Jak Bessemer Venture Partners przekształciło przepływy pracy w obszarze inwestycji, finansów, relacji inwestorskich i prawa — oszczędzając setki godzin dzięki Perplexity Enterprise

Problem

Rozwijający się stos technologiczny spowalniający zespoły i pochłaniający godziny na gromadzenie informacji

Bessemer Venture Partners działa w dynamicznym otoczeniu, zarządzając setkami spółek portfelowych w ramach zróżnicowanego krajobrazu inwestycyjnego. Jednak ich stos technologiczny — gromadzony przez lata działalności — stawał się coraz trudniejszy do szybkiego uzyskiwania z niego wartościowych spostrzeżeń. Zespoły nieustannie ścigały się z czasem, pracując na złożonych przepływach pracy w Excel VBA, pofragmentowanych procesach badawczych i ręcznym przetwarzaniu dokumentów.

„Ręczne wyszukiwanie danych o spółkach, przygotowywanie podsumowań, śledzenie 75-100 spółek na potrzeby spotkań z LP — to była ogromna strata czasu” — podzielił się swoimi spostrzeżeniami Augie Wilkinson, Dyrektor ds. Monitorowania i Analizy Portfela w Bessemer. „Nawet drobne codzienne zadania, od pisania e-maili po porządkowanie danych w arkuszach kalkulacyjnych, odciągały nas od kluczowych zadań”.

Przy setkach spółek portfelowych, różnych subskrypcjach danych, poleganiu na starych podsumowaniach e-mailowych w celu udostępniania informacji oraz niezliczonych godzinach spędzanych na wprowadzaniu danych do wielu systemów przechowywania, coraz trudniej było łączyć spostrzeżenia z pofragmentowanych zbiorów danych, aby szybciej podejmować pewne decyzje inwestycyjne.

„Na przykład analizy prawne były wyjątkowo powolne. Przejrzenie każdej umowy NDA mogło zająć od jednej do dwóch godzin” — wspomina Augie. „Streszczanie obszernych dokumentów nie przebiegało szybciej”.

Pofragmentowany stos technologiczny, nieefektywny dostęp do danych i procesy ręczne pochłaniały czas i uniemożliwiały zespołom uzyskanie krytycznego kontekstu. Firma Bessemer potrzebowała rozwiązania, które usprawni przepływy pracy, scentralizuje dostęp do danych i umożliwi szybsze oraz bardziej świadome podejmowanie decyzji.

Rozwiązanie

Bezpieczny, ujednolicony silnik odpowiedzi, wspierający każdy zespół w Bessemer Venture Partners

Bessemer wybrał Perplexity Enterprise, aby przekształcić swoje przepływy pracy w zakresie badań, inwestycji i obsługi prawnej — bez poświęcania bezpieczeństwa i rezygnowania z istniejących systemów przechowywania plików.

Niestandardowe przepływy pracy umożliwiają teraz zespołom inwestycyjnym Bessemer:

• Automatyzację starszych rozwiązań Excel i analizy danych, eliminując godziny ręcznego rozwiązywania problemów z makrami
• Błyskawiczne zbieranie i syntezowanie informacji na temat ponad 400 spółek portfelowych, zastępując przestarzałe systemy badawcze i przyspieszając wymianę informacji w zespołach dzięki odpowiedziom zawsze cytującym odpowiednie źródła internetowe oraz pliki wewnętrzne
• Zespoły prawne szybko streszczają umowy i wyciągają kluczowe wnioski — skracając czas analizy z godzin do minut — przy zachowaniu ścisłej zgodności z przepisami.
• W międzyczasie zespoły ds. relacji inwestorskich wykorzystują silnik odpowiedzi Perplexity do szybszego tworzenia treści i prezentacji, wspierając zarówno komunikację z LP, jak i wydarzenia wewnętrzne.

„Możliwość uzyskania wyników z cytowaniem źródeł oznacza, że możemy działać szybko, nie tracąc na precyzji ani dokładności. Członkowie zespołu są tego samego zdania” — mówi Anita Umarji, Partner, Head of Investor Relations.

Wynik

Zmodernizowane badania, przyspieszone operacje i spostrzeżenia w czasie rzeczywistym pozwalające na szybsze podejmowanie decyzji bez utraty dokładności

Dzięki Perplexity Enterprise firma Bessemer Venture Partners ograniczyła wysiłek manualny, zwiększyła adopcję rozwiązań i wzmocniła każdego pracownika — nie tylko w głównych zespołach inwestycyjnych. Zespoły teraz:

• Redukują o 50% lub więcej ręczne badania, przetwarzanie dokumentów i powtarzalne zadania w arkuszach kalkulacyjnych
• Efektywnie monitorują setki spółek portfelowych na potrzeby spotkań z LP i raportowania — z pełnym zaufaniem do swoich danych
• Streszczają umowy i dokumenty prawne w kilka minut, uwalniając zasoby zespołów prawnych i ds. zgodności, aby mogły skupić się na rozwoju
• Umożliwiają sprawne gromadzenie informacji z cytowaniem źródeł dla zespołów inwestycyjnych, finansowych i prawnych — wspierając mądrzejsze i szybsze decyzje

„Pomaga mi to tworzyć zarysy prezentacji, dzięki czemu znacznie szybciej docieram do solidnej struktury” — mówi Anita. „To uczucie, jakby szło się na skróty, ale daje mi to przewagę i pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu”.

Co najważniejsze, firma Bessemer chciała wdrożyć rozwiązanie, które wspierałoby jej zespoły przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa.

Augie twierdzi, że właśnie to znaleźli: „posiadanie zamkniętego systemu, który nie szkoli się na naszych danych, było kluczowe. Przejście na plan Perplexity Enterprise było niezbędne, zwłaszcza wdrożenie SSO i SCIM w celu łatwiejszego zarządzania bezpieczeństwem. Zapewnia to komfort różnym zespołom o zróżnicowanym poziomie poufności — Perplexity jest w stanie odizolować wrażliwe pliki, które nie są dostępne dla wszystkich zespołów”.