Jak korzystać z AI w małej firmie

W tym artykule wyjaśniono, w jaki sposób właściciele małych firm mogą uzyskać maksymalną wartość ze sztucznej inteligencji bez marnowania czasu. Zawiera on gotowe do użycia prompty, a także szybkie ramy dotyczące uruchamiania projektu pilotażowego AI, obliczania, które projekty warto zautomatyzować, oraz podejmowania decyzji, kiedy skorzystać z AI, a kiedy zatrudnić pracownika.

Do czego małe firmy mogą wykorzystać sztuczną inteligencję

Poniższe sekcje obejmują najbardziej czasochłonne funkcje małej firmy. Każda z nich wskazuje, w czym sztuczna inteligencja faktycznie pomaga, przykładowe zapytanie oraz obszary, w których nadal konieczna jest interwencja człowieka.

Wsparcie klienta

Skrzynki odbiorcze wsparcia są pełne powtarzalnych, wrażliwych na czas zgłoszeń, co czyni ten obszar jednym z najłatwiejszych punktów wyjścia.

Narzędzia AI mogą pomóc w następujących kwestiach:

• Przygotowywanie projektów odpowiedzi na rutynowe pytania
• Podsumowywanie historii klientów
• Klasyfikowanie i kierowanie przychodzących zgłoszeń
• Przeszukiwanie bazy wiedzy w celu znalezienia istotnych informacji
• Identyfikowanie wiadomości wymagających pilnej uwagi człowieka

Wypróbuj to zapytanie:

Przejrzyj e-maile dotyczące wsparcia klienta i dołączone sekcje FAQ. Grupowanie zapytań według powtarzających się tematów, identyfikowanie pytań, na które sekcja FAQ nie odpowiada, oraz utworzenie arkusza kalkulacyjnego zawierającego imię i nazwisko klienta, problem, poziom pilności oraz zalecane kolejne działania. Przygotuj projekty odpowiedzi na rutynowe pytania, ale niczego nie wysyłaj ani nie podejmuj decyzji o zwrotach środków. Oznacz skargi, wyjątki od zasad oraz groźby prawne do weryfikacji przez człowieka.

Nie używaj sztucznej inteligencji do:

• Rozwiązywania sporów
• Podejmowania decyzji o zwrotach środków lub odszkodowaniach bez upoważnienia
• Odpowiadania na emocjonalnie wrażliwe skargi bez weryfikacji
• Zastępowania jasnej ścieżki kontaktu z ludzkim przedstawicielem

Marketing

Marketing jest zazwyczaj pierwszym miejscem, do którego małe firmy zwracają się w poszukiwaniu sztucznej inteligencji. Kryje się za tym jednak znacznie więcej niż tylko tworzenie treści e-maili.

Narzędzia AI mogą pomóc w następujących kwestiach:

• Napisanie pierwszego projektu strony internetowej lub strony docelowej na podstawie prostego opisu działalności
• Zaplanowanie, jakich stron potrzebuje witryna internetowa, takich jak osobna strona dla każdej usługi, produktu lub lokalizacji
• Wykrywanie luk w witrynie internetowej: brakujących szczegółów, nieaktualnych stron lub tematów poruszanych przez klientów, które nie zostały nigdzie omówione
• Przekształcenie powszechnych pytań klientów w listę wpisów na blogu lub stron, które warto napisać, uporządkowanych według priorytetów opartych na tym, co jest najważniejsze dla biznesu
• Zgromadzenie raportu na temat funkcjonowania witryny internetowej, na przykład które strony generują ruch i jak łatwo klienci mogą znaleźć firmę w wyszukiwarce

Wypróbuj to zapytanie:

"Przejrzyj te informacje o firmie, istniejącą witrynę internetową oraz listę usług. Zbadaj najważniejsze pytania klientów oraz konkurencyjne strony dla '[temat lub usługa].' Utwórz zalecaną strukturę witryny wraz z tytułami stron, intencją docelową, tematami głównymi i pobocznymi, wezwaniami do działania oraz sugestiami linków wewnętrznych. Następnie przygotuj projekt strony głównej oraz jednej strony usługi przy użyciu zatwierdzonych wytycznych marki. Oznacz każde roszczenie wymagające potwierdzenia i nie publikuj zmian."

Nie używaj sztucznej inteligencji do:

• Budowania zróżnicowanego głosu marki od zera
• Zastępowania badań klientów lub pozycjonowania strategicznego
• Publikowania bez sprawdzania faktów i recenzji redakcyjnej
• Produkowania dużych ilości ogólnych treści wyłącznie pod ruch w wyszukiwarkach

Harmonogram i administracja

Kalendarze, skrzynki odbiorcze i notatki ze spotkań pochłaniają godziny, które nie figurują na żadnej fakturze, co czyni administrację doskonałym przypadkiem użycia sztucznej inteligencji.

Narzędzia AI mogą pomóc w następujących kwestiach:

• Podsumowywanie spotkań i wyodrębnianie zadań do wykonania
• Przygotowywanie projektów wiadomości e-mail z podsumowaniem
• Porządkowanie dokumentów i formularzy
• Identyfikowanie konfliktów w kalendarzu i przerw w harmonogramie
• Klasyfikowanie przychodzących zapytań
• Łączenie zapytań klientów z zadaniami wewnętrznymi

Wypróbuj to zapytanie:

"Przejrzyj kalendarz z tego tygodnia, notatki dotyczące projektów oraz otwarte wątki e-mail. Utwórz uszeregowaną według priorytetów listę zobowiązań, zaległych działań, konfliktów w harmonogramie oraz bez odpowiedzi na pytania. Przygotuj jednostronicowy cotygodniowy raport operacyjny wraz z odnośnikami do odpowiednich dokumentów źródłowych. Przygotuj projekty wiadomości e-mail z podsumowaniem dla trzech najpilniejszych pozycji, ale ich nie wysyłaj."

Nie używaj sztucznej inteligencji do:

• Podejmowania decyzji o priorytetach bez kontekstu biznesowego
• Zobowiązywania firmy do dotrzymania terminów lub cen bez zatwierdzenia
• Obsługi poufnych informacji pracowników lub klientów w nieodpowiednim narzędziu
• Traktowania podsumowanego protokołu ze spotkania jako kompletnego lub dokładnego

Finanse i księgowość

Zadania księgowe są powtarzalne i oparty na regułach, co stanowi dokładnie ten rodzaj pracy, z którym sztuczna inteligencja radzi sobie dobrze, przy czym księgowy weryfikuje wyniki.

Narzędzia AI mogą pomóc w następujących kwestiach:

• Kategoryzowanie transakcji do przeglądu
• Identyfikowanie nadmiernych wydatków
• Oznaczanie nietypowych wydatków lub zduplikowanych wpisów
• Podsumowywanie wzorców przepływów pieniężnych
• Wyodrębnianie danych z paragonów i faktur
• Porównywanie sprzedaży lub wydatków w różnych okresach
• Przygotowywanie pytań dla księgowego lub doradcy finansowego

Wypróbuj to zapytanie:

"Przeanalizuj załączony eksport transakcji za ostatnie sześć miesięcy. Zaznacz nietypowe zmiany, możliwe zduplikowane transakcje, brakujące kategorie oraz wydatki wymagające weryfikacji przez księgowego. Utwórz arkusz kalkulacyjny z oznaczonymi pozycjami oraz krótkim podsumowaniem głównych wzorców. Nie formułuj zaleceń podatkowych, nie kategoryzuj transakcji automatycznie ani nie wysyłaj raportu na zewnątrz."

Nie używaj sztucznej inteligencji do:

• Składania deklaracji podatkowych
• Podejmowania ostatecznych decyzji księgowych
• Decydowania, czy firma może pozwolić sobie na znaczący wydatek
• Udzielania porady prawnej, podatkowej lub finansowej bez wykwalifikowanej weryfikacji

Sprzedaż

Leady mogą szybko ostygnąć, a sztuczna inteligencja świetnie wychwytuje te, na których ściganie zapracowany właściciel nie ma czasu.

Narzędzia AI mogą pomóc w następujących kwestiach:

• Wykrywanie leadów, z którymi od dłuższego czasu nie nawiązano kontaktu
• Podsumowywanie rozmowy sprzedażowej, dzięki czemu nie trzeba jej odsłuchiwać na nowo
• Przygotowywanie spersonalizowanego projektu wiadomości e-mail z podsumowaniem dla każdego leada zamiast wiadomości ogólnej
• Wykrywanie powodów, które potencjalni klienci stale podają jako przyczyny rezygnacji z zakupu, aby można było odnieść się do nich bezpośrednio
• Oznaczanie transakcji, które utknęły w martwym punkcie i wymagają delikatnego popchnięcia
• Przekształcanie notatek w pierwszy projekt oferty

Wypróbuj to zapytanie:

"Przejrzyj załączone notatki ze sprzedaży i zidentyfikuj okazje, przy których przez ostatnie 14 dni nie podjęto żadnych działań następczych. Zbadaj każde przedsiębiorstwo przy użyciu aktualnych źródeł publicznych i utwórz zarys konta zawierający jego priorytety biznesowe, istotne wydarzenia, prawdopodobne punkty bólu oraz linki do dowodów. Przygotuj spersonalizowany projekt wiadomości e-mail z podsumowaniem dla każdej okazji, korzystając wyłącznie ze zweryfikowanych informacji. Nie wysyłaj wiadomości e-mail ani nie składaj oświadczeń dotyczących budżetu, uprawnień czy intencji zakupowych."

Nie używaj sztucznej inteligencji do:

• Negocjowania cen lub warunków umowy bez upoważnienia
• Składania obietnic dotyczących dostawy lub możliwości produktu
• Samodzielnego zamykania złożonych transakcji
• Zastępowania budowania relacji w sprzedaży doradczej

Rekrutacja i wdrożenie pracownicze

Dokumentacja rekrutacyjna i materiały wdrożeniowe przez większość czasu opierają się na szablonie, co pozostawia sztucznej inteligencji przestrzeń do przygotowania pierwszego projektu.

Narzędzia AI mogą pomóc w następujących kwestiach:

• Przygotowywanie projektów opisów stanowisk pracy
• Tworzenie szablonów pytań rekrutacyjnych
• Przekształcanie istniejących zasad w wstępne projekty materiałów wdrożeniowych
• Podsumowywanie treści szkoleniowych
• Tworzenie list kontrolnych specyficznych dla danej roli

Wypróbuj to zapytanie:

"Korzystając z zatwierdzonego profilu roli, podręcznika firmowego oraz listy kontrolnej wdrożenia, utwórz plan wdrożenia na pierwszy tydzień dla nowego koordynatora ds. operacyjnych. Przygotuj zarys roli, harmonogram szkoleń, listę kontrolną oraz briefing dla menedżera. Zidentyfikuj wszelkie sprzeczne lub nieaktualne informacje w dokumentach źródłowych. Nie dokonuj wstępnej selekcji kandydatów, nie klasyfikuj ich ani nie formułuj zaleceń dotyczących zatrudnienia."

Nie używaj sztucznej inteligencji do:

• Przeprowadzania wstępnej selekcji kandydatów bez nadzoru człowieka
• Podejmowania decyzji o zatrudnieniu
• Wnioskowania o cechach chronionych lub cechach osobistych
• Zastępowania sprawdzania referencji lub ustrukturyzowanej oceny

Jakich narzędzi AI dla małych firm potrzebujesz?

Narzędzia sztucznej inteligencji noszą różne nazwy w zależności od tego, czym się zajmują: niektóre to asystenci ogólnego przeznaczenia, inne są wbudowane w oprogramowanie, z którego już korzystasz, a rosnąca kategoria samodzielnie wykonuje wieloetapowe zadania. Poniższa tabela przedstawia, jaki typ pasuje do konkretnego zadania oraz co należy sprawdzić przed podjęciem decyzji o wyborze jednego z nich.

Jak rozpocząć korzystanie ze sztucznej inteligencji w małej firmie

Pierwszym pytaniem nie jest to, jakie narzędzie AI kupić. Pytanie brzmi, który przepływ pracy tworzy wymierne wąskie gardło dla firmy. Dysponując tymi informacjami, przygotuj projekt pilotażowy na małą skalę:

1. Zamapuj wąskie gardło

Wymień obszary, w których faktycznie marnowany jest czas, takie jak skrzynka odbiorcza, której oczyszczenie zajmuje godzinę każdego ranka, nieprzetworzone przez tydzień faktury czy przeoczone działania następcze.

2. Wybierz jeden przepływ pracy

Z tej listy wybierz zadanie, które jest najbardziej spójne i obarczone najmniejszym ryzykiem na początek, a niekoniecznie to, które pochłania najwięcej czasu. Powtarzalne, dobrze zdefiniowane zadanie łatwiej przetestować niż takie, które za każdym razem wymaga osądu.

3. Ustal punkt odniesienia

Zarejestruj, ile czasu zajmuje obecnie wykonanie zadania, ile to kosztuje i jak często dochodzi do błędów, aby mieć odniesienie do wersji generowanej przez sztuczną inteligencję.

4. Sprawdź dane

Potwierdź, że informacje, z których będzie korzystać narzędzie, są dokładne i aktualne oraz że ma ono dostęp wyłącznie do tego, czego faktycznie potrzebuje, a domyślnie nie do całej skrzynki odbiorczej, dysku czy bazy danych klientów.

5. Wybierz narzędzie pasujące do istniejącego stosu technologicznego

Preferuj narzędzia, które łączą się bezpośrednio z kalendarzem, skrzynką odbiorczą, systemem CRM lub oprogramowaniem księgowym będącym już w użyciu, zamiast takich, które wymagają ręcznego eksportowania i importowania danych.

6. Wyznacz osobę weryfikującą

Zdecyduj, kto sprawdza wyniki przed ich publikacją oraz kto zajmuje się przypadkami, w których narzędzie popełnia błąd.

7. Przeprowadź ograniczony test

Wybierz małą grupę użytkowników, określony okres oraz jasną miarę sukcesu przed wdrożeniem rozwiązania dla pozostałej części zespołów.

8. Mierz i dostosowuj

Porównaj wyniki z punktem odniesienia, a następnie zachowaj przepływ pracy, zmodyfikuj go lub zrezygnuj z niego w oparciu o to, co faktycznie pokazują dane.

Kiedy należy korzystać ze sztucznej inteligencji w małej firmie?

Sztuczną inteligencję warto przetestować w zadaniach, w których weryfikacja pracy sztucznej inteligencji zajmuje mniej czasu niż wykonanie zadania ręcznie. Kilka oznak wskazuje na dobre dopasowanie:

• Zadanie powtarza się kilka razy w tygodniu
• Proces jest w miarę spójny
• Wyniki można szybko zweryfikować
• Okazjonalne błędy są odwracalne
• Firma potrafi zmierzyć poprawę
• Narzędzie pasuje do istniejących systemów i nie wymaga nadmiernej konfiguracji

Zadanie słabo nadaje się do automatyzacji, gdy:

• Jest wykonywane rzadko
• Wymaga niuansowanego osądu lub inteligencji emocjonalnej
• Błąd pociągnąłby za sobą szkody prawne, finansowe lub wizerunkowe
• Praca ma charakter publiczny i jest trudna do skorygowania
• Proces nadal gwałtownie się zmienia
• Dane są niekompletne lub niewiarygodne

Analiza zwrotu z inwestycji (ROI) korzystania ze sztucznej inteligencji

Wiele pojedynczych narzędzi sztucznej inteligencji kosztuje w granicach kilkudziesięciu dolarów miesięcznie. Jednak podczas obliczania opłacalności automatyzacji zadania należy wziąć pod uwagę, że głównym kosztem może być czas konfiguracji, integracji, szkolenia, weryfikacji i korekty.

Oto prosty sposób na przeprowadzenie obliczeń: ustal okres zwrotu kosztów, czyli czas, po jakim zaoszczędzony czas przewyższy czas poświęcony na konfigurację.

• Oszacuj cotygodniowy koszt ręcznego wykonywania zadania: czas trwania jednego wystąpienia pomnożony przez częstotliwość występowania w ciągu tygodnia oraz stawkę godzinową pracy tej osoby.
• Oszacuj cotygodniowe oszczędności dzięki AI: koszt pracy ręcznej pomniejszony za każdym razem o koszt weryfikacji wyników AI, pomnożony przez częstotliwość występowania.
• Podziel jednorazowy koszt konfiguracji i integracji przez te cotygodniowe oszczędności. W przybliżeniu tyle czasu zajmuje osiągnięcie progu rentowności.

Oto przykład, zakładając, że osobie, która zazwyczaj wykonuje to zadanie, płaci się 30 USD/godz:

Zadanie, które zajmuje 20 minut i występuje dwa razy w tygodniu, kosztuje około 20 USD tygodniowo, jeśli jest wykonywane ręcznie. Jeśli weryfikacja wyników AI za każdym razem zajmuje jeszcze 10 minut, daje to oszczędność zaledwie około 10 USD tygodniowo.

Dwie godziny konfiguracji (warte 60 USD według tej stawki) wymagałyby sześciu tygodni na osiągnięcie progu rentowności, co jest zbyt długim okresem jak na pierwszy projekt pilotażowy.

Zadanie, które zajmuje godzinę i występuje codziennie, kosztuje około 150 USD tygodniowo, jeśli jest wykonywane ręcznie. Jeśli weryfikacja wyników AI za każdym razem zajmuje 15 minut, pozwala to zaoszczędzić blisko 120 USD tygodniowo. Kilka godzin konfiguracji zwraca się w ciągu niecałego tygodnia.

Kiedy należy zatrudnić pracownika zamiast automatyzować?

Zatrudnij pracownika, gdy praca wymaga ciągłego osądu, budowania relacji, rozliczalności lub zwiększania potencjału. Wykorzystaj sztuczną inteligencję w pierwszej kolejności, gdy zadanie jest dobrze zdefiniowane, powtarzalne i jeszcze nie na tyle duże, aby uzasadniać utworzenie dedykowanego stanowiska.

Zatrudnianie pracowników i sztuczna inteligencja nie zawsze się wykluczają. Nowy pracownik korzystający ze sztucznej inteligencji może obsłużyć więcej pracy, dokumentować procesy, analizować informacje i usprawniać obsługę szybciej niż osoba pracująca bez niej. Pytanie nie brzmi zawsze „Czy powinniśmy zatrudnić kogoś, czy skorzystać z AI?” Pytanie może brzmieć: „Za co odpowiada człowiek i które części tej roli może wspierać sztuczna inteligencja?”

Wdrażanie tego w praktyce

Wybierz zadanie, które pochłania najwięcej czasu i przebiega zgodnie z powtarzalnym procesem, przeprowadź obliczenia zwrotu z inwestycji i przetestuj je pilotażowo z udziałem osoby weryfikującej, zanim dotrze ono do klienta lub pochłonie jakiekolwiek fundusze.

Perplexity Computer zapewnia małemu zespołowi większe możliwości bez zwiększania zatrudnienia. Narzędzie to łączy się z ponad 400 aplikacjami, z których małe firmy już korzystają, w tym z QuickBooks, Mailchimp, Shopify i Stripe. Stamtąd pobiera odpowiednie dane, przeprowadza analizę i przygotowuje projekty wyników, oznaczając wszystko, co wymaga zatwierdzenia przed publikacją.

Wypróbuj Perplexity Computer w swojej małej firmie.

Często zadawane pytania

Czy sztuczna inteligencja jest opłacalna dla małej firmy? To zależy od zadania. Sztuczną inteligencję warto przetestować, gdy zadanie występuje często, przebiega zgodnie z jasnym procesem i zajmuje mniej czasu na weryfikację niż na wykonanie ręczne. Rozwiązanie to słabiej sprawdza się w pracach rzadkich, wymagających wysokiego osądu lub obarczonych dużym ryzykiem.

Jakie jest najlepsze narzędzie AI dla małej firmy? Nie ma jednego najlepszego narzędzia. Odpowiedni wybór zależy od przepływu pracy: sztuczna inteligencja helpdesku dla skrzynek wsparcia, asystenci obszaru roboczego do planowania i wiadomości e-mail, oprogramowanie księgowe z funkcjami AI do prowadzenia księgowości oraz platformy agentowe do zadań obejmujących jednocześnie kilka narzędzi.

Ile kosztuje sztuczna inteligencja dla małej firmy? Wiele narzędzi zaczyna się od kilkudziesięciu dolarów miesięcznie, ale całkowity koszt obejmuje konfigurację, integrację, szkolenie i weryfikację. Niska cena subskrypcji nie gwarantuje pozytywnego zwrotu, jeśli narzędzie wymaga gruntownych poprawek.

Czy sztuczna inteligencja może zastąpić pracowników w małej firmie? Sztuczna inteligencja lepiej nadaje się do wspierania roli niż do jej zastępowania, zwłaszcza tam, gdzie liczy się osąd, odpowiedzialność lub budowanie relacji. Nowy pracownik korzystający ze sztucznej inteligencji często potrafi obsłużyć więcej pracy niż człowiek lub narzędzie z osobna.

Kiedy mała firma powinna unikać automatyzacji zadania? Zrezygnuj z automatyzacji, gdy zadanie jest rzadkie, wymaga niuansowego osądu, jego błędne wykonanie byłoby kosztowne, ma charakter publiczny i jest trudne do skorygowania lub zależy od danych, które są niekompletne albo niewiarygodne.