Como o DNRC de Montana economiza mais de 125 horas de trabalho remunerado por semana com o Perplexity Enterprise

O Problema

Como aumentar a capacidade de uma agência governamental enxuta com um orçamento limitado

Chris Powell, CIO do Montana DNRC, lidera a equipe de TI de 28 pessoas que oferece suporte a essa agência diversificada, com mais de 20 escritórios regionais. Eles também criam aplicativos de software personalizados e automações para otimizar as tarefas diárias.

Tornar tudo isso realidade é mais fácil falar do que fazer. As maiores restrições de recursos no governo são sempre tempo e dinheiro. Portanto, na opinião de Chris, "tudo o que automatiza o trabalho para que os funcionários atuais possam agir mais rápido e produzir trabalhos de melhor qualidade merece um alto investimento."

Chris sabia que a IA poderia ajudar sua equipe a automatizar tarefas críticas, como análise de dados, mas o caminho para introduzir novas soluções em agências governamentais geralmente enfrenta três obstáculos:

1. Fornecer informações precisas

"Às vezes, as pessoas entram em problemas se aceitam o resultado de uma IA como verdade absoluta sem fazer nenhuma verificação", diz ele. "Temos a obrigação de fornecer informações precisas e pontuais para manter a confiança pública na agência."

2. Capacitar sua equipe, não eliminar cargos

Chris também afirma que não queria usar a IA para substituir os membros da equipe. Em vez disso, o objetivo era capacitar todos em sua equipe para fazer aquilo em que são qualificados de maneira única e automatizar tarefas repetitivas e distrativas. Veja o caso do escritório de gerenciamento de projetos do Montana DNRC: a solução ideal para Chris sintetizaria grandes volumes de dados internos e forneceria contexto para a captação de projetos em minutos, em vez de horas ou dias.

3. Mudar hábitos e fluxos de trabalho existentes

Trabalhar com IA exige novas formas de pensar, explica Chris. As ferramentas de IA podem facilitar o trabalho, mas as pessoas precisam aprender a formular comandos para o modelo e não podem confiar cegamente em suas respostas. O maior benefício de uma jornada de pesquisa árdua era ter uma compreensão mais profunda da precisão de suas descobertas.

No entanto, essa segurança custava horas de pesquisa exaustiva. A IA poderia obter essas mesmas respostas mais rapidamente, mas a equipe precisaria adicionar outra etapa aos seus processos para verificar as conclusões. Para enfrentar esses desafios, o Montana DNRC precisava que sua solução de IA fosse:

• Confiável: Para apoiar pesquisas precisas, eles precisavam de uma solução de IA que produzisse resultados com citações, sem as alucinações comuns em outros modelos de IA.
• Acessível: Chris queria uma experiência do usuário (UX) que todos pudessem usar facilmente. "Ela precisava demonstrar valor logo de cara", diz ele, especialmente porque esperava implementá-la além de sua equipe.
• Econômica: Como uma agência governamental, o Montana DNRC precisava que a solução se encaixasse perfeitamente em seu orçamento enxuto.

Então, Chris testou a versão gratuita do Perplexity para uso pessoal e percebeu que era o acelerador de fluxo de trabalho que ele buscava para o trabalho. Ao descobrir que havia uma versão Enterprise, ele ficou animado para compartilhá-la com sua equipe.

A Solução

Usando o Perplexity Enterprise Pro para otimizar o trabalho de conhecimento em várias equipes

Integrar a equipe de TI do Montana DNRC ao Perplexity Enterprise Pro foi uma "maneira de baixo custo e baixo risco para eles começarem a explorar a IA". A partir daí, a equipe observou três grandes benefícios:

Benefício nº 1: Menor energia de ativação para maior economia de tempo

O Perplexity Enterprise Pro elimina o estresse da "síndrome da página em branco". Normalmente, começar é a parte mais difícil de qualquer tarefa, mas o Perplexity dá o pontapé inicial nessa etapa ao gerar rapidamente esboços de propostas de projetos e rascunhos de documentos importantes. A equipe do DNRC usa o Perplexity AI para:

• Escrever vagas de emprego em um piscar de olhos: Escrever uma descrição de cargo é crucial, pois candidatos qualificados sairão da página imediatamente se ela não for atraente o suficiente. Por isso, redigir um único anúncio costumava levar horas para ficar pronto. Com o Perplexity Enterprise Pro, o DNRC agora consegue um primeiro rascunho viável em menos de um minuto.
• Destilar e resumir documentos complexos. Há muita pesquisa científica e dados no campo de gestão de recursos naturais. O Montana DNRC precisa processar e sintetizar grandes volumes de dados rapidamente. A capacidade do Perplexity de resumir com precisão textos longos reduzirá o tempo necessário para revisar pesquisas e converter essas informações em insights acionáveis.
• Acelerar a geração de código: Modificar aplicativos de software existentes nem sempre é intuitivo, mas o Perplexity ajuda os desenvolvedores a programar mais rápido ao gerar uma primeira versão para eles. Eles também podem aprender enquanto trabalham, perguntando ao Perplexity o que determinados blocos de código fazem.

Além disso, a IA continua economizando tempo para o DNRC com suas sugestões de perguntas subsequentes. Para novos usuários, o modelo de ML do Perplexity ensina efetivamente a interagir com a IA e garante que eles nunca percam tempo tentando descobrir o que dizer em seguida.

Benefício nº 2: Fluxos de trabalho mais eficientes

Com o Perplexity Enterprise Pro, o Montana DNRC tem uma ajuda que automatiza tarefas cansativas em cada etapa. Em vez de se esforçar em pesquisas aprofundadas ou aprender códigos complexos sozinhos, eles contam com um assistente virtual poderoso que lida com tarefas repetitivas e de nível inferior.

Por exemplo, o Montana DNRC emprega apenas alguns desenvolvedores. Com a ajuda do Perplexity, qualquer pessoa da equipe de TI que seja especialista em SIG ou esteja aprendendo Python pode ajudar a escrever código. Mesmo não sendo desenvolvedores, eles podem dizer exatamente ao Perplexity o que desejam que o script faça e, em seguida, testar erros em um ambiente seguro.

Esse recurso de IA não só alivia significativamente a carga de trabalho da equipe de TI, mas também reduz o tempo de espera para todos na equipe. Chris afirma: "De repente, nosso pessoal que não tem tanta experiência em escrever código não precisa mais esperar em filas para que seu script seja escrito. Em vez disso, podemos fazer uma revisão de código e testar o resultado. Na maioria das vezes, apenas edições menores são necessárias, e o aplicativo pode ser liberado para uso imediatamente."

Essa correção sistêmica é especialmente crítica em uma agência governamental como o Montana DNRC, que usa uma variedade de softwares antigos, incluindo alguns contratados décadas atrás com fornecedores que não existem mais. Por exemplo, ajustar apenas um bloco de código misterioso e remanescente dessa era exigia extensas pesquisas e programação, mas agora o Perplexity fornece as informações necessárias para concluir essas tarefas de programação secundárias em apenas alguns cliques.

Benefício nº 3: Verificação de fatos simplificada com citações

O Montana DNRC também usa o Perplexity Enterprise Pro para pesquisar abordagens inovadoras para aprimorar processos e políticas. Como a IA produz apenas informações com citações precisas, o DNRC tem total tranquilidade na verificação de fatos. Melhor ainda, o Perplexity AI sugere perguntas relacionadas que incentivam uma pesquisa mais aprofundada.

Qualquer membro da equipe do Montana DNRC pode embarcar em pesquisas aprofundadas e trabalhos de conhecimento tendo o Perplexity como guia, ajudando sua equipe enxuta a ir além de sua capacidade.

O Resultado

Mais de 125 horas economizadas todas as semanas

O Perplexity Enterprise Pro economiza para os funcionários do Montana DNRC mais de 5 horas de trabalho por semana, otimizando os fluxos de trabalho para "trabalhos de alto envolvimento e alta fricção", como a criação de esboços de propostas de projetos. Chris diz que isso gera um ROI massivo apenas em sua equipe.

"O Perplexity leva você do nada a algo em 35 segundos", afirma ele. Ele espera que essa economia de tempo continue a se multiplicar. "Quanto mais casos de uso encontramos, mais tempo economizamos."

E a popularidade do Perplexity está se espalhando para outras agências no Governo do Estado de Montana. Chris diz que a adoção é uma escolha óbvia, considerando as tarifas razoáveis do Perplexity e sua capacidade de liberar tantas horas de trabalho remunerado por semana. "É o ponto de entrada acessível para cada projeto e o trampolim para tecnologias mais novas de que precisávamos", diz ele.