Hvordan Perplexity Computer frigjør Rhos produktteam fra møter for å fokusere på produktkvalitet

Problemet

Å holde et tverrfaglig team på samme side

Rhos bedriftsbankplattform lar selskaper administrere økonomien sin slik at de kan skalere opp effektivt. Men da Rhos egen virksomhet utvidet seg, opplevde de noen voksesmerter. Da det tverrfaglige produktutviklingsteamet begynte å bygge en ny faktureringsmodul, et komplekst prosjekt over flere måneder, strittet det imot å ta informerte beslutninger og holde alle oppdatert.

Programvareingeniørene Oktawian Jurkiewicz og Konrad Keska kjente allerede til rotproblemet. Prosjektinformasjonen var spredt på en rekke forskjellige verktøy, inkludert Notion, Jira, Figma, Slack, Google Docs og innspilte møter. Oppdateringer og endringer som ble notert i ett verktøy, ble ikke alltid gjenspeilet i de andre. Ingen hadde tid til det kjedelige arbeidet med å samle inn og dokumentere alle de siste beslutningene. «Vi trengte åpenhet,» sier Konrad Keska, en programvareingeniør på prosjektet, «ikke bare for folk på teamet, men også for ledere og andre i selskapet.»

Teamet trengte også å hjelpe ikketekniske personer med å forstå den tekniske innvirkningen av designendringer. «Når designteamet gjorde endringer i Figma,» sier Oktawian Jurkiewicz, en annen programvareingeniør på prosjektet, «trengte vi en måte å avdekke eventuelle tekniske hindringer med en gang.»

Løsningen

Strømlinjeforming og forbedring av gruppe kommunikasjon

Etter å ha lært om hvordan Computer kobler seg til verktøyene Rho bruker hver dag og kan fullføre oppgaver basert på firmakontekst, bestemte de seg for å prøve det.

Oktawian var spesielt interessert i Computers evne til å arbeide med oppgaver i skyen asynkront. «Du trenger ikke engang å ha datamaskinen slått på for at den skal gjøre noe for deg,» sier han. Det betyr at den kan arbeide utenfor arbeidstid, fullføre oppgaver over natten og levere resultatene med en gang neste morgen.

Opprette en daglig oversikt i Slack med Computer

Computer har strømlinjeformet produktutviklingsprosessen hos Rho. Oktawian og Konrad opprettet en pågående arbeidsflyt i Computer designet for å holde teamet synkronisert om de siste endringene fra design, ingeniørarbeid, produktledelse og kvalitetssikring (QA).

Hver natt leser Computer alle omtaler av faktureringsproduktet i Slack, Notion, Jira, Figma og Google Docs for å identifisere inkonsistenser, endringer, kommentarer og oppdateringer. Deretter produserer den en daglig Slack-oversikt som teamet sammenligner med forsiden av en avis, klar når teammedlemmene logger på neste dag. «Den samler alle endringene som skjedde dagen før, i tillegg til en liste over foreslåtte manglende oppgaver,» sier Konrad. «Så hvis vi går glipp av noe, fremhever Computer det.» Alle på teamet går nå gjennom nyhetene i Slack på sin egen tidslinje og kan chatte med kolleger om spørsmål eller bekymringer i den samme Slack-kanalen. Kommunikasjonen er sentralisert i stedet for å være spredt over forskjellige kanaler.

Vurdering av den tekniske innvirkningen av designendringer

Computer hjelper også med å stramme inn tilbakemeldingssløyfen mellom ingeniører og designere. Nå, hver gang designere gjør en designendring i Figma, fanger Computer den opp, måler den sannsynlige effekten fra et teknisk perspektiv og sender en Slack-melding til den delte kanalen. «Det forenklet samarbeidet med designteamet betraktelig,» sier Oktawian, «og hjalp oss med å forstå hverandre, hva som er teknisk gjennomførbart, og hva som krever betydelig innsats fra det tekniske teamet.»

Oktawian sier det som er spesielt nyttig, er hvordan Computer bygger opp et minne om prosjektet etter hvert som det skrider frem, og hjelper teamet med å fullføre oppgaver. «Vi definerte det ikke,» sier han. «Computer fant ut hvilke datapunkter den skulle lagre fra hver kilde.»

Resultatet

Forbedret effektivitet og produktkvalitet

Computers daglige Slack-oversikt har blitt en slags automatisert prosjektleder for produktutviklingsteamet. De har kuttet møtetiden med 90 %, og redusert ukentlige synkroniseringer fra 2,5 timer til bare 15 minutter uten å miste samordning. Konrad og Oktawian anslår at med et gjennomsnitt på fem personer i samtalen hver dag, sparte Computer 120 timer over et 12 ukers prosjekt. «Det er tre uker ekstra med tid vi kan investere i andre ting,» sier Oktawian. Teamet sier de kan avsette mer tid til å gjøre det nye produktet enda sterkere.

Å avlyse det daglige møtet har også gitt teamet mer fokusert arbeidstid og forbedret prosjektgjennomsiktighet for alle ved å gjøre den nyeste statusen tydeligere og mer tilgjengelig.

I tillegg har Computer bidratt til å sikre produktkvalitet ved å avdekke noen problemer i produktkravdokumentene. «Uten at Computers automatisering fremhever inkonsistenser, hadde vi kanskje måttet kutte noe senere eller fikse feilen som oppsto,» sier Konrad.

Computer har fungert så bra for Rho at selskapet planlegger å få den til å skanne og rapportere om enda flere apper. «Vi vil gjerne utvide Computers omfang til å inkludere enda flere av verktøyene våre, som feilsporing og andre overvåkingssystemer som Log Rocket, Sentry og Incident.io,» sier Konrad.

Tips for å forbedre arbeidsflyter for produktutvikling

Tips 1 – Koble til kjerneverktøyene dine først Start med de tre viktigste verktøyene dine, som Figma for design, Notion for krav og Jira for oppgaver. Bed om at Computer overvåker dem alle for inkonsistenser og endringer. Når Computer begynner å arbeide for deg, kan du finjustere spørringene dine og legge til flere verktøy i omfanget.

Tips 2 – Send et daglig sammendrag til Slack Sett opp Computer til å legge ut et daglig sammendrag i en delt Slack-kanal som fanger opp alt som endret seg i prosjektappene dine dagen før: kommentarer, designendringer, oppgaveoppdateringer osv. Den regelmessige oppdateringen kan redusere møter, noe som gir alle asynkron åpenhet uten å forlate Slack.

Tips 3 – Bruk innvirkningrangeringer for tverrfaglig arbeid Bed om at Computer rangerer de tekniske konsekvensene av designbeslutninger før de fullføres. Det kan hjelpe ingeniører med å holde seg oppdatert på endringer og avdekke problemer tidlig, og hjelpe designere med å forstå den tekniske kompleksiteten i det som kan virke som en enkel forespørsel.