Jak DNRC w Montanie oszczędza ponad 125 godzin pracy tygodniowo dzięki Perplexity Enterprise

Problem

Zwiększanie przepustowości sprawnej agencji rządowej przy ograniczonym budżecie

Chris Powell, CIO w Montana DNRC, kieruje 28-osobowym zespołem IT, który wspiera tę zróżnicowaną agencję z ponad 20 oddziałami terenowymi. Tworzą oni również niestandardowe aplikacje programowe i automatyzacje w celu usprawnienia codziennych zadań.

Wprowadzenie tego wszystkiego w życie jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia. Największymi ograniczeniami zasobów w administracji rządowej są zawsze czas i pieniądze. Dlatego, zdaniem Chrisa: „Wszystko, co automatyzuje pracę, aby obecni pracownicy mogli działać szybciej i uzyskiwać lepszą jakość pracy, zasługuje na znaczące inwestycje”.

Chris wiedział, że sztuczna inteligencja może pomóc jego zespołom w automatyzacji kluczowych zadań, takich jak analiza danych, ale droga do wprowadzania nowych rozwiązań w agencjach rządowych często napotyka na trzy przeszkody:

1. Dostarczanie dokładnych informacji

„Ludzie czasem wpadają w kłopoty, jeśli uznają wyniki generowane przez AI za prawdziwe bez żadnej weryfikacji” – mówi. „Jesteśmy zobowiązani do dostarczania terminowych i dokładnych informacji, aby utrzymać zaufanie publiczne do agencji”.

2. Wzmacnianie pozycji jego zespołów, a nie eliminacja stanowisk

Chris mówi również, że nie chciał używać AI do zastępowania członków zespołów. Zamiast tego dążył do wzmocnienia pozycji wszystkich osób w swoim zespole, aby mogli robić to, do czego są predysponowani, i zautomatyzować odwracającą uwagę, żmudną pracę. Weźmy za przykład biuro zarządzania projektami Montana DNRC: idealnym rozwiązaniem dla Chrisa byłoby syntezowanie dużych zbiorów danych wewnętrznych i dostarczanie kontekstu dla przyjęcia projektu w ciągu minut, a nie godzin czy dni.

3. Zmiana istniejących nawyków i przepływów pracy

Praca z AI wymaga nowego sposobu rozumowania, wyjaśnia Chris. Narzędzia AI mogą ułatwić pracę, ale ludzie muszą nauczyć się, jak tworzyć polecenia dla modelu i nie mogą automatycznie ufać jego odpowiedziom. Największą korzyścią z żmudnego procesu badawczego było to, że zapewniało to większe zrozumienie dokładności wyników.

Jednak to zaufanie kosztowało godziny wyczerpujących badań. AI mogłaby uzyskać te same odpowiedzi szybciej, ale zespół musiałby dodać kolejny krok do swoich procesów w celu weryfikacji wyników. Aby sprostać tym wyzwaniom, Montana DNRC potrzebowała, aby rozwiązanie AI było:

• Niezawodne: Aby wspierać dokładne badania, potrzebowali rozwiązania AI, które generuje wyniki z przypisami – bez halucynacji powszechnych w innych modelach AI.
• Przystępne: Chris chciał UX, z którego każdy mógłby łatwo korzystać. „Musiało od razu wykazać wartość” – mówi, zwłaszcza że miał nadzieję na wdrożenie go poza swoimi zespołami.
• Opłacalne: Jako agencja rządowa, Montana DNRC potrzebowała rozwiązania, które idealnie wpisze się w jej skromny budżet.

Następnie Chris wypróbował darmową wersję Perplexity do użytku osobistego i wiedział, że to „ładowarka” do przepływów pracy, której szukał w pracy. Kiedy zobaczył, że istnieje wersja Enterprise, był podekscytowany, że może podzielić się nią ze swoimi zespołami.

Rozwiązanie

Wykorzystanie Perplexity Enterprise Pro do usprawnienia pracy intelektualnej w wielu zespołach

Wdrożenie zespołu IT Montana DNRC do korzystania z Perplexity Enterprise Pro było „niskokosztowym, obarczonym niskim ryzykiem sposobem na oswojenie się z AI”. Od tego momentu zespół dostrzegł trzy główne korzyści:

Korzyść nr 1: Niższa energia aktywacji dla większych oszczędności czasu

Perplexity Enterprise Pro eliminuje stres związany z „syndromem czystej kartki”. Zazwyczaj rozpoczęcie jest najtrudniejszą częścią każdego zadania, ale Perplexity przyspiesza ten krok, szybko generując zarysy propozycji projektów i wstępne szkice kluczowych dokumentów. Zespół DNRC używa Perplexity AI do:

• Szybkiego pisania ofert pracy: Napisanie opisu stanowiska ma dużą wagę, ponieważ wykwalifikowani kandydaci natychmiast klikną dalej, jeśli nie będzie on wystarczająco przekonujący. Dlatego napisanie jednego ogłoszenia zajmowało kiedyś godziny. Dzięki Perplexity Enterprise Pro, DNRC ma teraz gotowy do pracy pierwszy szkic w mniej niż minutę.
• Destylacji i podsumowywania złożonych dokumentów. W dziedzinie zarządzania zasobami naturalnymi istnieje wiele badań naukowych i danych. Montana DNRC musi przetwarzać i syntetyzować duże ilości danych w szybkim tempie. Zdolność Perplexity do precyzyjnego podsumowywania długich tekstów skróci czas potrzebny na przegląd badań i konwersję tych informacji na możliwe do podjęcia działania.
• Przyspieszenia generowania kodu: Modyfikowanie istniejących aplikacji programowych nie zawsze jest intuicyjne, ale Perplexity pomaga programistom szybciej tworzyć kod, generując dla nich pierwszą wersję. Mogą oni również uczyć się w trakcie pracy, pytając Perplexity, co robią określone bloki kodu.

Ponadto, AI nadal oszczędza czas DNRC dzięki sugerowanym pytaniom uzupełniającym. Dla nowych użytkowników model ML Perplexity skutecznie uczy ich, jak wchodzić w interakcję z AI i gwarantuje, że nigdy nie tracą czasu na zastanawianie się, co powiedzieć dalej.

Korzyść nr 2: Bardziej wydajne przepływy pracy

Dzięki Perplexity Enterprise Pro, Montana DNRC ma pomocną dłoń, która automatyzuje uciążliwą pracę na każdym kroku. Zamiast przebijać się przez dogłębne badania lub samodzielnie uczyć się zawiłego kodu, mają potężnego wirtualnego asystenta, który zajmuje się powtarzalnymi, niskopoziomowymi zadaniami.

Na przykład, Montana DNRC zatrudnia tylko kilku programistów. Z pomocą Perplexity, każdy w zespole IT, kto jest ekspertem GIS lub uczy się Pythona, może pomóc w pisaniu kodu. Nawet jeśli nie są programistami, mogą dokładnie powiedzieć Perplexity, co ma robić skrypt, a następnie przetestować go pod kątem błędów w bezpiecznym środowisku.

To wsparcie AI nie tylko znacząco zmniejsza obciążenie pracą zespołu IT, ale także skraca czas oczekiwania dla wszystkich w zespole. Chris mówi: „Nagle nasi ludzie, którzy nie mają tak dużego doświadczenia w pisaniu kodu, nie czekają w kolejkach na napisanie skryptu. Zamiast tego możemy dokonać przeglądu kodu i przetestować wynik. Przez większość czasu potrzebne są tylko drobne poprawki i aplikację można od razu udostępnić do użytku”.

Ta systemowa poprawka jest szczególnie krytyczna w agencji rządowej takiej jak Montana DNRC, która korzysta z wielu starszych programów, w tym niektórych zakontraktowanych dekady temu u dostawców, którzy już nie istnieją. Na przykład, dostosowanie nawet jednego tajemniczego, pozostałego bloku kodu z tamtej ery wymagało kiedyś obszernych badań i programowania, ale teraz Perplexity dostarcza informacje potrzebne do ukończenia tych koderskich zadań pobocznych w zaledwie kilka kliknięć.

Korzyść nr 3: Usprawnione sprawdzanie faktów z cytatami

Montana DNRC korzysta również z Perplexity Enterprise Pro do badania nowych podejść do ulepszania procesów i polityk. Ponieważ AI generuje informacje wyłącznie z dokładnymi cytatami, DNRC zyskuje spokój ducha podczas sprawdzania faktów. Co więcej, Perplexity AI sugeruje powiązane pytania, które zachęcają do prowadzenia dogłębnych badań.

Każdy w zespole Montana DNRC może podjąć się dogłębnych badań i pracy intelektualnej, mając Perplexity za przewodnika, co pomaga ich szczupłemu zespołowi osiągać wyniki powyżej oczekiwań.

Wynik

Oszczędność ponad 125 godzin tygodniowo

Perplexity Enterprise Pro pozwala pracownikom Montana DNRC zaoszczędzić ponad 5 godzin pracy tygodniowo poprzez usprawnienie przepływów pracy przy „intensywnych i trudnych zadaniach”, takich jak pisanie zarysów propozycji projektów. Chris mówi, że przynosi to ogromny zwrot z inwestycji (ROI) w samym jego zespole.

„Perplexity przenosi cię od zera do czegoś w ciągu 35 sekund” – mówi. Spodziewa się, że te oszczędności czasu będą się nadal zwiększać. „Im więcej przypadków użycia znajdujemy, tym więcej czasu oszczędzamy”.

A popularność Perplexity rozprzestrzenia się na inne agencje rządu stanu Montana. Chris mówi, że wdrożenie jest oczywistością, biorąc pod uwagę rozsądne stawki Perplexity i możliwość zwolnienia tak wielu godzin pracy etatowej każdego tygodnia. „To przystępny punkt wyjścia dla każdego projektu i odskocznia do nowszej technologii, której potrzebowaliśmy” – mówi.