате Почните са своја три најважнија алата, попут алата Figma за дизајн, Notion за захтјеве и Jira за задатке. Затражите од алата Computer да их све прати за недоследности и промјене. Како Computer почне да ради за вас, можете додатно подесити упите и додати још алата у његов обим.

Савјет 2 – Пошаљите дневни резиме у Slack Подесите Computer да објављује дневни резиме у заједничком Slack каналу који обухвата све што се промијенило у вашим апликацијама пројекта претходног дана: коментаре, промјене дизајна, ажурирања задатака итд. Редовно ажурирање може смањити број састанака, пружајући свима асинхрону транспарентност без напуштања Slack-а.

Савјет 3 – Користите оцене утицаја за међуфункционални рад Затражите од алата Computer да оцјени техничке посљедице одлука о дизајну прије него што буду коначно донесете. То може помоћи инжењерима да остану у току са промјенама и рано отворе проблеме, а помоћи дизајнерима да разумију техничку сложеност онога што може изгледати као једноставан захтјев.