モンタナ州DNRCがPerplexity Enterpriseで週125時間以上の業務時間を削減する方法

課題

予算の制約下で行政機関の帯域幅を拡大する

Chris Powell氏は、モンタナ州天然資源保全局（DNRC）のCIOとして、20以上の出先機関を抱える多様な組織をサポートする28名のITチームを率いています。彼らは、日常業務を効率化するためのカスタムソフトウェアアプリケーションや自動化ツールの開発も行っています。

こうした取り組みを実現することは、口で言うほど簡単ではありません。政府機関における最大のリソース制約は、常に時間と予算です。そのため、Chris氏は「既存の従業員がより迅速に動き、質の高い成果を出せるように業務を自動化するものは、何であれ多額の投資に値する」と考えています。

Chris氏は、AIがデータ分析などの重要なタスクを自動化する上でチームを支援できると考えていましたが、政府機関に新しいソリューションを導入するまでの道のりには、多くの場合3つのハードルが立ちはだかります。

1. 正確な情報の提供

「AIの出力を検証せずに真実として受け入れると、時にトラブルに巻き込まれることがあります」と彼は言います。「我々には、機関に対する市民の信頼を維持するため、タイムリーで正確な情報を提供する義務があるのです。」

2. ポストを削減せず、チームの能力を強化する

またChris氏は、AIを使ってチームメンバーを置き換えることは望んでいないと述べています。その代わり、チームの誰もが本来の能力を最大限に発揮できるようにし、気を散らすような雑務を自動化することを目指しました。モンタナ州DNRCのプロジェクト管理オフィスを例に挙げると、Chris氏の理想的なソリューションとは、膨大な内部データを要約し、プロジェクトの受け入れに必要なコンテキストを数時間や数日ではなく、わずか数分で提供できるものでした。

3. 既存の習慣とワークフローの変革

AIを活用するには新しい思考法が必要になるとChris氏は説明します。AIツールは業務を容易にしますが、人間はモデルへのプロンプト入力を習得する必要があり、AIの回答を自動的に信頼することはできません。骨の折れる調査プロセスを経てきたことの最大の利点は、自身の発見の正確性をより深く理解できたことでした。

しかし、その確信を得るには何時間もの過酷な調査が必要でした。AIを使えば同じ回答をより早く得ることができますが、チームは調査結果を検証するためにプロセスに新たな手順を追加する必要があります。これらの課題に対処するため、モンタナ州DNRCが求めたAIソリューションには以下の要素が必要でした。

• 信頼性：正確な調査をサポートするため、他のAIモデルで一般的であるハルシネーション（幻覚）を起こさず、引用付きの結果を出力するAIソリューションが必要でした。
• 親しみやすさ：Chris氏は、誰もが簡単に使えるUXを求めていました。「導入後すぐに価値を実感できる必要がある」と彼は言います。特に、自身のチームを超えて展開することを期待していたからです。
• 手頃な価格：行政機関として、モンタナ州DNRCは厳しい予算に無理なく適合するソリューションを必要としていました。

その後、Chris氏は個人的な利用でPerplexityの無料版を試し、それが職場で探し求めていたワークフローの強化ツールであると確信しました。Enterprise版があることを知り、彼はそれをチームと共有することに期待を寄せました。

解決策

Perplexity Enterprise Proを使用して、複数のチームにまたがるナレッジワークを効率化

モンタナ州DNRCのITチームにPerplexity Enterprise Proを導入したことは、「低コストかつ低リスクでAIに触れるための手段」でした。そこから、チームは3つの大きなメリットを享受しました。

メリット1：着手時のハードルを下げ、時間を大幅に節約

Perplexity Enterprise Proは、「白紙のページ」に直面するストレスを排除します。通常、何らかのタスクを開始することは最も困難な工程ですが、Perplexityはプロジェクト提案の概要や主要文書の草案を迅速に生成することで、そのステップを促進します。DNRCチームはPerplexity AIを以下の目的で使用しています。

• 求人情報を即座に作成：求人票の作成は、魅力的な内容でなければ有能な応募者がすぐに離脱してしまうため、高いリスクを伴います。そのため、以前は1件の求人を作成するのに何時間もかけていました。Perplexity Enterprise Proを使用することで、DNRCは現在、1分以内に実用的な初稿を作成できています。
• 複雑な文書の要約と抽出：天然資源管理の分野には、多くの科学的研究やデータが存在します。モンタナ州DNRCは、膨大な量のデータを迅速に処理し統合する必要があります。長いテキストを正確に要約するPerplexityの能力は、調査の確認時間を短縮し、その情報を実行可能な洞察へと変換する時間を短縮します。
• コード生成の高速化：既存のソフトウェアアプリケーションを修正することは必ずしも直感的ではありませんが、Perplexityは初稿を生成することで、開発者がより速くコーディングできるよう支援します。また、開発者は特定のコードブロックが何をするかをPerplexityに尋ねることで、作業しながら学習することも可能です。

さらに、AIは提案型のフォローアップ質問によってDNRCの時間を節約し続けています。新規ユーザーにとって、Perplexityの機械学習モデルはAIとの対話方法を効果的に教え、次に何をすべきかを考える無駄な時間を排除します。

メリット2：より効率的なワークフロー

Perplexity Enterprise Proにより、モンタナ州DNRCにはあらゆる段階での煩雑な雑務を自動化する強力な助手が加わりました。深い調査を自力で行ったり、複雑なコードを独学で習得したりする代わりに、反復的な低レベルタスクを処理する強力なバーチャルアシスタントを活用しています。

例えば、モンタナ州DNRCには数名の開発者しかいません。Perplexityの助けを借りることで、GISの専門家やPythonを学習中のITチームのメンバーは、誰でもコード作成に貢献できるようになりました。彼らは開発者でなくても、スクリプトで実行したい内容をPerplexityに正確に伝え、安全な環境でエラーテストを行うことができます。

このAIによるブーストは、ITチームのワークロードを大幅に軽減するだけでなく、チーム全員の待ち時間も削減します。Chris氏は次のように述べています。「これまでコーディングの経験が少なかったスタッフが、スクリプト作成の待ち行列に並ぶ必要がなくなりました。今では、我々がコードレビューを行い、出力をテストできます。ほとんどの場合、微調整を加えるだけでアプリケーションを即座にリリースできます。」

このシステム的な修正は、モンタナ州DNRCのような政府機関にとって特に重要です。ここでは、数十年前のベンダーとの契約による古いソフトウェアを含む、多様なツールが使用されているからです。例えば、当時の正体不明なコードブロックを修正するには広範な調査とプログラミングが必要でしたが、今ではPerplexityが数回クリックするだけでこれらのコーディング作業に必要な情報を提供してくれます。

メリット3：引用付きの効率的なファクトチェック

モンタナ州DNRCは、プロセスや政策を改善するための新しいアプローチを調査する際にもPerplexity Enterprise Proを活用しています。AIは正確な引用元を伴う情報のみを生成するため、DNRCは安心してファクトチェックを行えます。さらに良いことに、Perplexity AIはより深い研究を促す関連質問を提案してくれます。

モンタナ州DNRCの誰もが、Perplexityをガイドとして深い研究やナレッジワークに乗り出し、少数精鋭のチームがその実力以上の成果を上げることを可能にしています。

結果

毎週125時間以上の時間を節約

Perplexity Enterprise Proは、プロジェクト提案の概要作成といった「高頻度・高負荷な作業」のワークフローを効率化することで、モンタナ州DNRCの従業員の作業時間を毎週5時間以上削減しています。Chris氏は、これだけでもチーム全体で莫大なROI（投資利益率）がもたらされていると述べています。

「Perplexityを使えば、ゼロから何かを作り上げるまで35秒で済みます」と彼は言います。彼は、この時間節約が今後も積み重なっていくと考えています。「ユースケースを発見すればするほど、さらに多くの時間が節約されるのです。」

そして、Perplexityの人気はモンタナ州政府の他の機関にも広がっています。Chris氏は、Perplexityの妥当な料金と、毎週膨大な給与対象時間の削減能力を考えれば、導入は至極当然の判断であると述べています。「それはあらゆるプロジェクトにとって入りやすい入り口であり、我々が必要としていた新しい技術への踏み台でもあります」と彼は言います。