Как использовать ИИ в малом бизнесе

В этой статье разбирается, как владельцы малого бизнеса могут получить максимальную пользу от ИИ без траты времени. Она включает готовые к использованию промпты, а также быстрые структуры для запуска пилотного проекта по внедрению ИИ, расчета целесообразности автоматизации проектов и принятия решений о том, когда использовать ИИ или нанять сотрудника.

Для чего малый бизнес может использовать ИИ

В разделах ниже рассматриваются наиболее трудоемкие функции малого бизнеса. В каждом из них указано, с чем именно помогает ИИ, приведен пример запроса, а также описано, в каких случаях человеку все еще необходимо вмешаться.

Поддержка клиентов

Папки входящих запросов службы поддержки забиты повторяющимися, чувствительными ко времени запросами, что делает эту область одной из самых простых для старта.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• Подготавливать проекты ответов на рутинные вопросы
• Суммировать историю взаимодействия с клиентами
• Классифицировать и направлять входящие запросы
• Искать релевантную информацию в базе знаний
• Выявлять сообщения, требующие срочного внимания человека

Попробуйте этот запрос:

Изучите письма службы поддержки клиентов и приложенные разделы часто задаваемых вопросов (FAQ). Сгруппируйте обращения по повторяющимся темам, выделите вопросы, на которые нет ответов в FAQ, и создайте электронную таблицу с указанием имени клиента, проблемы, степени срочности и рекомендуемых дальнейших действий. Подготовьте варианты ответов на рутинные вопросы, но ничего не отправляйте и не принимайте решения о возврате средств. Помечайте жалобы, исключения из правил и юридические угрозы для проверки человеком.

Не используйте ИИ для:

• Разрешения споров
• Принятия решений о возврате средств или компенсации без авторизации
• Ответов на эмоционально чувствительные жалобы без проверки
• Замены четкого маршрута связи с представителем-человеком

Маркетинг

Маркетинг обычно является первой сферой, в которой малый бизнес обращается к ИИ. Однако в нем гораздо больше возможностей, чем просто создание текстов для электронной почты.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• Написать первый проект веб-страницы или целевой страницы на основе простого описания бизнеса
• Спланировать, какие страницы необходимы веб-сайту, например, отдельные страницы для каждой услуги, продукта или локации
• Выявить пробелы на веб-сайте: недостающие детали, устаревшие страницы или темы, о которых спрашивают клиенты, но которые нигде не освещены
• Превратить распространенные вопросы клиентов в список записей блога или страниц, которые стоит написать, с приоритетом по степени важности для бизнеса
• Составить отчет о работе веб-сайта, например, какие страницы получают трафик и насколько легко люди могут найти бизнес в поисковой системе

Попробуйте этот запрос:

"Изучите эту информацию о бизнесе, существующий веб-сайт и список услуг. Исследуйте наиболее важные вопросы клиентов и конкурирующие страницы по теме '[тема или услуга]'. Создайте рекомендуемую структуру сайта с заголовками страниц, целевым намерением, основными и вспомогательными темами, призывами к действию и предложениями по внутренней перелинковке. Затем подготовьте проект главной страницы и одной страницы услуг, используя утвержденные рекомендации по бренду. Помечайте каждое утверждение, требующее подтверждения, и не публикуйте изменения."

Не используйте ИИ для:

• Создания дифференцированного голоса бренда с нуля
• Замены исследований клиентов или стратегического позиционирования
• Публикации без проверки фактов и редакционного контроля
• Создания больших объемов общего контента исключительно ради поискового трафика

Планирование и администрирование

Календари, почтовые ящики и заметки о встречах отнимают часы времени, которые не отражаются ни в одном счете, что делает административную работу отличным сценарием применения ИИ.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• Суммировать встречи и извлекать пункты для действий
• Готовить проекты последующих писем (follow-up)
• Организовывать документы и формы
• Выявлять конфликты в календаре и пробелы в расписании
• Классифицировать входящие запросы
• Связывать запросы клиентов с внутренними задачами

Попробуйте этот запрос:

"Изучите календарь на текущую неделю, заметки по проектам и открытые цепочки писем (треды). Создайте приоритетный список обязательств, просроченных действий, конфликтов в расписании и оставшихся без ответа вопросов. Подготовьте одностраничный еженедельный операционный отчет со ссылками на соответствующие исходные документы. Подготовьте, но не отправляйте последующие письма для трех наиболее срочных вопросов."

Не используйте ИИ для:

• Принятия приоритетных решений без бизнес-контекста
• Взятия на себя обязательств по срокам или ценам от имени бизнеса без одобрения
• Обработки конфиденциальной информации сотрудников или клиентов в неподходящем инструменте
• Восприятия сводной записи встречи как полной или точной

Финансы и бухгалтерский учет

Бухгалтерские задачи носят повторяющийся характер и основаны на правилах, что как раз представляет собой ту работу, с которой ИИ справляется хорошо при условии проверки результатов бухгалтером.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• Категоризировать транзакции для проверки
• Выявлять перерасход средств
• Помечать необычные расходы или дублирующие записи
• Суммировать шаблоны движения денежных средств
• Извлекать данные из квитанций и счетов
• Сравнивать продажи или расходы по периодам
• Подготавливать вопросы для бухгалтера или финансового советника

Попробуйте этот запрос:

"Проанализируйте приложенный экспорт транзакций за последние шесть месяцев. Пометьте необычные изменения, возможные дубликаты транзакций, отсутствующие категории и расходы, требующие проверки бухгалтером. Создайте электронную таблицу с помеченными элементами и краткой сводкой основных закономерностей. Не давайте налоговых рекомендаций, не перекатегоризируйте транзакции автоматически и не отправляйте отчет внешним адресатам."

Не используйте ИИ для:

• Подачи налоговых деклараций
• Принятия окончательных бухгалтерских решений
• Принятия решений о том, может ли бизнес позволить себе крупные расходы
• Предоставления юридических, налоговых или финансовых консультаций без квалифицированной проверки

Продажи

Лиды могут быстро остывать, и ИИ хорошо справляется с обнаружением тех из них, на преследование которых у занятого владельца нет времени.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• Замечать лиды, с которыми вы давно не связывались
• Суммировать звонок по продажам, чтобы вам не пришлось прослушивать его заново
• Составлять персонализированное последующее письмо для каждого лида вместо шаблонного
• Выявлять причины, которые потенциальные клиенты постоянно называют в качестве отказа от покупки, чтобы вы могли напрямую работать с ними
• Помечать сделки, которые застряли и нуждаются в продвижении
• Превращать ваши заметки в черновой вариант коммерческого предложения

Попробуйте этот запрос:

"Изучите приложенные заметки по продажам и выявите возможности, по которым не было контактов в течение последних 14 дней. Исследуйте каждую компанию с использованием актуальных публичных источников и составьте справку по учетной записи с указанием ее бизнес-приоритетов, соответствующих событий, вероятных болевых точек и ссылок на подтверждения. Подготовьте проект персонализированного последующего письма для каждой возможности, используя только проверенную информацию. Не отправляйте письма и не делайте заявлений относительно бюджета, полномочий или намерений покупки."

Не используйте ИИ для:

• Согласования цен или условий контракта без авторизации
• Давания обещаний относительно поставки или возможностей продукта
• Самостоятельного закрытия сложных сделок
• Замены выстраивания отношений в консультативных продажах

Найм и адаптация (онбординг)

Документы по найму и материалы для онбординга большую часть времени следуют шаблону, что оставляет простор для ИИ для создания первого варианта.

Инструменты ИИ могут помочь вам:

• Составлять описания вакансий
• Создавать шаблоны вопросов для собеседований
• Превращать существующие правила в черновые материалы для онбординга
• Суммировать учебный контент
• Создавать контрольные списки (чеклисты) для конкретных ролей

Попробуйте этот запрос:

"Используя утвержденный профиль роли, справочник компании и контрольный список онбординга, создайте план адаптации на первую неделю для нового координатора по операционной деятельности. Подготовьте обзор роли, график обучения, контрольный список и инструктаж для менеджера. Выявите любую противоречивую или устаревшую информацию в исходных документах. Не осуществляйте скрининг кандидатов, не ранжируйте их и не давайте рекомендаций по найму."

Не используйте ИИ для:

• Скрининга кандидатов без контроля со стороны человека
• Принятия решений о найме
• Вывода о защищенных характеристиках или личных чертах
• Замены проверки рекомендаций или структурированной оценки

Какие инструменты ИИ нужны вашему малому бизнесу?

Инструменты ИИ называются по-разному в зависимости от того, что они делают: одни являются универсальными помощниками, другие встроены в ПО, которым вы уже пользуетесь, а растущая категория самостоятельно выполняет многоэтапные задачи. Таблица ниже показывает, какой тип подходит для каждой задачи и что следует проверить, прежде чем сделать выбор в пользу одного из них.

Как начать использовать ИИ в своем малом бизнесе

Первый вопрос заключается не в том, какой инструмент ИИ купить. Вопрос в том, какой рабочий процесс создает измеримое "узкое место" для бизнеса. Обладая этой информацией, запустите мелкомасштабный пилотный проект:

1. Определите «узкое место»

Перечислите, где реально теряется время: например, почтовый ящик, на разбор которого каждое утро уходит час, счета, которые остаются необработанными в течение недели, или последующие действия, которые упускаются из виду.

2. Выберите один рабочий процесс

Из этого списка выберите задачу, которая является наиболее стабильной и наименее рискованной для начала, необязательно ту, которая отнимает больше всего времени. Повторяющуюся, четко определенную задачу легче протестировать, чем ту, которая каждый раз требует суждения.

3. Установите базовый уровень

Запишите, сколько времени задача занимает в настоящее время, во сколько она обходится и как часто возникают ошибки, чтобы было с чем сравнить версию с ИИ.

4. Проверьте данные

Убедитесь, что информация, которую будет использовать инструмент, является точной и актуальной, и что у него есть доступ только к тому, что ему действительно нужно, а не к вашему почтовому ящику, диску или клиентской базе данных по умолчанию.

5. Выберите инструмент, который подходит к существующему техническому стеку

Отдавайте предпочтение инструментам, которые подключаются напрямую к уже используемому календарю, почтовому ящику, CRM или бухгалтерскому ПО, а не тем, которые требуют ручного экспорта и импорта данных.

6. Назначьте проверяющего

Решите, кто будет проверять результат перед его отправкой и кто будет обрабатывать случаи, с которыми инструмент справляется неверно.

7. Проведите ограниченное тестирование

Выберите небольшую группу пользователей, фиксированный период времени и четкий показатель успеха, прежде чем внедрять инструмент для остальной части команды.

8. Измеряйте и корректируйте

Сравните результаты с базовым уровнем, а затем сохраните рабочий процесс, пересмотрите его или откажитесь от него на основе того, что показывают реальные данные.

Когда вам следует использовать ИИ в своем малом бизнесе?

ИИ стоит тестировать на задачах, где проверка работы ИИ занимает меньше времени, чем выполнение задачи вручную. На хорошую применимость указывают несколько признаков:

• Задача повторяется несколько раз в неделю
• Процесс относительно стабилен
• Результат можно быстро проверить
• Случайные ошибки поддаются исправлению
• Бизнес может измерить улучшение
• Инструмент подходит к существующим системам и не требует чрезмерной настройки

Задача плохо подходит для автоматизации, если:

• Она выполняется нерегулярно
• Она требует тонкого суждения или эмоционального интеллекта
• Ошибка может нанести юридический, финансовый или репутационный ущерб
• Работа ориентирована на общественность и ее трудно исправить
• Процесс все еще быстро меняется
• Данные неполные или ненадежные

Анализ окупаемости инвестиций (ROI) при использовании ИИ

Стоимость многих отдельных инструментов ИИ начинается с небольших сумм в районе нескольких десятков долларов в месяц. Но при расчете соотношения затрат и выгод от автоматизации задачи учтите, что основными затратами могут быть время на настройку, интеграцию, обучение, проверку и исправление.

Вот простой способ произвести расчет: определите период окупаемости, то есть время, по истечении которого сэкономленное время перевесит время, затраченное на настройку.

• Оцените еженедельную стоимость выполнения задачи вручную: сколько времени занимает один экземпляр, умноженное на частоту его выполнения в неделю, умноженное на то, сколько стоит час работы этого сотрудника.
• Оцените еженедельную экономию от ИИ: затраты на ручную работу за вычетом стоимости проверки результатов ИИ каждый раз, умноженные на частоту выполнения.
• Разделите единовременные затраты на настройку и интеграцию на эту еженедельную экономию. Это примерно покажет, сколько времени требуется для выхода на безубыточность.

Вот пример, предполагающий, что сотруднику, который обычно выполняет задачу, платят 30 долларов в час:

Задача, которая занимает 20 минут и выполняется дважды в неделю, при ручном выполнении стоит около 20 долларов в неделю. Если проверка результатов ИИ по-прежнему занимает 10 минут каждый раз, это экономит всего около 10 долларов в неделю.

Два часа на настройку (стоимостью 60 долларов по этой ставке) потребуют шести недель для выхода на безубыточность — это слишком долго для первого пилотного проекта.

Задача, которая занимает час и выполняется ежедневно, при ручном выполнении стоит около 150 долларов в неделю. Если проверка результатов ИИ занимает 15 минут каждый раз, это экономит около 120 долларов в неделю. Несколько часов на настройку окупаются менее чем за неделю.

Когда следует нанимать сотрудника вместо автоматизации?

Нанимайте, когда работа требует постоянных суждений, выстраивания отношений, подотчетности или расширения возможностей. Используйте ИИ в первую очередь тогда, когда задача четко определена, повторяема и еще недостаточно велика, чтобы оправдать введение выделенной роли.

Найм и ИИ не всегда заменяют друг друга. Новый сотрудник, использующий ИИ, может справляться с большим объемом работы, документировать процессы, анализировать информацию и улучшать сервис быстрее, чем тот, кто работает без него. Вопрос не всегда звучит так: «Стоит ли нам нанимать сотрудников или использовать ИИ?» Он может звучать так: «За что должен отвечать человек и какие части этой роли может поддержать ИИ?»

Практическое применение

Выберите задачу, которая отнимает больше всего времени и следует повторяемому процессу, рассчитайте период окупаемости и запустите пилотный проект с привлечением проверяющего лица, прежде чем задача коснется клиента или денег.

Perplexity Computer предоставляет небольшой команде больше возможностей без расширения штата. Программа подключается к более чем 400 инструментам, которые уже используют малые предприятия, включая QuickBooks, Mailchimp, Shopify и Stripe. Оттуда она извлекает релевантные данные, выполняет анализ и формирует проект результата, помечая всё, что требует подписания перед отправкой.

Попробуйте Perplexity Computer для своего малого бизнеса.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Стоит ли ИИ затрат для малого бизнеса? Это зависит от задачи. ИИ стоит тестировать, когда задача выполняется часто, следует понятному процессу и занимает меньше времени на проверку, чем на выполнение вручную. Он менее подходит для редкой работы, требующей серьезных суждений или сопряженной с высокими ставками.

Какой инструмент ИИ является лучшим для малого бизнеса? Единого лучшего инструмента не существует. Подходящий вариант зависит от рабочего процесса: ИИ для службы поддержки во входящих запросах, помощники для рабочего пространства для работы с календарем и почтой, бухгалтерское ПО с функциями ИИ для учета, а также агентные платформы для задач, охватывающих несколько инструментов одновременно.

Сколько стоит ИИ для малого бизнеса? Стоимость многих инструментов начинается с нескольких десятков долларов в месяц, но полная цена включает настройку, интеграцию, обучение и проверку. Низкая цена подписки не гарантирует положительную окупаемость, если инструмент требует серьезных исправлений.

Может ли ИИ заменить сотрудников в малом бизнесе? ИИ лучше подходит для поддержки роли, чем для ее замены, особенно там, где важны суждения, подотчетность или выстраивание отношений. Новый сотрудник, использующий ИИ, часто может справиться с большим объемом работы, чем человек или инструмент по отдельности.

Когда малому бизнесу следует избегать автоматизации задачи? Откажитесь от автоматизации, если задача редка, требует тонких суждений, чревата дорогостоящими ошибками, ориентирована на общественность и трудно исправима, либо зависит от неполных или ненадежных данных.