Cum economisește DNRC din Montana peste 125 de ore de muncă remunerată pe săptămână cu Perplexity Enterprise

Problema

Creșterea capacității unei agenții guvernamentale cu resurse reduse și buget restrâns

Chris Powell, director de IT (CIO) la Montana DNRC, conduce echipa de IT formată din 28 de persoane care sprijină această agenție diversificată, cu peste 20 de sedii teritoriale. De asemenea, aceștia creează aplicații software personalizate și automatizări pentru a eficientiza activitățile zilnice.

Să duci toate acestea la bun sfârșit este mai ușor de spus decât de făcut. Cele mai mari constrângeri de resurse în sectorul guvernamental sunt întotdeauna timpul și banii. Așadar, în opinia lui Chris, „orice activitate care automatizează munca, astfel încât angajații existenți să se poată mișca mai repede și să ofere o calitate mai bună a muncii, merită o investiție substanțială”.

Chris știa că inteligența artificială și-ar putea ajuta echipa să automatizeze sarcini critice, cum ar fi analiza datelor, însă calea către introducerea de noi soluții în agențiile guvernamentale se confruntă adesea cu trei obstacole:

1. Furnizarea de informații exacte

„Oamenii au uneori probleme dacă iau rezultatele generate de o inteligență artificială drept adevăr absolut fără a face vreo verificare”, spune el. „Avem obligația de a oferi informații oportune și exacte pentru a menține încrederea publicului în agenție”.

2. Susținerea echipei, nu eliminarea de posturi

Chris mai spune că nu a dorit să folosească inteligența artificială pentru a înlocui membrii echipei. În schimb, a urmărit să le ofere tuturor celor din echipă posibilitatea de a face ceea ce știu cel mai bine și de a automatiza activitățile mărunte care le distrag atenția. Luăm ca exemplu biroul de management de proiect al Montana DNRC: soluția ideală pentru Chris ar fi sintetizarea datelor interne vaste și furnizarea de context pentru primirea proiectelor în câteva minute – nu în ore sau zile.

3. Schimbarea obiceiurilor și a fluxului de lucru existente

Lucrul cu inteligența artificială necesită noi moduri de gândire, explică Chris. Instrumentele de inteligență artificială pot ușura munca, dar oamenii trebuie să învețe cum să ofere instrucțiuni (prompt-uri) modelului și nu se pot baza în mod automat pe răspunsurile acestuia. Cel mai mare beneficiu al unui proces anevoios de cercetare era că obțineai o înțelegere mai profundă a acurateței constatărilor tale.

Cu toate acestea, acea siguranță costa ore de cercetare epuizantă. Inteligența artificială ar putea obține aceleași răspunsuri mai repede, dar echipa ar trebui să adauge un pas suplimentar în procesele sale pentru a verifica concluziile. Pentru a răspunde acestor provocări, Montana DNRC a avut nevoie ca soluția sa de inteligență artificială să fie:

• Fiabilă: Pentru a susține o cercetare exactă, aveau nevoie de o soluție de inteligență artificială care să genereze rezultate citate, fără halucinațiile frecvente la alte modele de IA.
• Accesibilă: Chris își dorea o interfață utilizator (UX) pe care oricine să o poată folosi cu ușurință. „Trebuia să demonstreze valoare de la bun început”, spune el, mai ales că spera să o implementeze și dincolo de propria echipă.
• Avantajoasă ca preț: Fiind o agenție guvernamentală, Montana DNRC avea nevoie ca soluția să se încadreze perfect în bugetul său restrâns.

Apoi, Chris a testat versiunea gratuită Perplexity pentru uz personal și și-a dat seama că era instrumentul de optimizare a fluxului de lucru pe care îl căuta la locul de muncă. Când a văzut că există o versiune Enterprise, s-a arătat încântat să o împărtășească echipei sale.

Soluția

Utilizarea Perplexity Enterprise Pro pentru a eficientiza munca bazată pe cunoaștere în mai multe echipe

Integrarea echipei de IT a Montana DNRC în Perplexity Enterprise Pro a reprezentat o „modalitate cu costuri reduse și riscuri mici pentru a face primii pași în domeniul inteligenței artificiale”. De acolo, echipa a constatat trei beneficii majore:

Beneficiul nr. 1: Energie de activare mai redusă pentru economii de timp sporite

Perplexity Enterprise Pro elimină stresul „sindromului paginii albe”. De obicei, începutul este cea mai grea parte a oricărei sarcini, dar Perplexity dă startul acelui pas prin generarea rapidă de schițe pentru propuneri de proiecte și ciorne pentru documente cheie. Echipa DNRC folosește Perplexity AI pentru a:

• Scrie anunțuri de angajare într-o clipă: Redactarea unei descrieri de post are mize mari, deoarece candidații calificați vor renunța imediat dacă aceasta nu este suficient de convingătoare. Așadar, redactarea unui singur anunț dura odinioară ore întregi pentru a ieși perfect. Cu Perplexity Enterprise Pro, DNRC are acum o primă ciornă funcțională în sub un minut.
• Sintetiza și rezuma documente complexe. Există o mulțime de cercetări științifice și date în domeniul gestionării resurselor naturale. Montana DNRC are nevoie să proceseze și să sintetizeze cantități mari de date rapid. Capacitatea Perplexity de a rezuma cu exactitate texte lungi va reduce timpul necesar pentru examinarea cercetărilor și transformarea acelor informații în concluzii acționabile.
• Accelera generarea de cod: Modificarea aplicațiilor software existente nu este întotdeauna intuitivă, dar Perplexity îi ajută pe programatori să scrie cod mai repede prin generarea unei prime versiuni pentru ei. De asemenea, pot învăța din mers întrebând Perplexity ce fac anumite blocuri de cod.

Dincolo de acestea, inteligența artificială continuă să economisească timp pentru DNRC prin întrebările de continuare sugerate. Pentru noii utilizatori, modelul ML al Perplexity îi învață efectiv cum să interacționeze cu inteligența artificială și se asigură că nu își pierd niciodată timpul încercând să își dea seama ce să spună în continuare.

Beneficiul nr. 2: Fluxuri de lucru mai eficiente

Cu Perplexity Enterprise Pro, Montana DNRC beneficiază de un ajutor care automatizează sarcinile plictisitoare și obositoare la fiecare pas. În loc să facă față cu greu unor cercetări aprofundate sau să învețe singuri coduri complexe, au la dispoziție un asistent virtual puternic care se ocupă de sarcini repetitive, de nivel inferior.

De exemplu, Montana DNRC angajează doar câțiva programatori. Cu ajutorul Perplexity, oricine din echipa de IT care este expert în GIS sau învață Python poate contribui la scrierea codului. Chiar dacă nu sunt programatori, ei pot spune exact Perplexity ce își doresc să facă scriptul și apoi îl pot testa pentru erori într-un mediu sigur.

Această soluție sistemică este deosebit de importantă într-o agenție guvernamentală precum Montana DNRC, care folosește o varietate de software-uri mai vechi, inclusiv unele contractate cu decenii în urmă de la furnizori care nu mai există. De exemplu, ajustarea chiar și a unui singur bloc de cod misterios și rămas din acea eră necesita odinioară cercetări și programare ample, dar acum Perplexity oferă informațiile necesare pentru a finaliza aceste sarcini secundare de programare în doar câteva clicuri.

Această soluție sistemică este deosebit de importantă într-o agenție guvernamentală precum Montana DNRC, care folosește o varietate de software-uri mai vechi, inclusiv unele contractate cu decenii în urmă de la furnizori care nu mai există. De exemplu, ajustarea chiar și a unui singur bloc de cod misterios și rămas din acea eră necesita odinioară cercetări și programare ample, dar acum Perplexity oferă informațiile necesare pentru a finaliza aceste sarcini secundare de programare în doar câteva clicuri.

Beneficiul nr. 3: Verificare simplificată a datelor cu citate

Montana DNRC folosește, de asemenea, Perplexity Enterprise Pro pentru a cerceta noi abordări de îmbunătățire a proceselor și politicilor. Deoarece inteligența artificială produce doar informații cu citate exacte, DNRC are liniștea că datele sunt verificate. Mai mult decât atât, Perplexity AI sugerează întrebări conexe care încurajează o cercetare aprofundată.

Oricine din echipa Montana DNRC poate începe o cercetare aprofundată și o muncă bazată pe cunoaștere având Perplexity drept ghid, ajutându-și echipa restrânsă să obțină rezultate care depășesc cu mult așteptările.

Rezultatul

Economisirea a peste 125 de ore în fiecare săptămână

Perplexity Enterprise Pro le economisește angajaților Montana DNRC peste 5 ore de muncă în fiecare săptămână prin optimizarea fluxurilor de lucru pentru „munca solicitantă și complexă”, cum ar fi redactarea schițelor pentru propunerile de proiecte. Chris spune că acest lucru aduce un randament masiv al investiției (ROI) doar pentru echipa sa.

„Perplexity te duce de la zero la un rezultat concret în 35 de secunde”, spune el. Se așteaptă ca aceste economii de timp să se acumuleze în continuare. „Cu cât găsim mai multe cazuri de utilizare, cu atât economisim mai mult timp”.

Iar popularitatea Perplexity se extinde și la alte agenții din Guvernul Statului Montana. Chris spune că adoptarea este o decizie evidentă, având în vedere tarifele rezonabile ale Perplexity și capacitatea sa de a elibera atât de multe ore de muncă plătită în fiecare săptămână. „Este punct de plecare accesibil pentru fiecare proiect și rampa de lansare către noile tehnologii de care aveam nevoie”, spune el.