Hvordan Bessemer Venture Partners transformerte investerings-, finans-, investor relations- og juridiske arbeidsflyter – og sparte hundrevis av timer med Perplexity Enterprise

Problemet

En teknologistabel i utvikling som bremser team og sløser bort timer på å samle inn informasjon

Bessemer Venture Partners opererer i en fartsfylt verden og administrerer hundrevis av porteføljebedrifter i et dynamisk investeringslandskap. Imidlertid ble teknologistabelen deres – som hadde samlet seg opp over år med virksomhet – stadig vanskeligere å hente ut innsikt fra raskt. Teamene kjempet konstant mot klokken med komplekse Excel VBA-arbeidsflyter, fragmenterte forskningsprosesser og manuell dokumentbehandling.

«Å manuelt søke etter selskapsdata, utarbeide sammendrag, spore 75–100 selskaper for LP-møter – det var en enorm tidstyv», forteller Augie Wilkinson, direktør for porteføljeovervåking og -analyse hos Bessemer. «Selv små daglige oppgaver, fra å skrive e-post til å håndtere regnearkdata, stjal fokuset vårt.»

Med hundrevis av porteføljebedrifter, ulike dataabonnementer, avhengighet av eldre e-postoversikter for informasjonsdeling og utallige timer med dataregistrering på tvers av flere lagringssystemer, ble det vanskelig å sette sammen innsikt på tvers av de fragmenterte datasettene for å ta tryggere investeringsbeslutninger raskere.

«Juridiske gjennomganger var for eksempel spesielt trege. Å gjennomgå hver enkelt taushetserklæring (NDA) kunne ta en til to timer», husker Augie. «Å oppsummere lange dokumenter gikk ikke raskere.»

Den fragmenterte teknologistabelen, ineffektive datatilgangen og de manuelle prosessene slukte timer og hindret teamene i å få kritisk kontekst. Bessemer trengte en løsning for å strømlinjeforme arbeidsflyter, sentralisere datatilgangen og muliggjøre raskere og mer informerte beslutninger.

Løsningen

En sikker, enhetlig svarmotor som gir kraft til alle team hos Bessemer Venture Partners

Bessemer valgte Perplexity Enterprise for å transformere forsknings-, investerings- og juridiske arbeidsflyter – uten å ofre sikkerheten og uten å forlate sine eksisterende fillagringssystemer.

Tilpassede arbeidsflyter lar nå Bessemers investeringsteam:

• Automatisere eldre Excel- og dataanalyse, og unngå timer med manuell feilsøking i makroer
• Umiddelbart samle inn og syntetisere informasjon om over 400 porteføljebedrifter, erstatte utdaterte forskningssystemer og akselerere tverrsektoriell informasjonsdeling med svar som alltid siterer relevante webkilder og interne filkilder
• Juridiske team oppsummerer kontrakter raskt og trekker ut viktig innsikt – noe som reduserer gjennomgangstiden fra timer til minutter – samtidig som de opprettholder streng overholdelse.
• I mellomtiden benytter IR-teamene (investor relations) seg av Perplexitys svarmotor for å utkastføre innhold og presentasjoner raskere, noe som støtter både LP-kommunikasjon og interne arrangementer.

«Muligheten til å få kildesiterte resultater betyr at vi kan bevege oss raskt uten å miste presisjon eller nøyaktighet. Teammedlemmene var enige», sier Anita Umarji, partner og sjef for investor relations.

Resultatet

Modernisert forskning, akselererte operasjoner og sanntidsinnsikt for å ta raskere beslutninger uten at det går ut over nøyaktigheten

Med Perplexity Enterprise har Bessemer Venture Partners redusert manuell innsats, økt adopsjon og gitt styrke til hver enkelt ansatt – utover deC hovedinvesteringsteamene. Teamene kan nå:

• Kutte 50 % eller mer fra manuell forskning, dokumentbehandling og repetitive regnearkoppgaver
• Effektivt overvåke hundrevis av porteføljebedrifter for LP-møter og rapportering – med full tillit til dataene sine
• Oppsummere kontrakter og juridiske dokumenter på minutter, slik at juridiske team og compliance-team kan fokusere på vekst
• Muliggjøre sømløs, kildesitert informasjonsinnsamling for investerings-, finans- og juridiske team – noe som støtter smartere og raskere beslutninger

«Det hjelper meg med å utarbeide disposisjoner for presentasjoner, slik at jeg kommer raskere fram til et solid rammeverk», sier Anita. «Det føles som juks, men det gir meg et fortrinn og sparer mye tid.»

Viktigst av alt ønsket Bessemer å implementere en løsning som kunne støtte teamet sitt samtidig som sikkerheten ble opprettholdt.

Augie sier de har funnet akkurat det: «å ha et lukket system som ikke trenes opp på dataene våre, var avgjørende. Å flytte til en Perplexity Enterprise-plan var essensielt for dette, spesielt med implementering av SSO og SCIM for enklere sikkerhetsstyring. Det gir trygghet for ulike team med varierende konfidensialitetsnivåer – Perplexity kan isolere sensitive filer som ikke er tilgjengelige på tvers av alle team.»