몬태나 DNRC가 Perplexity Enterprise로 매주 125시간 이상의 업무 시간을 절약하는 방법

문제점

예산 제약 속에서 소규모 정부 기관의 업무 역량 강화하기

몬태나주 천연자원보존부(DNRC)의 CIO인 Chris Powell은 20개 이상의 현장 사무소를 지원하는 28명 규모의 IT 팀을 이끌고 있습니다. 이들은 일상적인 업무를 간소화하기 위한 맞춤형 소프트웨어 애플리케이션 및 자동화 도구도 직접 구축합니다.

하지만 이를 실행하는 것은 말처럼 쉬운 일이 아닙니다. 정부 기관에서 가장 큰 자원 제약은 항상 시간과 예산입니다. 그래서 Chris는 "기존 직원이 더 빠르게 움직이고 더 높은 품질의 결과물을 낼 수 있도록 업무를 자동화하는 모든 것에는 과감한 투자가 필요하다"고 말합니다.

Chris는 AI가 팀의 데이터 분석과 같은 중요 업무를 자동화하는 데 도움이 될 수 있음을 알았지만, 정부 기관에 새로운 솔루션을 도입하는 과정에는 종종 다음과 같은 세 가지 난관이 있었습니다:

1. 정확한 정보 제공

그는 "AI의 결과물을 검증 없이 그대로 받아들일 경우 문제가 발생할 수 있습니다"라고 말합니다. "우리에게는 기관에 대한 대중의 신뢰를 유지하기 위해 시의적절하고 정확한 정보를 제공할 의무가 있습니다."

2. 팀의 역량 강화(인력 감축이 아닌)

Chris는 또한 AI를 팀원 대체용으로 사용하고 싶지 않다고 강조합니다. 대신 그는 팀원 모두가 자신의 고유한 역량을 발휘할 수 있도록 힘을 실어주고, 주의를 분산시키는 번거로운 업무는 자동화하는 것을 목표로 했습니다. 몬태나 DNRC의 프로젝트 관리 사무소를 예로 들면, Chris가 생각하는 이상적인 솔루션은 방대한 내부 데이터를 종합하여 프로젝트 입수를 위한 맥락을 수 시간이나 수일이 아닌 수 분 내에 제공하는 것입니다.

3. 기존 습관 및 워크플로우 변경

AI와 함께 일하려면 새로운 사고 방식이 필요하다고 Chris는 설명합니다. AI 도구는 업무를 더 쉽게 만들어 주지만, 사람들은 모델에 질문하는 법을 배워야 하며 결과를 무조건 신뢰해서는 안 됩니다. 힘들게 리서치를 수행하는 가장 큰 이점은 그 과정에서 발견한 사실의 정확성을 더 깊이 이해하게 된다는 점입니다.

그러나 그러한 확신을 얻기까지는 고된 리서치에 수많은 시간이 소요되었습니다. AI는 같은 답변을 더 빠르게 얻을 수 있게 해주지만, 팀 입장에서는 결과를 검증하는 단계를 업무 프로세스에 추가해야 했습니다. 이러한 과제를 해결하기 위해 몬태나 DNRC는 AI 솔루션에 다음과 같은 조건이 필요했습니다:

• 신뢰성: 정확한 리서치를 지원하기 위해, 다른 AI 모델에서 흔히 발생하는 환각 현상 없이 출처가 명시된 결과를 제공하는 AI 솔루션이 필요했습니다.
• 접근성: Chris는 누구나 쉽게 사용할 수 있는 UX를 원했습니다. 그는 "즉시 가치를 입증할 수 있어야 한다"고 말하며, 특히 팀 외의 조직까지 확장하여 적용하기를 희망했습니다.
• 경제성: 정부 기관인 몬태나 DNRC는 예산 범위 내에서 적합한 솔루션이 필요했습니다.

이후 Chris는 개인적인 용도로 Perplexity의 무료 버전을 사용해 보았고, 이것이 직장에서 그토록 찾아 헤매던 워크플로우 효율화 도구임을 확신했습니다. Enterprise 버전이 있다는 것을 알게 된 후, 그는 팀과 공유할 생각에 기대가 컸습니다.

해결책

Perplexity Enterprise Pro를 활용한 다수 팀의 지식 업무 간소화

몬태나 DNRC IT 팀에 Perplexity Enterprise Pro를 도입한 것은 "저비용, 저위험으로 AI를 체험해 볼 수 있는 방법"이었습니다. 그 결과, 팀은 세 가지 주요 이점을 확인했습니다:

이점 1: 시작 장벽을 낮추어 절감된 시간 확보

Perplexity Enterprise Pro는 '백지 공포'로 인한 스트레스를 제거해 줍니다. 일반적으로 어떤 업무든 시작하는 것이 가장 어렵지만, Perplexity는 프로젝트 제안서 초안과 주요 문서의 초안을 빠르게 생성함으로써 그 단계를 단축시킵니다. DNRC 팀은 Perplexity AI를 다음과 같이 활용합니다:

• 신속한 채용 공고 작성: 채용 공고는 설득력이 부족하면 우수한 지원자가 즉시 이탈할 수 있기 때문에 매우 중요합니다. 그래서 이전에는 공고 하나를 작성하는 데 수 시간이 걸리곤 했습니다. Perplexity Enterprise Pro를 도입한 후, DNRC는 1분 이내에 실행 가능한 초안을 완성하게 되었습니다.
• 복잡한 문서 요약 및 추출. 천연자원 관리 분야에는 수많은 과학적 연구와 데이터가 존재합니다. 몬태나 DNRC는 방대한 양의 데이터를 신속하게 처리하고 종합해야 합니다. 긴 텍스트를 정확하게 요약하는 Perplexity의 능력은 리서치 검토 시간을 단축하고 해당 정보를 즉시 실행 가능한 인사이트로 변환하는 데 기여합니다.
• 코드 생성 속도 향상: 기존 소프트웨어 애플리케이션을 수정하는 작업이 항상 직관적인 것은 아니지만, Perplexity는 개발자를 위해 초안을 생성함으로써 더 빠른 코딩을 돕습니다. 또한 특정 코드 블록의 기능을 물어보며 업무를 진행하면서 학습할 수 있습니다.

이뿐만 아니라, AI는 후속 질문 제안 기능을 통해 DNRC의 시간을 지속적으로 절약해 줍니다. 새로운 사용자에게 Perplexity의 머신러닝 모델은 AI와 상호작용하는 방법을 효과적으로 가르쳐 주며, 다음 단계로 무엇을 해야 할지 고민하며 낭비하는 시간을 없애줍니다.

이점 2: 더 효율적인 워크플로우

Perplexity Enterprise Pro를 통해 몬태나 DNRC는 업무 단계마다 발생하는 번거로운 업무를 자동화하는 든든한 지원군을 얻었습니다. 깊이 있는 리서치에 매달리거나 복잡한 코드를 스스로 터득하는 대신, 반복적이고 하위 수준의 업무를 처리하는 강력한 가상 비서를 갖게 된 것입니다.

예를 들어, 몬태나 DNRC의 개발자는 소수입니다. Perplexity의 도움으로 GIS 전문가이거나 Python을 배우는 IT 팀원이라면 누구나 코드를 작성하는 데 기여할 수 있습니다. 개발자가 아니더라도 Perplexity에게 스크립트의 의도를 정확히 설명하고 안전한 환경에서 오류 테스트를 수행할 수 있습니다.

이러한 AI 보조 도구는 IT 팀의 업무 부하를 크게 덜어줄 뿐만 아니라 팀 전체의 대기 시간도 줄여줍니다. Chris는 이렇게 말합니다. "코딩 경험이 부족한 팀원들도 이제는 스크립트 작성을 위해 대기할 필요가 없습니다. 대신, 우리는 코드 검토와 결과물 테스트에 집중할 수 있습니다. 대부분의 경우 약간의 수정만 거치면 애플리케이션을 바로 배포할 수 있습니다."

이러한 시스템적 개선은 몬태나 DNRC와 같은 정부 기관에서 특히 중요합니다. DNRC는 수십 년 전 도입된 소프트웨어 등 다양한 구형 시스템을 사용하고 있는데, 지금은 존재하지 않는 업체의 프로그램도 있습니다. 예를 들어, 당시의 알 수 없는 코드 블록을 수정하려면 방대한 리서치와 프로그래밍이 필요했으나, 이제는 Perplexity를 통해 클릭 몇 번으로 필요한 정보를 얻어 코딩 작업을 완료할 수 있습니다.

이점 3: 출처 표기를 통한 간소화된 사실 확인

몬태나 DNRC는 Perplexity Enterprise Pro를 사용하여 프로세스와 정책 개선을 위한 새로운 접근 방식을 리서치합니다. AI가 항상 정확한 출처와 함께 정보를 제공하므로, DNRC는 안심하고 사실을 확인할 수 있습니다. 더 나아가 Perplexity AI는 심층 리서치를 장려하는 관련 질문을 제안합니다.

몬태나 DNRC 팀의 누구나 Perplexity를 가이드 삼아 심층 리서치와 지식 업무를 수행할 수 있으며, 이는 소규모 팀이 자신의 역량 이상의 성과를 내도록 돕습니다.

결과

매주 125시간 이상 절감

Perplexity Enterprise Pro는 프로젝트 제안서 작성과 같이 '고도의 집중력과 마찰이 많은 업무'의 워크플로우를 간소화하여 몬태나 DNRC 직원들의 업무 시간을 매주 5시간 이상 절감해 줍니다. Chris는 이것만으로도 팀 전체에 엄청난 ROI를 가져다준다고 말합니다.

그는 "Perplexity는 35초 만에 아무것도 없는 상태에서 결과물을 만들어 냅니다"라고 말합니다. 그는 이러한 시간 절감 효과가 계속해서 배가될 것으로 기대합니다. "우리가 더 많은 유스케이스를 찾을수록, 더 많은 시간을 절약하게 될 것입니다."

Perplexity의 인기는 몬태나 주 정부의 다른 기관들로 확산되고 있습니다. Chris는 Perplexity의 합리적인 가격과 매주 수많은 급여 관련 업무 시간을 절약해 주는 능력을 고려할 때 도입은 당연한 선택이라고 말합니다. "우리가 필요로 했던 모든 프로젝트의 접근 가능한 출발점이자 최신 기술로 나아가는 디딤돌입니다."