Kā Montānas DNRC ietaupa 125+ stundas algota darba nedēļā ar Perplexity Enterprise

Problēma

Resursu taupīgas valsts iestādes kapacitātes palielināšana ar ierobežotu budžetu

Kriss Pauels (Chris Powell), Montānas Dabas resursu un dabas aizsardzības departamenta (DNRC) informācijas tehnoloģiju direktors (CIO), vada 28 cilvēku IT komandu, kas atbalsta šo daudzveidīgo aģentūru ar vairāk nekā 20 birojiem reģionos. Viņi arī izstrādā pielāgotas programmatūras lietotnes un automatizāciju ikdienas uzdevumu vienkāršošanai.

To visu īstenot ir vieglāk pateikt nekā izdarīt. Lielākie resursu ierobežojumi valsts pārvaldē vienmēr ir laiks un nauda. Tāpēc, pēc Krisa domām, "Jebkas, kas automatizē darbu, lai esošie darbinieki varētu strādāt ātrāk un radīt labākas kvalitātes rezultātus, ir ievērojamu ieguldījumu vērts."

Kriss zināja, ka mākslīgais intelekts varētu palīdzēt viņa komandai automatizēt tādus kritiskus uzdevumus kā datu analīze, taču ceļš uz jaunu risinājumu ieviešanu valsts iestādēs bieži saskaras ar trim šķēršļiem:

1. Precīzas informācijas nodrošināšana

"Cilvēki reizēm nonāk nepatikšanās, ja uztver MI ģenerēto rezultātu par patiesību bez jebkādas pārbaudes," viņš saka. "Mums ir pienākums nodrošināt savlaicīgu un precīzu informāciju, lai saglabātu sabiedrības uzticību aģentūrai."

2. Komandas pilnvarošana, nevis amatu likvidēšana

Kriss arī norāda, ka viņš nevēlējās izmantot MI, lai aizvietotu komandas locekļus. Tā vietā viņa mērķis bija dot iespēju ikvienam savas komandas dalīckam darīt to, kam viņš ir vislabāk piemērots, un automatizēt uzmanību novēršošos ikdienas darbus. Piemēram, Montānas DNRC projektu vadības birojā: Krisa ideālais risinājums dažu minūšu – nevis stundu vai dienu – laikā sintezētu lielu iekšējo datu apjomu un sniegtu kontekstu projektu pieteikumiem.

3. Esošo paradumu un darbplūsmu maiņa

Darbs ar MI prasa jaunus domāšanas veidus, skaidro Kriss. MI rīki var padarīt darbu vieglāku, taču cilvēkiem ir jāiemācās veidot uzvednes modelim, un viņi nevar automātiski uzticēties tā atbildēm. Lielākais ieguvums no grūtā izpētes procesa agrāk bija tas, ka jums bija dziļāka izpratne par savu secinājumu precizitāti.

Tomēr šī pārliecība maksāja stundas ilgu un nogurdinošu izpēti. MI varētu iegūt tās pašas atbildes ātrāk, taču komandai vajadzētu pievienot saviem procesiem vēl vienu soli, lai pārbaudītu atradumus. Lai risinātu šīs problēmas, Montānas DNRC bija nepieciešams, lai tās MI risinājums būtu:

• Uzticams: Lai atbalstītu precīzu izpēti, viņiem bija nepieciešams MI risinājums, kas sniedz rezultātus ar norādītām atsaucēm – bez citiem MI modeļiem raksturīgajām halucinācijām.
• Pieejams un ērti lietojams: Kriss vēlējās lietotāja saskarni (UX), ko ikviens varētu viegli izmantot. "Tam bija uzreiz jāuzrāda vērtība," viņš saka, jo īpaši tāpēc, ka viņš cerēja to ieviest arī ārpus savas komandas.
• Par pieņemamu cenu: Kā valsts aģentūrai Montānas DNRC bija nepieciešams, lai risinājums lieliski iekļautos tās ierobežotajā budžetā.

Tad Kriss izmēģināja Perplexity bezmaksas versiju personiskai lietošanai un saprata, ka tas ir darbplūsmas paātrinātājs, ko viņš bija meklējis darbā. Kad viņš ieraudzīja, ka ir pieejama Enterprise versija, viņš ar nepacietību vēlējās dalīties ar to savā komandā.

Risinājums

Perplexity Enterprise Pro izmantošana zināšanu darba optimizēšanai vairākās komandās

Montānas DNRC IT komandas iesaistīšana darbā ar Perplexity Enterprise Pro bija "mazs izmaksu un zema riska veids, kā spert pirmos soļus MI pasaulē." Pēc tam komanda saskatīja trīs būtiskus ieguvumus:

1. ieguvums: Zemāks aktivizācijas slieksnis lielākam laika ietaupījumam

Perplexity Enterprise Pro novērš "tukšas lapas sindroma" stresu. Parasti darba sākšana ir jebkura uzdevuma grūtākā daļa, taču Perplexity paātrina šo posmu, ātri ģenerējot projektu priekšlikumu melnrakstus un galveno dokumentu uzmetumus. DNRC komanda izmanto Perplexity AI, lai:

• Ātri rakstītu vakances sludinājumus: Vakances apraksta rakstīšanai ir liela likme, jo kvalificēti pretendenti uzreiz aizvērs lapu, ja tas nebūs pietiekami pārliecinošs. Tāpēc agrāk viena sludinājuma sagatavošana prasīja stundas. Ar Perplexity Enterprise Pro DNRC tagad iegūst izstrādājamu pirmo melnrakstu mazāk nekā minūtes laikā.
• Apkopotu un kopsavilkumotu sarežģītus dokumentus. Dabas resursu pārvaldības jomā ir daudz zinātnisku pētījumu un datu. Montānas DNRC ir nepieciešams ātri apstrādāt un sintezēt lielu datu apjomu. Perplexity spēja precīzi apkopot garus tekstus samazinās laiku, kas nepieciešams pētījumu pārskatīšanai un šīs informācijas pārvēršanai praktiskās atziņās.
• Paātrinātu koda ģenerēšanu: Esošo programmatūras lietotņu modificēšana ne vienmēr ir intuitīva, taču Perplexity palīdz izstrādātājiem programmēt ātrāk, ģenerējot viņiem pirmo versiju. Viņi var arī mācīties procesa gaitā, jautājot Perplexity, ko dara konkrēti koda bloki.

Papildus tam MI turpina taupīt DNRC laiku ar saviem ieteiktajiem papildu jautājumiem. Jaunajiem lietotājiem Perplexity mašīnmācīšanās modelis efektīvi iemāca mijiedarboties ar MI un nodrošina, ka viņi nekad netērē laiku, mēģinot izdomāt, ko teikt tālāk.

2. ieguvums: Efektīvākas darbplūsmas

Ar Perplexity Enterprise Pro Montānas DNRC ir palīgs, kas ikvienā solī automatizē nogurdinošos ikdienas darbus. Tā vietā, lai pašiem veiktu padziļinātu izpēti vai apgūtu sarežģītu kodu, viņu rīcībā ir jaudīgs virtuālais asistents, kas veic atkārtojošos un zemāka līmeņa uzdevumus.

Piemēram, Montānas DNRC strādā tikai daži izstrādātāji. Ar Perplexity palīdzību ikviens IT komandas dalīckls, kurš ir ĢIS eksperts vai apgūst Python, var iesaistīties koda rakstīšanā. Lai gan viņi nav izstrādātāji, viņi var pateikt Perplexity tieši to, ko viņi vēlas, lai skripts darītu, un pēc tam testēt to drošā vidē.

Šis sistēmiskais risinājums ir īpaši kritiski svarīgs tādā valsts aģentūrā kā Montānas DNRC, kas izmanto dažādu vecāku programmatūru, tostarp tādu, kas pirms gadu desmitiem tika pasūtīta pie piegādātājiem, kuri vairs nepastāv. Piemēram, pat viena noslēpumainas, mantotās koda bloka pielāgošana no šī laikmeta agrāk prasīja plašu izpēti un programmēšanu, bet tagad Perplexity sniedz informāciju, kas nepieciešama, lai pabeigtu šos kodēšanas uzdevumus tikai ar dažiem klikšķiem.

Šis sistēmiskais risinājums ir īpaši kritiski svarīgs tādā valsts aģentūrā kā Montānas DNRC, kas izmanto dažādu vecāku programmatūru, tostarp tādu, kas pirms gadu desmitiem tika pasūtīta pie piegādātājiem, kuri vairs nepastāv. Piemēram, pat viena noslēpumainas, mantotās koda bloka pielāgošana no šī laikmeta agrāk prasīja plašu izpēti un programmēšanu, bet tagad Perplexity sniedz informāciju, kas nepieciešama, lai pabeigtu šos kodēšanas uzdevumus tikai ar dažiem klikšķiem.

3. ieguvums: Vienkāršota faktu pārbaude ar atsaucēm

Montānas DNRC izmanto arī Perplexity Enterprise Pro, lai pētītu jaunas pieejas procesu un politikas uzlabošanai. Tā kā MI sniedz informāciju tikai ar precīzām atsaucēm, DNRC var būt droša par faktu pārbaudi. Vēl labāk – Perplexity AI iesaka saistītus jautājumus, kas rosina padziļinātu izpēti.

Ikviens Montānas DNRC komandas dalībnieks var uzsākt padziļinātu izpēti un zināšanu darbu ar Perplexity kā ceļvedi, palīdzot viņu nelielajai komandai sasniegt vairāk, nekā varētu gaidīt.

Rezultāts

Ietaupītas vairāk nekā 125 stundas katru nedēļu

Perplexity Enterprise Pro ietaupa Montānas DNRC darbiniekiem vairāk nekā 5 stundas darba katru nedēļu, racionalizējot darbplūsmas tādiem sarežģītiem uzdevumiem kā projektu priekšlikumu uzmetumu rakstīšana. Kriss norāda, ka tas nodrošina milzīgu IA (ieguldījumu atdevi) tikai viņa komandas vien ietvaros.

"Perplexity aizved jūs no nulles līdz gatavam rezultātam 35 sekunžu laikā," viņš saka. Viņš sagaida, ka šis laika ietaupījums turpinās augt. "Jo vairāk lietošanas scenāriju mēs atrodam, jo vairāk laika ietaupām."

Un Perplexity popularitāte izplatās arī uz citām Montānas štata valdības aģentūrām. Kriss saka, ka šī rīka ieviešana ir pašsaprotama, ņemot vērā Perplexity saprātīgās cenas un spēju katru nedēļu atbrīvot tik daudz stundu algota darba. "Tas ir pieejams sākumpunkts katram projektam un solis pretī jaunākajām tehnoloģijām, kas mums bija nepieciešams," viņš saka.