Come il DNRC del Montana risparmia oltre 125 ore di lavoro retribuito a settimana con Perplexity Enterprise

Il problema

Aumentare la larghezza di banda di un ente governativo snello rispettando il budget

Chris Powell, CIO presso il Montana DNRC, dirige il team IT di 28 persone che supporta l'ente diversificato con oltre 20 sedi operative. Si occupano inoltre di creare applicazioni software personalizzate e automazioni per ottimizzare le attività quotidiane.

Rendere tutto ciò possibile è più facile a dirsi che a farsi. I maggiori vincoli di risorse nel settore pubblico sono sempre il tempo e il denaro. Pertanto, secondo l'opinione di Chris, "Qualsiasi cosa automatizzi il lavoro in modo che i dipendenti esistenti possano muoversi più velocemente e produrre un lavoro di qualità migliore merita un ingente investimento."

Chris sapeva che l'IA avrebbe potuto aiutare il suo team ad automatizzare attività critiche come l'analisi dei dati, ma il percorso per introdurre nuove soluzioni negli enti governativi affronta spesso tre ostacoli:

1. Fornire informazioni accurate

"A volte le persone si mettono nei guai se considerano l'output di un'IA come vero senza effettuare alcuna verifica", afferma. "Siamo obbligati a fornire informazioni tempestive e accurate per mantenere la fiducia del pubblico nell'ente".

2. Potenziare il suo team, non eliminare posizioni

Chris afferma inoltre di non aver voluto usare l'IA per sostituire i membri del team. Al contrario, il suo obiettivo era mettere in grado tutti i membri del suo team di fare ciò per cui sono particolarmente portati ed eliminare il lavoro di distrazione. Si prenda ad esempio l'ufficio di gestione dei progetti del Montana DNRC: la soluzione ideale per Chris sarebbe sintetizzare grandi quantità di dati interni e fornire il contesto per l'acquisizione dei progetti in pochi minuti, anziché ore o giorni.

3. Cambiare le abitudini e i flussi di lavoro esistenti

Lavorare con l'IA richiede nuove modalità di Ragionamento, spiega Chris. Gli strumenti di IA possono facilitare il lavoro, ma le persone devono imparare a formulare richieste al modello e non possono fidarsi automaticamente delle sue risposte. Il maggior vantaggio di un arduo percorso di ricerca era una maggiore comprensione dell'accuratezza dei risultati ottenuti.

Tuttavia, tale fiducia aveva un costo in termini di ore di estenuante ricerca. L'IA potrebbe ottenere le stesse risposte più velocemente, ma il team dovrebbe aggiungere un ulteriore passaggio ai propri processi per verificare i risultati. Per affrontare queste sfide, il Montana DNRC necessitava che la propria soluzione IA fosse:

• Affidabile: Per supportare una ricerca accurata, necessitavano di una soluzione IA che producesse risultati citati, senza le allucinazioni comuni ad altri modelli di IA.
• Accessibile: Chris desiderava un'esperienza utente (UX) che chiunque potesse utilizzare facilmente. "Doveva dimostrare il suo valore fin da subito", afferma, soprattutto perché sperava di implementarla oltre il suo team.
• Conveniente: In quanto ente governativo, il Montana DNRC aveva bisogno che la soluzione si adattasse perfettamente al suo budget limitato.

In seguito, Chris ha provato la versione gratuita di Perplexity per uso personale e ha capito che era il potenziatore del flusso di lavoro che cercava sul lavoro. Quando ha scoperto che esisteva una versione Enterprise, è stato entusiasta di condividerla con il suo team.

La soluzione

Utilizzare Perplexity Enterprise Pro per ottimizzare il lavoro di conoscenza tra più team

L'inserimento del team IT del Montana DNRC in Perplexity Enterprise Pro è stato un "modo a basso costo e basso rischio per iniziare ad approcciarsi all'IA". Da quel momento, il team ha riscontrato tre vantaggi principali:

Vantaggio n. 1: Minore energia di attivazione per un maggiore risparmio di tempo

Perplexity Enterprise Pro elimina lo stress della "sindrome del foglio bianco". Solitamente, iniziare è la parte più difficile di qualsiasi attività, ma Perplexity accelera tale fase generando rapidamente bozze di proposte di progetto e stesure preliminari di documenti chiave. Il team DNRC utilizza Perplexity AI per:

• Scrivere annunci di lavoro in un attimo: Scrivere una descrizione del lavoro comporta un'alta posta in gioco perché i candidati qualificati si allontaneranno immediatamente se non è sufficientemente convincente. Pertanto, la stesura di un annuncio richiedeva ore per essere fatta correttamente. Con Perplexity Enterprise Pro, DNRC ora dispone di una prima bozza utilizzabile in meno di un minuto.
• Distillare e riassumere documenti complessi. Nel campo della gestione delle risorse naturali vi sono molte ricerche scientifiche e dati. Il Montana DNRC deve elaborare e sintetizzare rapidamente grandi quantità di dati. La capacità di Perplexity di riassumere accuratamente lunghi testi ridurrà il tempo necessario per rivedere le ricerche e convertire tali informazioni in approfondimenti azionabili.
• Velocizzare la generazione di codice: Modificare le applicazioni software esistenti non è sempre intuitivo, ma Perplexity aiuta gli sviluppatori a scrivere codice più velocemente generando per loro una prima versione. Possono inoltre apprendere man mano chiedendo a Perplexity cosa fanno determinati blocchi di codice.

Oltre a questo, l'IA continua a far risparmiare tempo al DNRC con i suoi suggerimenti per le domande di follow-up. Per i nuovi utenti, il modello di machine learning di Perplexity insegna loro efficacemente come interagire con l'IA e garantisce che non perdano mai tempo a cercare di capire cosa dire dopo.

Vantaggio n. 2: Flussi di lavoro più efficienti

Con Perplexity Enterprise Pro, il Montana DNRC ha un valido supporto che automatizza il gravoso lavoro di routine in ogni fase. Invece di affrontare ricerche approfondite o imparare autonomamente codici complessi, dispongono di un potente assistente virtuale che gestisce compiti ripetitivi di basso livello.

Ad esempio, il Montana DNRC impiega solo un paio di sviluppatori. Con l'aiuto di Perplexity, chiunque nel team IT che sia un esperto GIS o che stia imparando Python può contribuire a scrivere codice. Anche se non sono sviluppatori, possono dire a Perplexity esattamente cosa vogliono che faccia lo script e poi testarne gli errori in un ambiente sicuro.

Questa correzione sistemica non solo alleggerisce significativamente il carico di lavoro del team IT, ma riduce anche i tempi di attesa per chiunque nel team. Chris afferma: "Improvvisamente, le nostre persone meno esperte nella scrittura di codice non devono più aspettare in coda che il loro script venga scritto. Al contrario, possiamo fare una revisione del codice e testare l'output. Il più delle volte, sono necessarie solo modifiche minori e l'applicazione può essere rilasciata per l'uso immediatamente".

Questa soluzione sistemica è particolarmente critica presso un ente governativo come il Montana DNRC, che utilizza una varietà di software meno recenti, inclusi alcuni contrattati decenni fa con fornitori che non esistono più. Ad esempio, la modifica anche di un solo misterioso blocco di codice residuo di quell'epoca richiedeva in precedenza ricerche e programmazione approfondite, ma ora Perplexity fornisce le informazioni necessarie per completare queste attività di programmazione secondarie in pochi clic.

Vantaggio n. 3: Verifica dei fatti ottimizzata con citazioni

Il Montana DNRC utilizza anche Perplexity Enterprise Pro per ricercare approcci innovativi al miglioramento di processi e politiche. Poiché l'IA produce informazioni solo con citazioni accurate, il DNRC ha la tranquillità della verifica dei fatti. Ancora meglio, Perplexity AI suggerisce domande correlate che incoraggiano una Ricerca approfondita.

Chiunque nel team del Montana DNRC può intraprendere una Ricerca approfondita e un lavoro di conoscenza con Perplexity come guida, aiutando il proprio team snello a ottenere risultati superiori alle aspettative.

Il risultato

Risparmiare oltre 125 ore ogni singola settimana

Perplexity Enterprise Pro fa risparmiare ai dipendenti del Montana DNRC oltre 5 ore di lavoro ogni settimana ottimizzando i flussi di lavoro per "lavoro ad alto impatto e ad alta complessità" come la stesura di bozze di proposte di progetto. Chris afferma che questo offre un ROI massiccio solo nel suo team.

"Perplexity ti porta dal nulla a qualcosa entro 35 secondi", afferma. Si aspetta che quel risparmio di tempo continui a crescere. "Più casi d'uso troviamo, più tempo risparmiamo".

E la popolarità di Perplexity si sta diffondendo ad altri enti del governo dello Stato del Montana. Chris afferma che l'adozione è una scelta ovvia, considerando le tariffe ragionevoli di Perplexity e la capacità di liberare così tante ore di lavoro retribuito ogni settimana. "È il punto di ingresso accessibile per ogni progetto e il trampolino di lancio verso tecnologie più recenti di cui avevamo bisogno", afferma.