Hoe Montana's DNRC wekelijks 125+ uur bespaart met Perplexity Enterprise

Het probleem

De bandbreedte van een kleine overheidsinstantie vergroten met een beperkt budget

Chris Powell, CIO bij Montana DNRC, geeft leiding aan het 28-koppige IT-team dat de diverse instantie ondersteunt met meer dan 20 locaties van regiokantoren. Ze bouwen ook aangepaste softwareapplicaties en automatiseringen om alledaagse taken te stroomlijnen.

Dit alles realiseren is makkelijker gezegd dan gedaan. De grootste beperkingen in middelen bij de overheid zijn altijd tijd en geld. Daarom is Chris van mening: "Alles wat werk automatiseert zodat bestaande medewerkers sneller kunnen werken en werk van betere kwaliteit kunnen leveren, verdient een flinke investering."

Chris wist dat AI zijn team zou kunnen helpen bij het automatiseren van kritieke taken zoals data-analyse, maar het pad om nieuwe oplossingen bij overheidsinstanties te introduceren stuit vaak op drie hindernissen:

1. Het verstrekken van accurate informatie

"Mensen komen soms in de problemen als ze de output van een AI als waarheid aannemen zonder enige verificatie," zegt hij. "Wij zijn verplicht om tijdige en accurate informatie te verstrekken om het vertrouwen van het publiek in de instantie te behouden."

2. Zijn team versterken, niet het elimineren van functies

Chris zegt ook dat hij AI niet wilde gebruiken om teamleden te vervangen. In plaats daarvan wilde hij iedereen in zijn team in staat stellen om te doen waar ze uniek voor geschikt zijn en afleidend routinewerk automatiseren. Neem het projectmanagementkantoor van Montana DNRC: de ideale oplossing van Chris zou grote interne data synthetiseren en in minuten – niet uren of dagen – context bieden voor projectacceptatie.

3. Bestaande gewoontes en workflows veranderen

Werken met AI vereist nieuwe manieren van denken, legt Chris uit. AI-tools kunnen werk makkelijker maken, maar mensen moeten leren hoe ze het model kunnen instrueren, en ze kunnen de antwoorden niet automatisch vertrouwen. Het grootste voordeel van een moeizame onderzoekstocht was dat je een beter begrip had van de accuraatheid van je bevindingen.

Dit vertrouwen kostte echter uren aan slopend onderzoek. AI zou dezelfde antwoorden sneller kunnen krijgen, maar het team zou een extra stap aan hun processen moeten toevoegen om de bevindingen te verifiëren. Om deze uitdagingen aan te pakken, had Montana DNRC een AI-oplossing nodig die:

• Betrouwbaar is: Om accuraat onderzoek te ondersteunen, hadden ze een AI-oplossing nodig die geciteerde resultaten produceert – zonder de hallucinaties die gebruikelijk zijn bij andere AI-modellen.
• Toegankelijk is: Chris wilde een gebruikerservaring (UX) die iedereen makkelijk kon gebruiken. "Het moest direct waarde aantonen," zegt hij, vooral omdat hij hoopte het buiten zijn team te implementeren.
• Betaalbaar is: Als overheidsinstantie had de Montana DNRC een oplossing nodig die precies in het krappe budget paste.

Toen probeerde Chris de gratis versie van Perplexity voor persoonlijk gebruik en wist hij dat dit de workflow-supercharger was waar hij op het werk naar op zoek was. Toen hij zag dat er een Enterprise-versie was, was hij enthousiast om deze met zijn team te delen.

De oplossing

Perplexity Enterprise Pro gebruiken om kenniswerk over meerdere teams te stroomlijnen

Het onboarden van het IT-team van Montana DNRC naar Perplexity Enterprise Pro was een "goedkope, risicoarme manier voor hen om de kat uit de boom te kijken bij AI." Vanaf dat punt zag het team drie grote voordelen:

Voordeel #1: Lagere activatie-energie voor meer tijdsbesparing

Perplexity Enterprise Pro elimineert de stress van het "syndroom van het lege vel." Meestal is beginnen het moeilijkste deel van elke taak, maar Perplexity geeft die stap een vliegende start door snel projectvoorsteloverzichten en eerste concepten van belangrijke documenten te genereren. Het team van DNRC gebruikt Perplexity AI om:

• Vacatureteksten in een handomdraai schrijven: Het schrijven van een functiebeschrijving heeft grote belangen omdat gekwalificeerde sollicitanten direct wegklikken als het niet overtuigend genoeg is. Daarom kostte het schrijven van één vacaturetekst voorheen uren om het goed te krijgen. Met Perplexity Enterprise Pro heeft DNRC nu binnen een minuut een werkbaar eerste concept.
• Complexe documenten distilleren en samenvatten. Er is veel wetenschappelijk onderzoek en data op het gebied van natuurbeheer. De Montana DNRC moet grote hoeveelheden data snel verwerken en synthetiseren. Perplexity's vermogen om lange teksten accuraat samen te vatten zal de tijd die nodig is om onderzoek te beoordelen en die informatie om te zetten in actiegerichte inzichten, verkorten.
• Codegeneratie versnellen: Het aanpassen van bestaande softwareapplicaties is niet altijd intuïtief, maar Perplexity helpt ontwikkelaars sneller coderen door een eerste versie voor hen te genereren. Ze kunnen ook gaandeweg leren door Perplexity te vragen wat bepaalde codeblokken doen.

Daarnaast blijft de AI de DNRC tijd besparen met zijn gesuggereerde vervolgvragen. Voor nieuwe gebruikers leert het ML-model van Perplexity hen effectief hoe ze met de AI moeten communiceren en zorgt ervoor dat ze nooit tijd verspillen aan het bedenken wat ze nu weer moeten zeggen.

Voordeel #2: Efficiëntere workflows

Met Perplexity Enterprise Pro heeft de Montana DNRC een helpende hand die bij elke stap vervelend routinewerk automatiseert. In plaats van zich door diepgaand onderzoek te worstelen of zichzelf ingewikkelde code aan te leren, hebben ze een krachtige virtuele assistent die repetitieve taken op lager niveau afhandelt.

Bijvoorbeeld, de Montana DNRC heeft slechts een paar ontwikkelaars in dienst. Met de hulp van Perplexity kan iedereen in het IT-team die een GIS-expert is of Python leert, meehelpen om code te schrijven. Hoewel ze geen ontwikkelaars zijn, kunnen ze Perplexity precies vertellen wat ze willen dat het script doet en het vervolgens fouttesten in een veilige omgeving.

Deze systemische oplossing verlicht niet alleen aanzienlijk de werkdruk van het IT-team, maar vermindert ook de wachttijden voor iedereen in het team. Chris zegt: "Plotseling hoeven onze mensen die minder ervaring hebben met het schrijven van code niet meer in de rij te staan om hun script te laten schrijven. In plaats daarvan kunnen we een code-review doen en de output testen. Meestal zijn er slechts kleine wijzigingen nodig en kan de applicatie direct worden vrijgegeven voor gebruik."

Deze systemische correctie is vooral cruciaal bij een overheidsinstantie zoals de Montana DNRC, die een verscheidenheid aan oudere software gebruikt, waaronder sommige die decennia geleden zijn gecontracteerd met leveranciers die niet meer bestaan. Het aanpassen van zelfs maar één mysterieus, achtergebleven codeblok uit dat tijdperk vereiste voorheen uitgebreid onderzoek en programmeren, maar nu levert Perplexity de informatie die nodig is om deze codeer-bijtaken in slechts een paar klikken te voltooien.

Voordeel #3: Gestroomlijnde feitencontrole met bronvermeldingen

De Montana DNRC gebruikt Perplexity Enterprise Pro ook om nieuwe benaderingen te onderzoeken voor het verbeteren van processen en beleid. Omdat de AI alleen informatie produceert met accurate bronvermeldingen, heeft DNRC gemoedsrust bij feitencontrole. Nog beter: Perplexity AI suggereert gerelateerde vragen die aanzetten tot diepgaand onderzoek.

Iedereen in het Montana DNRC-team kan beginnen aan diepgaand onderzoek en kenniswerk met Perplexity als gids, waardoor hun kleine team boven zijn gewichtsklasse kan boksen.

Het resultaat

Meer dan 125 uur besparen per week

Perplexity Enterprise Pro bespaart medewerkers van Montana DNRC meer dan 5 uur werk per week door de workflows te stroomlijnen voor "intensief werk met hoge wrijving" zoals het schrijven van overzichten voor projectvoorstellen. Chris zegt dat dit alleen al binnen zijn team een enorme ROI oplevert.

"Perplexity brengt je binnen 35 seconden van niets naar iets," zegt hij. Hij verwacht dat die tijdsbesparing zal blijven toenemen. "Hoe meer use-cases we vinden, hoe meer tijd we besparen."

En de populariteit van Perplexity verspreidt zich naar andere instanties in de Montana State Government. Chris zegt dat de adoptie een logische keuze is, gezien de redelijke tarieven van Perplexity en het vermogen om elke week zoveel uren aan betaald werk vrij te maken. "Het is het toegankelijke startpunt voor elk project en de opstap naar nieuwere technologie die we nodig hadden," zegt hij.