Ako Perplexity Computer oslobodzuje produktové tímy spoločnosti Rho od stretnutí, aby sa mohli sústrediť na kvalitu produktu

Problém

Ako udržať tím zložený z rôznych oddelení na rovnakej vlnovej dĺžke

Biznisová banková platforma spoločnosti Rho umožňuje firmám spravovať financie tak, aby mohli efektívne rásť. Keď však vlastné biznis aktivity spoločnosti Rho expandovali, prinieslo to určité počiatočné ťažkosti. Keď cross-functional produktový vývojový tím začal vytvárať nový modul na fakturáciu – komplexný viacmesačný projekt –, zistil, že má problém robiť informované rozhodnutia a udržiavať všetkých v obraze.

Softvéroví inžinieri Oktawian Jurkiewicz a Konrad Keska už hlavný problém poznali. Informácie o projekte boli roztrúsené v rôznych nástrojoch vrátane Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs a v záznamoch zo stretnutí. Aktuálne informácie a zmeny zaznamenané v jednom nástroji sa nie vždy prejavili v ostatných. Nikto nemal čas na prácne zhromažďovanie a dokumentovanie všetkých najnovších rozhodnutí. „Potrebovali sme transparentnosť,“ hovorí Konrad Keska, softvérový inžinier na projekte, „nielen pre ľudí v tíme, ale aj pre manažérov a ďalších ľudí v spoločnosti.“

Tím tiež potreboval pomôcť netechnickým ľuďom pochopiť technický dopad zmien dizajnu. „Keď dizajnérsky tím vykonal zmeny vo Fiqme,“ hovorí Oktawian Jurkiewicz, ďalší softvérový inžinier projektu, „potrebovali sme spôsob, ako okamžite odhaliť akékoľvek technické prekážky.“

Riešenie

Zefektívnenie a zlepšenie komunikácie v skupine

Keď sa dozvedeli o tom, ako Computer dokáže prepojiť nástroje, ktoré Rho používa každý deň, a plniť úlohy na základe kontextu spoločnosti, rozhodli sa ho vyskúšať.

Oktawian mal obzvlášť záujem o schopnosť nástroja Computer pracovať na úlohách v cloude asynchrónne. „Nemusíte mať ani zapnutý počítač, aby niečo urobil za vás,“ hovorí. To znamená, že môže pracovať mimo pracovnej doby, dokončiť úlohy cez noc a doručiť výsledky hneď ráno nasledujúci deň.

Vytvorenie denného prehľadu v aplikácii Slack pomocou nástroja Computer

Computer zefektívnil proces vývoja produktov v spoločnosti Rho. Oktawian a Konrad vytvorili v nástroji Computer prebiehajúci pracovný postup, ktorý má udržiavať tím zosynchronizovaný s najnovšími zmenami z oblasti dizajnu, inžinierstva, produktového manažmentu a zabezpečenia kvality (QA).

Každú noc Computer prečíta všetky zmienky o fakturačnom produkte v aplikáciách Slack, Notion, Jira, Figma a Google Docs, aby identifikoval nezrovnalosti, zmeny, komentáre a aktualizácie. Potom vytvorí denný prehľad v aplikácii Slack, ktorý tím prirovnáva k titulnej strane novín a ktorý je pripravený, keď sa členovia tímu na druhý deň prihlásia. „Zhromažďuje všetky zmeny, ktoré sa udiali predchádzajúci deň, ako aj zoznam navrhovaných chýbajúcich úloh,“ hovorí Konrad. „Takže ak niečo vynecháme, Computer na to upozorní.“ Každý v tíme si teraz prezerá správy v aplikácii Slack vo svojom vlastnom čase a môže chatovať s kolegami o otázkach alebo obavách v rovnakom kanáli aplikácie Slack. Komunikácia je centralizovaná namiesto toho, aby bola rozptýlená v rôznych kanáloch.

Posúdenie technického dopadu zmien dizajnu

Computer tiež pomáha sprísniť spätnú väzbu medzi inžiniermi a dizajnérmi. Keď dizajnéri urobia zmenu dizajnu vo Fiqme, Computer ju zachytí, zmeria pravdepodobný účinok z technickej perspektívy a odošle správu v aplikácii Slack do zdieľaného kanála. „Veľmi to zjednodušilo spoluprácu s dizajnérskym tímom,“ hovorí Oktawian, „čo nám pomáha navzájom sa chápať, čo je technicky realizovateľné a čo si vyžaduje značné úsilie od technického tímu.“

Oktawian hovorí, že obzvlášť užitočné je to, ako si Computer buduje pamäť na projekte za chodu a pomáha tímu plniť úlohy. „Nedefinovali sme to,“ hovorí. „Computer prišiel na to, ktoré dátové body by mal ukladať z každého zdroja.“

Výsledok

Zlepšená efektivita a kvalita produktu

Denný prehľad v aplikácii Slack od nástroja Computer sa stal akýmśi automatizovaným projektovým manažérom pre tím vývoja produktov. Skrátili čas stretnutí o 90 %, čím znížili týždenné synchronizácie z 2,5 hodiny na pouhých 15 minút bez straty zladenia. Konrad a Oktawian odhadujú, že pri priemere piatich ľudí na hovore každý deň ušetril Computer 120 hodín počas 12-týždňového projektu. „To sú ďalšie tri týždne času, ktoré môžeme investovať do iných vecí,“ hovorí Oktawian. Tím hovorí, že dokáže venovať viac času tomu, aby bol nový produkt ešte silnejší.

Zrušenie tohto denného stretnutia tiež poskytlo tímu viac sústredeného času na prácu a zlepšilo transparentnosť projektu pre každého tým, že najnovší stav je jasnejší a prístupnejší.

Navyše, Computer pomohol zabezpečiť kvalitu produktu odhalením niektorých problémov v dokumentoch s požiadavkami na produkt. „Bez toho, aby automatizácia nástroja Computer zvýraznila nezrovnalosti, by sme možno museli niečo neskôr vynechať alebo opraviť výslednú chybu,“ hovorí Konrad.

Computer funguje pre spoločnosť Rho tak dobre, že plánuje nechať ho skenovať a podávať správy o ešte väčšom počte aplikácií. „Radi by sme rozšírili záber nástroja Computer tak, aby zahŕňal ešte viac našich nástrojov, ako sú sledovače problémov a iné monitorovacie systémy, ako sú Log Rocket, Sentry a Incident.io,“ hovorí Konrad.

Tipy na zlepšenie pracovných postupov vývoja produktov

Tip 1 – Najprv prepojte svoje kľúčové nástroje Začnite s tromi najdôležitejšími nástrojmi, ako je Figma pre dizajn, Notion pre požiadavky a Jira pre úlohy. Požiadajte Computer, aby ich všetky monitoroval kvôli nezrovnalostiam a zmenám. Keď Computer začne pracovať pre vás, môžete doladiť svoje dotazy a pridať do jeho rozsahu ďalšie nástroje.

Tip 2 – Odošlite denný súhrn do aplikácie Slack Nastavte Computer tak, aby uverejňoval denný súhrn v zdieľanom kanáli aplikácie Slack, ktorý zachytáva všetko, čo sa v predchádzajúcom dni zmenilo v aplikáciách vášho projektu: komentáre, zmeny dizajnu, aktualizácie úloh atď. Pravidelná aktualizácia môže obmedziť stretnutia a poskytnúť každému asynchrónnu transparentnosť bez opustenia aplikácie Slack.

Tip 3 – Používajte hodnotenia dopadu pre prácu naprieč oddeleniami Požiadajte Computer, aby ohodnotil technické dôsledky rozhodnutí o dizajne predtým, ako budú dokončené. Môže to pomôcť inžinierom udržať si prehľad o zmenách a včas odhaliť problémy a pomôcť dizajnérom pochopiť technickú zložitosť toho, čo sa môže zdať ako jednoduchá požiadavka.