Как DNRC штата Монтана экономит 125+ часов работы в неделю с помощью Perplexity Enterprise

Проблема

Увеличение пропускной способности небольшого государственного агентства при ограниченном бюджете

Крис Пауэлл, ИТ-директор в DNRC штата Монтана, возглавляет команду из 28 ИТ-специалистов, которые поддерживают деятельность агентства, имеющего более 20 филиалов. Они также разрабатывают специализированное программное обеспечение и средства автоматизации для оптимизации повседневных задач.

Воплотить это в жизнь сложнее, чем сказать. Основными ресурсными ограничениями в государственном секторе всегда являются время и деньги. Поэтому, по мнению Криса, «всё, что автоматизирует работу, позволяя существующим сотрудникам действовать быстрее и выполнять работу более высокого качества, заслуживает значительных инвестиций».

Крис знал, что ИИ может помочь его команде автоматизировать критически важные задачи, такие как анализ данных, но путь к внедрению новых решений в государственных агентствах часто сталкивается с тремя препятствиями:

1. Предоставление достоверной информации

«Иногда люди попадают в неприятности, если принимают результат работы ИИ за истину без какой-либо проверки», — говорит он. — «Мы обязаны предоставлять своевременную и точную информацию для поддержания доверия общественности к агентству».

2. Расширение возможностей команды, а не сокращение должностей

Крис также говорит, что не хотел использовать ИИ для замены членов команды. Вместо этого он стремился расширить возможности каждого сотрудника, чтобы они могли выполнять ту работу, для которой они уникально подходят, и автоматизировать рутинные обязанности. Возьмем офис управления проектами DNRC штата Монтана: идеальное решение Криса позволило бы синтезировать большие объемы внутренних данных и предоставить контекст для приема проектов за минуты, а не за часы или дни.

3. Изменение существующих привычек и рабочих процессов

Работа с ИИ требует новых способов мышления, объясняет Крис. Инструменты ИИ могут облегчить работу, но люди должны научиться правильно формулировать запросы (промпты) для модели, и они не могут автоматически доверять её ответам. Самым большим преимуществом кропотливого исследовательского процесса было то, что вы глубже понимали точность полученных результатов.

Однако эта уверенность требовала часов изнурительных исследований. ИИ мог бы получить те же ответы быстрее, но команде потребовалось бы добавить еще один шаг в свои процессы для проверки выводов. Для решения этих задач DNRC штата Монтана требовалось, чтобы их ИИ-решение было:

• Надежным: для поддержки точных исследований им требовалось ИИ-решение, которое предоставляет результаты со ссылками на источники — без галлюцинаций, характерных для других моделей ИИ.
• Доступным: Крис хотел иметь пользовательский интерфейс, которым каждый мог бы легко пользоваться. «Он должен был продемонстрировать свою ценность с самого начала», — говорит он, тем более что он надеялся внедрить его за пределами своей команды.
• Экономичным: как государственное агентство, DNRC штата Монтана нуждалось в решении, которое идеально вписывалось бы в их ограниченный бюджет.

Затем Крис опробовал бесплатную версию Perplexity для личного использования и понял, что это именно тот инструмент для оптимизации рабочего процесса, который он искал для работы. Когда он увидел, что существует версия Enterprise, он был рад поделиться ею со своей командой.

Решение

Использование Perplexity Enterprise Pro для оптимизации интеллектуальной работы в различных командах

Внедрение Perplexity Enterprise Pro в ИТ-команде DNRC штата Монтана стало «недорогим и низкорисковым способом начать знакомство с ИИ». С этого момента команда увидела три основных преимущества:

Преимущество № 1: Снижение затрат энергии для экономии времени

Perplexity Enterprise Pro устраняет стресс «синдрома чистого листа». Обычно начало работы — самая сложная часть любой задачи, но Perplexity ускоряет этот шаг, быстро генерируя планы проектных предложений и черновые варианты ключевых документов. Команда DNRC использует Perplexity AI для того, чтобы:

• Быстро писать объявления о вакансиях: составление описания вакансии — ответственное дело, так как квалифицированные кандидаты сразу уйдут, если оно будет недостаточно убедительным. Раньше написание одного объявления занимало часы. С Perplexity Enterprise Pro у DNRC теперь есть рабочий черновик менее чем за минуту.
• Извлекать суть и резюмировать сложные документы. В сфере управления природными ресурсами существует множество научных исследований и данных. DNRC штата Монтана необходимо быстро обрабатывать и синтезировать большие объемы данных. Способность Perplexity точно резюмировать длинные тексты сократит время, затрачиваемое на анализ исследований, и поможет быстрее преобразовывать эту информацию в практические выводы.
• Ускорять написание кода: изменение существующего программного обеспечения не всегда интуитивно понятно, но Perplexity помогает разработчикам быстрее писать код, генерируя первый вариант. Они также могут обучаться в процессе, спрашивая у Perplexity, для чего предназначены те или иные блоки кода.

Помимо этого, ИИ продолжает экономить время DNRC благодаря предложениям последующих вопросов. Для новых пользователей модель машинного обучения Perplexity эффективно учит их взаимодействовать с ИИ и гарантирует, что они не тратят время на раздумья о том, что спросить дальше.

Преимущество № 2: Более эффективные рабочие процессы

С помощью Perplexity Enterprise Pro у DNRC штата Монтана появился помощник, который автоматизирует утомительную рутинную работу на каждом этапе. Вместо того чтобы пробиваться сквозь глубокие исследования или самостоятельно изучать сложный код, у них теперь есть мощный виртуальный ассистент, выполняющий повторяющиеся задачи низкого уровня.

Например, в DNRC штата Монтана работает всего пара разработчиков. С помощью Perplexity любой член ИТ-команды, который является экспертом в ГИС или изучает Python, может внести свой вклад в написание кода. Даже не будучи разработчиками, они могут объяснить Perplexity, что именно должен делать скрипт, а затем протестировать его на ошибки в безопасной среде.

Это системное решение не только значительно облегчает нагрузку на ИТ-команду, но и сокращает время ожидания для всех в команде. Крис говорит: «Внезапно наши сотрудники, не имеющие большого опыта в написании кода, перестали стоять в очередях на выполнение скриптов. Вместо этого мы можем провести проверку кода и протестировать результат. В большинстве случаев требуются лишь незначительные правки, и приложение можно сразу выпускать в эксплуатацию».

Это системное исправление особенно важно для такого государственного агентства, как DNRC штата Монтана, которое использует множество старого программного обеспечения, включая некоторые системы, созданные десятилетия назад подрядчиками, которых уже не существует. Например, корректировка даже одного загадочного, оставшегося с тех времен блока кода раньше требовала масштабных исследований и программирования, а теперь Perplexity предоставляет информацию, необходимую для решения этих задач по написанию кода всего за несколько кликов.

Преимущество № 3: Упрощенная проверка фактов с использованием ссылок

DNRC штата Монтана также использует Perplexity Enterprise Pro для поиска новых подходов к улучшению процессов и политик. Поскольку ИИ предоставляет информацию только с точными ссылками на источники, DNRC обрело уверенность в достоверности данных. Более того, Perplexity AI предлагает похожие вопросы, которые поощряют более глубокое исследование.

Любой сотрудник команды DNRC штата Монтана может приступить к глубокому исследованию и интеллектуальной работе, используя Perplexity в качестве проводника, что помогает их небольшой команде добиваться результатов, значительно превышающих ожидаемые.

Результат

Экономия более 125 часов каждую неделю

Perplexity Enterprise Pro экономит сотрудникам DNRC штата Монтана свыше 5 часов работы каждую неделю за счет оптимизации рабочих процессов для «сложных и трудоемких задач», таких как написание планов проектных предложений. Крис говорит, что это обеспечивает значительный ROI даже в рамках одной его команды.

«Perplexity позволяет перейти от нуля к результату в течение 35 секунд», — говорит он. Он ожидает, что экономия времени будет только расти. «Чем больше сценариев использования мы находим, тем больше времени мы экономим».

Популярность Perplexity распространяется и на другие агентства правительства штата Монтана. Крис говорит, что решение о внедрении было очевидным, учитывая разумные тарифы Perplexity и возможность освободить так много часов оплачиваемой работы каждую неделю. «Это доступная отправная точка для любого проекта и трамплин к новым технологиям, которые нам были нужны», — говорит он.