Como o DNRC de Montana economiza mais de 125 horas de trabalho semanal com Perplexity Enterprise

O Problema

Aumentando a largura de banda de um órgão governamental enxuto com um orçamento limitado

Chris Powell, CIO no Montana DNRC, lidera a equipe de TI de 28 pessoas que oferece suporte ao diversificado órgão com mais de 20 locais de escritórios regionais. Eles também desenvolvem aplicativos de software personalizados e automações para simplificar as tarefas diárias.

Tornar tudo isso realidade é mais fácil de falar do que de fazer. As maiores restrições de recursos no governo são sempre tempo e dinheiro. Portanto, na opinião de Chris, "Qualquer coisa que automatize o trabalho para que os funcionários existentes possam se mover mais rápido e produzir um trabalho de melhor qualidade merece um investimento pesado."

Chris sabia que a IA poderia ajudar sua equipe a automatizar tarefas críticas, como a análise de dados, mas o caminho para introduzir novas soluções em órgãos governamentais frequentemente enfrenta três obstáculos:

1. Fornecer informações precisas

"As pessoas às vezes se metem em problemas se aceitam a saída de uma IA como verdadeira sem fazer qualquer verificação", diz ele. "Somos obrigados a fornecer informações oportunas e precisas para manter a confiança do público no órgão."

2. Capacitar sua equipe, não eliminar cargos

Chris também diz que não queria usar a IA para substituir membros da equipe. Em vez disso, ele visava capacitar todos em sua equipe a fazer aquilo para o qual são exclusivamente adequados e automatizar trabalhos triviais que causam distração. Tomemos como exemplo o escritório de gerenciamento de projetos do Montana DNRC: a solução ideal de Chris sintetizaria grandes volumes de dados internos e forneceria contexto para a admissão de projetos em minutos, não em horas ou dias.

3. Mudar hábitos e fluxos de trabalho existentes

Trabalhar com IA requer novas formas de raciocínio, explica Chris. Ferramentas de IA podem facilitar o trabalho, mas as pessoas precisam aprender a solicitar o modelo (prompt) e não podem confiar automaticamente em suas respostas. O maior benefício de uma jornada de pesquisa árdua era ter uma compreensão maior da precisão de suas descobertas.

No entanto, essa confiança custava horas de pesquisa exaustiva. A IA poderia obter as mesmas respostas mais rapidamente, mas a equipe precisaria adicionar outra etapa aos seus processos para verificar as descobertas. Para enfrentar esses desafios, o Montana DNRC precisava que sua solução de IA fosse:

• Confiável: Para apoiar uma pesquisa precisa, eles precisavam de uma solução de IA que produzisse resultados citados, sem as alucinações comuns a outros modelos de IA.
• Acessível: Chris queria uma experiência de usuário (UX) que todos pudessem usar facilmente. "Precisava demonstrar valor logo de imediato", diz ele, especialmente porque esperava implementá-la além de sua equipe.
• Econômica: Como um órgão governamental, o Montana DNRC precisava que a solução se ajustasse perfeitamente ao seu orçamento enxuto.

Então, Chris experimentou a versão gratuita do Perplexity para uso pessoal e soube que era o potencializador de fluxo de trabalho que ele estava procurando no trabalho. Quando viu que existia uma versão Enterprise, ele ficou entusiasmado em compartilhá-la com sua equipe.

A Solução

Usando o Perplexity Enterprise Pro para simplificar o trabalho intelectual em várias equipes

Integrar a equipe de TI do Montana DNRC ao Perplexity Enterprise Pro foi uma "maneira de baixo custo e baixo risco para eles testarem a IA". A partir daí, a equipe viu três grandes benefícios:

Benefício #1: Menor energia de ativação para maior economia de tempo

O Perplexity Enterprise Pro elimina o estresse da "síndrome da página em branco". Geralmente, começar é a parte mais difícil de qualquer tarefa, mas o Perplexity impulsiona essa etapa gerando rapidamente esboços de propostas de projetos e rascunhos de documentos importantes. A equipe do DNRC usa o Perplexity AI para:

• Escrever listas de empregos num instante: Escrever uma descrição de vaga tem um alto risco, pois candidatos qualificados clicarão para sair imediatamente se não for convincente o suficiente. Portanto, escrever um anúncio costumava levar horas para ficar perfeito. Com o Perplexity Enterprise Pro, o DNRC agora tem um primeiro rascunho funcional em menos de um minuto.
• Destilar e resumir documentos complexos. Existe muita pesquisa científica e dados no campo da gestão de recursos naturais. O Montana DNRC precisa processar e sintetizar grandes quantidades de dados rapidamente. A capacidade do Perplexity de resumir com precisão textos longos reduzirá o tempo necessário para revisar pesquisas e converter essas informações em insights acionáveis.
• Acelerar a geração de código: Modificar aplicativos de software existentes nem sempre é intuitivo, mas o Perplexity ajuda os desenvolvedores a codificar mais rápido gerando um primeiro rascunho para eles. Eles também podem aprender enquanto trabalham, perguntando ao Perplexity o que certos blocos de código fazem.

Além disso, a IA continua economizando tempo do DNRC com suas sugestões de perguntas de acompanhamento. Para novos usuários, o modelo de ML do Perplexity ensina efetivamente como interagir com a IA e garante que eles nunca percam tempo tentando descobrir o que dizer em seguida.

Benefício #2: Fluxos de trabalho mais eficientes

Com o Perplexity Enterprise Pro, o Montana DNRC tem uma mão amiga que automatiza trabalhos triviais exaustivos a cada passo. Em vez de lidar com pesquisas aprofundadas ou aprender códigos complexos sozinhos, eles têm um poderoso assistente virtual que lida com tarefas repetitivas e de nível inferior.

Por exemplo, o Montana DNRC emprega apenas alguns desenvolvedores. Com a ajuda do Perplexity, qualquer pessoa na equipe de TI que seja especialista em GIS ou que esteja aprendendo Python pode ajudar a escrever código. Mesmo não sendo desenvolvedores, eles podem dizer ao Perplexity exatamente o que querem que o script faça e, em seguida, testá-lo em busca de erros em um ambiente seguro.

Esse ajuste sistêmico não apenas alivia significativamente a carga de trabalho da equipe de TI, mas também reduz o tempo de espera para todos na equipe. Chris diz: "De repente, nosso pessoal que não é tão experiente em escrever código não está esperando em filas para que seu script seja escrito. Em vez disso, podemos fazer uma revisão de código e testar o resultado. Na maioria das vezes, apenas pequenas edições podem ser necessárias, e o aplicativo pode ser liberado para uso imediatamente."

Essa correção sistêmica é especialmente crítica em um órgão governamental como o Montana DNRC, que usa uma variedade de softwares antigos, incluindo alguns que foram contratados há décadas com fornecedores que não existem mais. Por exemplo, ajustar até mesmo um bloco de código misterioso e remanescente daquela época costumava exigir extensa pesquisa e programação, mas agora o Perplexity fornece as informações necessárias para completar essas tarefas secundárias de codificação em apenas alguns cliques.

Benefício #3: Verificação de fatos simplificada com citações

O Montana DNRC também usa o Perplexity Enterprise Pro para pesquisar abordagens inovadoras para melhorar processos e políticas. Como a IA produz informações apenas com citações precisas, o DNRC tem tranquilidade na verificação de fatos. Melhor ainda, o Perplexity AI sugere perguntas relacionadas que incentivam uma pesquisa profunda.

Qualquer pessoa na equipe do Montana DNRC pode embarcar em uma pesquisa profunda e trabalho intelectual com o Perplexity como guia, ajudando sua equipe enxuta a ter um desempenho acima do esperado.

O Resultado

Economizando mais de 125 horas toda semana

O Perplexity Enterprise Pro economiza aos funcionários do Montana DNRC mais de 5 horas de trabalho por semana ao simplificar os fluxos de trabalho para "trabalho de alto contato e alta fricção", como escrever esboços de propostas de projetos. Chris diz que isso proporciona um ROI enorme apenas para sua equipe.

"O Perplexity leva você do nada a algo em 35 segundos", diz ele. Ele espera que essa economia de tempo continue a aumentar. "Quanto mais casos de uso encontramos, mais tempo economizamos."

E a popularidade do Perplexity está se espalhando para outros órgãos no Governo do Estado de Montana. Chris diz que a adoção é lógica, considerando as taxas razoáveis do Perplexity e a capacidade de liberar tantas horas de trabalho assalariado a cada semana. "É o ponto de entrada acessível para cada projeto e o trampolim para tecnologias mais recentes de que precisávamos", diz ele.