Kaip „Bessemer Venture Partners“ pertvarkė investicijų, finansų, investuotojų ryšių ir teisinę darbo eigą – sutaupydama šimtus valandų su „Perplexity Enterprise“

Problema

Nuolat kintanti technologijų ekosistema lėtino komandų darbą ir eikvojo valandas informacijai rinkti

„Bessemer Venture Partners“ veikia dinamiškoje aplinkoje, valdo šimtus portfelio įmonių besikeičiančioje investicijų rinkoje. Tačiau išgauti naudingų įžvalgų iš jų technologijų ekosistemos, sukauptos per ilgus verslo metus, greitai darėsi vis sunkiau. Komandos nuolat lenktyniavo su laiku, naudodamos sudėtingas „Excel VBA“ darbo eigas, fragmentuotus tyrimų procesus ir rankinį dokumentų apdorojimą.

„Rankinis įmonės duomenų ieškojimas, santraukų rengimas, 75–100 įmonių stebėjimas dėl LP susitikimų – tai buvo milžiniškas laiko eikvojimas“, – pasakojo Augie Wilkinson, „Bessemer“ portfelio stebėsenos ir analizės direktorius. – Net ir smulkios kasdienės užduotys, pradedant el. laiškų rašymu ir baigiant skaičiuoklės duomenų tvarkymu, blaškė mūsų dėmesį.“

Turint šimtus portfelio įmonių, įvairias duomenų prenumeratas, pasikliaujant senomis el. laiškų apžvalgomis informacijai dalytis ir skiriant nesuskaičiuojamas valandas duomenųvedimui keliose saugojimo sistemose, darėsi sunku sujungti įžvalgas iš fragmentuotų duomenų rinkinių, kad būtų galima greičiau priimti užtikrintus investicinius sprendimus.

„Pavyzdžiui, teisinės peržiūros vyko itin lėtai. Kiekvieno NDA peržiūra galėjo užtrukti nuo vienos iki dviejų valandų“, – prisiminė Augie. – Ilgų dokumentų apibendrinimas nebuvo spartesnis.“

Fragmentuota technologijų ekosistema, neefektyvi prieiga prie duomenų ir rankiniai procesai eikvojo valandas ir neleido komandoms gauti svarbaus konteksto. „Bessemer“ reikėjo sprendimo, kuris supaprastintų darbo eigą, centralizuotų prieigą prie duomenų ir užtikrintų spartesnį, labiau pagrįstą sprendimų priėmimą.

Sprendimas

Saugus, vieningas atsakymų variklis, įgalinantis kiekvieną „Bessemer Venture Partners“ komandą

„Bessemer“ pasirinko „Perplexity Enterprise“, kad pertvarkytų savo tyrimų, investicijų ir teisinę darbo eigą – nepaaukodama saugumo ir neatsisakydama esamų failų saugojimo sistemų.

Individualios darbo eigos dabar leidžia „Bessemer“ investicijų komandoms:

• Automatizuoti pasenusią „Excel“ ir duomenų analizę, išvengiant valandų rankinio makrokomandų derinimo
• Akimirksniu surinkti ir susintetinti informaciją apie daugiau nei 400 portfelio įmonių, pakeičiant pasenusias tyrimų sistemas ir paspartinant komandinį informacijos dalijimąsi atsakymais, kuriuose visada nurodomi tinkami žiniatinklio ir vidinių failų šaltiniai
• Teisininkų komandos greitai apibendrina sutartis ir ištraukia pagrindines įžvalgas – sutrumpindamos peržiūros laiką nuo valandų iki minučių – kartu išlaikydamos griežtą atitiktį.
• Tuo tarpu investuotojų ryšių komandos pasitelkia „Perplexity“ atsakymų variklį, kad greičiau rengtų turinį ir pristatymus, palaikydamos tiek LP komunikaciją, tiek vidinius renginius.

„Galimybė gauti rezultatus su nurodytais šaltiniais reiškia, kad galime judėti greitai neprarasdami tikslumo. Komandos nariai sutiko“, – sako Anita Umarji, partnerė, investuotojų ryšių vadovė.

Rezultatas

Modernizuoti tyrimai, paspartintos operacijos ir realiojo laiko įžvalgos, leidžiančios greičiau priimti sprendimus neaukojant tikslumo

Naudodama „Perplexity Enterprise“, „Bessemer Venture Partners“ sumažino rankinį darbą, paskatino pritaikymą ir įgalino kiekvieną darbuotoją – ne tik pagrindines investicijų komandas. Dabar komandos:

• Sumažino rankinių tyrimų, dokumentų apdorojimo ir pasikartojančių skaičiuoklės užduočių apimtį 50 % ar daugiau
• Efektyviai stebi šimtus portfelio įmonių dėl LP susitikimų ir atskaitomybės – užtikrintai vertindamos savo duomenis
• Per kelias minutes apibendrina sutartis ir teisinius dokumentus, išlaisvindamos teisininkų ir atitikties komandas sutelkti dėmesį į augimą
• Įgalina sklandų informacijos rinkimą su nurodytais šaltiniais investicijų, finansų ir teisinėms komandoms – taip palaikydamos išsamesnius ir greitesnius sprendimus

„Tai padeda man parengti pristatymų metmenis, todėl daug greičiau pasiekiu tvirtą rėmą“, – sako Anita. – Jaučiuosi lyg apgavikau, bet tai suteikia man pranašumą ir sutaupo daug laiko.“

Svarbiausia, kad „Bessemer“ norėjo įdiegti sprendimą, kuris galėtų palaikyti jos komandą kartu išlaikant saugumą.

Augie teigia radę būtent tai: „uždara sistema, kuri nesimoko iš mūsų duomenų, buvo kritiškai svarbi. Perėjimas prie „Perplexity Enterprise Plan“ tam buvo esminis, ypač įdiegiant SSO ir SCIM lengvesniam saugumo valdymui. Tai suteikia ramybę skirtingoms komandoms su įvairiais konfidencialumo lygiais – „Perplexity“ gali izoliuoti jautrius failus, kurie nėra pasiekiami visoms komandoms.“