Cum a transformat Bessemer Venture Partners fluxurile de lucru pentru investiții, finanțe, relații cu investitorii și juridic – economisind sute de ore cu Perplexity Enterprise

Problema

O stivă de tehnologie în evoluție care încetinește echipele și consumă ore întregi pentru colectarea de informații

Bessemer Venture Partners activează într-un mediu cu un ritm rapid, gestionând sute de companii din portofoliu într-un peisaj investițional dinamic. Cu toate acestea, stiva lor tehnologică – acumulată de-a lungul anilor de activitate – devenea tot mai dificil de utilizat pentru a extrage rapid informații. Echipele se luptau constant contracronometru cu fluxuri de lucru complexe bazate pe Excel VBA, procese de cercetare fragmentate și prelucrarea manuală a documentelor.

„Căutarea manuală a datelor despre companii, pregătirea rezumatelor, urmărirea a 75-100 de companii pentru întâlnirile cu partenerii limitați (LP) – a fost o risipă uriașă de timp”, a povestit Augie Wilkinson, Director of Portfolio Monitoring & Analysis la Bessemer. „Chiar și sarcinile zilnice mărunte, de la compunerea e-mailurilor până la gestionarea datelor din foi de calcul, ne afectau capacitatea de concentrare.”

Cu sute de companii în portofoliu, diverse abonamente de date, o dependență de rezumate informative vechi trimise prin e-mail și nenumărate ore pierdute introducând date în multiple sisteme de stocare, devenea tot mai dificil de corelat informațiile din seturile de date fragmentate pentru a lua decizii de investiții cu încredere și mai rapid.

„Analizele juridice, de exemplu, erau deosebit de lente. Revizuirea fiecărui NDA putea dura între una și două ore”, și-a amintit Augie. „Rezumarea documentelor voluminoase nu era mai rapidă.”

Stiva tehnologică fragmentată, accesul ineficient la date și procesele manuale consumau ore prețioase și împiedicau echipele să obțină contextul esențial. Bessemer avea nevoie de o soluție pentru a optimiza fluxurile de lucru, a centraliza accesul la date și a permite luarea unor decizii mai rapide și mai bine fundamentate.

Soluția

Un motor de răspuns securizat și unificat care dă putere fiecărei echipe din cadrul Bessemer Venture Partners

Bessemer a ales Perplexity Enterprise pentru a-și transforma fluxurile de lucru de cercetare, investiții și juridice – fără a compromite securitatea și fără a abandona sistemele existente de stocare a fișierelor.

Fluxurile de lucru personalizate le permit acum echipelor de investiții de la Bessemer să:

• Automatizeze analiza Excel veche și a datelor, evitând orele de depanare manuală a macrocomenzilor
• Colecteze și să sintetizeze instantaneu informații despre peste 400 de companii din portofoliu, înlocuind sistemele de cercetare depășite și accelerând partajarea informațiilor la nivelul întregii echipe cu răspunsuri care citează întotdeauna sursele web și fișierele interne adecvate
• Echipele juridice pot rezuma rapid contractele și pot extrage informații cheie – reducând durata revizuirilor de la ore la minute – menținând în același timp o conformitate strictă.
• Între timp, echipele de relații cu investitorii valorifică motorul de răspuns Perplexity pentru a redacta conținut și prezentări mai rapid, sprijinind atât comunicarea cu LP, cât și evenimentele interne.

„Capacitatea de a obține rezultate însoțite de citarea surselor înseamnă că ne putem mișca rapid fără a pierde din precizie sau acuratețe. Membrii echipei au fost de acord”, spune Anita Umarji, Partener, Head of Investor Relations.

Rezultatul

Cercetare modernizată, operațiuni accelerate și informații în timp real pentru a lua decizii mai rapid fără a sacrifica acuratețea

Cu Perplexity Enterprise, Bessemer Venture Partners a redus semnificativ efortul manual, a stimulat adoptarea și a oferit autonomie fiecărui membru al personalului – dincolo de principalele sale echipe de investiții. Echipele pot acum:

• Reducerea cu cel puțin 50% a cercetării manuale, a procesării documentelor și a sarcinilor repetitive din foile de calcul
• Monitorizarea eficientă a sutelor de companii din portofoliu pentru întâlnirile și raportările LP – cu încredere deplină în datele lor
• Rezumarea contractelor și a documentelor legale în câteva minute, eliberând echipele juridice și de conformitate pentru a se concentra pe creștere
• Facilitarea unei colectări de informații fără întreruperi, cu indicarea surselor, pentru echipele de investiții, financiare și juridice – sprijinind decizii mai inteligente și mai rapide

„Mă ajută să schițează structura prezentărilor, așa că ajung la un cadru solid mult mai repede”, spune Anita. „Se simte ca și cum aș trișa, dar îmi oferă un avantaj și economisește mult timp.”

Cel mai important, Bessemer a dorit să implementeze o soluție care să-și poată susține echipa menținând în același timp securitatea.

Augie spune că au găsit exact acest lucru: „faptul că avem un sistem închis care nu se antrenează pe datele noastre a fost esențial. Trecerea la un plan Perplexity Enterprise a fost esențială pentru acest lucru, în special implementarea SSO și SCIM pentru o gestionare mai ușoară a securității. Oferă confort diferitelor echipe cu niveluri variate de confidențialitate – Perplexity poate izola fișierele sensibile care nu sunt accesibile pentru toate echipele.”