Ako Montana DNRC šetrí 125+ hodín práce zamestnancov týždenne s Perplexity Enterprise

Problém

Zvýšenie kapacity štíhlej vládnej agentúry s obmedzeným rozpočtom

Chris Powell, CIO v agentúre Montana DNRC, vedie 28-členný IT tím, ktorý podporuje túto rôznorodú agentúru s viac ako 20 pobočkami v teréne. Taktiež vytvárajú vlastné softvérové aplikácie a automatizácie na zefektívnenie každodenných úloh.

Dosiahnuť to všetko je však jednoduchšie povedať ako urobiť. Najväčšími obmedzeniami zdrojov vo verejnej správe sú vždy čas a peniaze. Podľa Chrisovho názoru: „Všetko, čo automatizuje prácu tak, aby sa existujúci zamestnanci mohli pohybovať rýchlejšie a produkovať kvalitnejšiu prácu, si zaslúži veľké investície.“

Chris vedel, že umelá inteligencia môže jeho tímu pomôcť automatizovať kľúčové úlohy, ako je analýza údajov, ale cesta k zavádzaniu nových riešení do vládnych agentúr často čelí trom prekážkam:

1. Poskytovanie presných informácií

„Ľudia sa občas dostanú do problémov, ak berú výstupy umelej inteligencie za pravdivé bez akejkoľvek overenia,“ hovorí. „Sme povinní poskytovať včasné a presné informácie, aby sme upevnili dôveru verejnosti v agentúru.“

2. Podpora tímu, nie eliminácia pozícií

Chris taktiež hovorí, že nechcel použiť umelú inteligenciu na nahradenie členov tímu. Namiesto toho sa zameral na to, aby umožnil každému vo svojom tíme robiť to, na čo sú jedinečne vhodní, a zautomatizoval rušivú rutinnú prácu. Vezmime si projektovú kanceláriu Montana DNRC: Chrisovo ideálne riešenie by v priebehu niekoľkých minút – nie hodín alebo dní – syntetizovalo rozsiahle interné údaje a poskytlo kontext pre prijímanie projektov.

3. Zmena existujúcich návykov a pracovných postupov

Práca s umelou inteligenciou si vyžaduje nové spôsoby uvažovania, vysvetľuje Chris. Nástroje umelej inteligencie môžu prácu uľahčiť, ale ľudia sa musia naučiť zadávať pokyny modelu a nemôžu automaticky dôverovať jeho odpovediam. Najväčšou výhodou namáhavej výskumnej cesty bolo, že ste mali lepšie pochopenie presnosti svojich zistení.

Táto istota však stála hodiny vyčerpávajúceho výskumu. Umelá inteligencia by mohla získať tie isté odpovede rýchlejšie, ale tím by musel pridať do svojich procesov ďalší krok na overenie zistení. Na vyriešenie týchto výziev potrebná štátna agentúra Montana DNRC, aby jej riešenie umelej inteligencie bolo:

• Spoľahlivé: Na podporu presného výskumu potrebovali riešenie umelej inteligencie, ktoré prináša citované výsledky – bez halucinácií bežných v iných modeloch umelej inteligencie.
• Prístupné: Chris chcel používateľské rozhranie, ktoré by mohol ľahko používať každý. „Muselo preukázať hodnotu hneď od začiatku,“ hovorí, najmä preto, že dúfal, že ho implementuje aj mimo svojho tímu.
• Cenovo dostupné: Ako vládna agentúra potrebuje Montana DNRC, aby riešenie presne zapadlo do jej napätého rozpočtu.

Potom si Chris vyskúšal bezplatnú verziu Perplexity na osobné použitie a zistil, že je to presne ten doplnok pre pracovný postup, aký v práci hľadal. Keď videl, že existuje podniková verzia, bol nadšený, že sa o ňu môže podeliť so svojím tímom.

Riešenie

Používanie Perplexity Enterprise Pro na zefektívnenie znalostnej práce naprieč viacerými tímami

Zacvičenie IT tímu Montana DNRC v používaní nástroja Perplexity Enterprise Pro bol „nízkonákladový a nízkorizikový spôsob, ako sa zoznámiť s umelou inteligenciou“. Odtiaľ tím zaznamenal tri hlavné výhody:

Výhoda č. 1: Nižšia aktivačná energia pre väčšiu úsporu času

Perplexity Enterprise Pro eliminuje stres zo „syndrómu prázdnej strany“. Začiatok býva najťažšou časťou každej úlohy, ale Perplexity tento krok urýchľuje rýchlym vytváraním osnov projektových návrhov a hrubých náčrtov kľúčových dokumentov. Tím DNRC používa Perplexity AI na:

• Rýchle písanie pracovných ponúk: Písanie popisu práce má veľký význam, pretože kvalifikovaní uchádzači okamžite odídu, ak nebude dostatočne presvedčivý. Vytvorenie jednej ponuky predtým trvalo hodiny, kým bola správna. S Perplexity Enterprise Pro má teraz DNRC použiteľný prvý návrh za necelú minútu.
• Extrakciu a zhrnutie zložitých dokumentov. V oblasti správy prírodných zdrojov sa nachádza množstvo vedeckých výskumov a údajov. Montana DNRC potrebuje rýchlo spracovať a syntetizovať veľké množstvo údajov. Schopnosť Perplexity presne zhrnúť dlhé texty skráti čas potrebný na preskúmanie výskumu a konverziu týchto informácií na použiteľné poznatky.
• Urýchlenie generovania kódu: Úprava existujúcich softvérových aplikácií nie je vždy intuitívna, ale Perplexity pomáha vývojárom písať kód rýchlejšie tým, že im vygeneruje prvý návrh. Môžu sa tiež učiť za chodu tým, že sa opýtajú Perplexity, čo robia určité bloky kódu.

Okrem toho umelá inteligencia naďalej šetrí DNRC čas vďaka navrhovaným následným otázkam. Pre nových používateľov model strojového učenia Perplexity efektívne učí, ako interagovať s umelou inteligenciou, a zabezpečuje, že nikdy nestácajú čas vymýšľaním toho, čo povedať nabudúce.

Výhoda č. 2: Efektívnejšie pracovné postupy

S Perplexity Enterprise Pro má Montana DNRC pomocnú ruku, ktorá v každom kroku automatizuje náročnú rutinnú prácu. Namiesto namáhavého hĺbkového výskumu alebo samoučenia zložitého kódu majú k dispozícii výkonného virtuálneho asistenta, ktorý rieši opakujúce sa úlohy nižšej úrovne.

Napríklad Montana DNRC zamestnáva len niekoľkých vývojárov. S pomocou Perplexity sa do písania kódu môže zapojiť každý v IT tíme, kto je odborníkom na geografické informačné systémy (GIS) alebo sa učí Python. Hoci nie sú vývojármi, môžu povedať Perplexity presne to, čo chcú, aby skript urobil, a potom otestovať chyby v bezpečnom prostredí.

Tento zásah umelej inteligencie nielenže výrazne znižuje pracovnú záťaž IT tímu, ale skracuje aj čakacie doby pre každého v tíme. Chris hovorí: „Zrazu naši ľudia, ktorí nie sú až takí skúsení v písaní kódu, nečakajú v radoch na napísanie svojho skriptu. Namiesto toho môžeme urobiť revíziu kódu a otestovať výstup. Vo väčšine prípadov sú potrebné len menšie úpravy a aplikácia môže byť okamžite uvoľnená na použitie.“

Táto systémová oprava je obzvlášť dôležitá vo vládnej agentúre, akou je Montana DNRC, ktorá používa rôzny starší softvér, vrátane niektorých systémov zazmluvnených pred desiatkami rokov s dodávateľmi, ktorí už neexistujú. Napríklad úprava čo i zlomku tajomného zvyšného bloku kódu z tej doby si predtým vyžadovala rozsiahly výskum a programovanie, ale teraz Perplexity poskytuje informácie potrebné na dokončenie týchto úloh kódovania len na pár kliknutí.

Výhoda č. 3: Zefektívnenie overovania faktov s citáciami

Montana DNRC taktiež využíva Perplexity Enterprise Pro na výskum nových prístupov k zlepšovaniu procesov a politík. Keďže umelá inteligencia poskytuje iba informácie s presnými citáciami, DNRC má istotu pri overovaní faktov. Ešte lepšie je, že Perplexity AI navrhuje súvisiace otázky, ktoré podporujú hlbší výskum.

Každý v tíme Montana DNRC sa môže vydať na hĺbkový výskum a znalostnú prácu s Perplexity ako sprievodcom, čo pomáha ich skromnému tímu dosahovať výsledky nad očakávania.

Výsledok

Úspora 125+ hodín každý týždeň

Perplexity Enterprise Pro šetrí zamestnancom Montana DNRC viac ako 5 hodín práce každý týždeň zefektívnením pracovných postupov pre „náročnú prácu s vysokou frekvenciou interakcií“, ako je písanie osnov projektových návrhov. Chris hovorí, že to prináša obrovskú návratnosť investícií (ROI) len v rámci jeho tímu.

„Perplexity vás dostane od ničoho k niečomu do 35 sekúnd,“ hovorí. Očakáva, že táto úspora času sa bude aj naďalej násobiť. „Čím viac prípadov použitia nájdeme, tým viac času ušetríme.“

A popularita Perplexity sa šíri do ďalších agentúr štátnej správy v Montane. Chris hovorí, že prijatie je jasnou voľbou vzhľadom na rozumné ceny Perplexity a schopnosť uvoľniť toľko hodín práce zamestnancov týždenne. „Je to prístupný vstupný bod do každého projektu a odrazový mostík k novej technológii, ktorú sme potrebovali,“ hovorí.