Come Bessemer Venture Partners ha trasformato i flussi di lavoro di investimento, finanza, investor relations e legali, risparmiando centinaia di ore con Perplexity Enterprise

Il problema

Uno stack tecnologico in evoluzione che rallenta i team e consuma ore nella raccolta di informazioni

Bessemer Venture Partners opera in un mondo frenetico, gestendo centinaia di società in portafoglio in un panorama di investimenti dinamico. Tuttavia, il loro stack tecnologico, accumulato in anni di attività, stava diventando sempre più difficile da cui estrarre rapidamente informazioni. I Teams correvano costantemente contro il tempo con complessi flussi di lavoro in Excel VBA, processi di ricerca frammentati e l'elaborazione manuale dei documenti.

"Cercare manualmente i dati aziendali, preparare riepiloghi, monitorare 75-100 società per le riunioni LP: era un'enorme perdita di tempo", ha raccontato Augie Wilkinson, Director of Portfolio Monitoring & Analysis di Bessemer, "Anche piccoli compiti quotidiani, dalla stesura di email alla gestione dei dati sui fogli di calcolo, minavano la nostra concentrazione."

Con centinaia di società in portafoglio, vari abbonamenti ai dati, la dipendenza da vecchi riepiloghi via email per la condivisione delle informazioni e innumerevoli ore a inserire dati in molteplici sistemi di archiviazione, stava diventando difficile assemblare informazioni tra set di dati frammentati per prendere decisioni di investimento sicure, più rapidamente.

"Le revisioni legali, ad esempio, erano particolarmente lente. La revisione di ogni NDA poteva richiedere da una a due ore", ha ricordato Augie, "Riassumere documenti lunghi non era più veloce."

Lo stack tecnologico frammentato, l'accesso inefficiente ai dati e i processi manuali consumavano ore e impedivano ai team di ottenere un contesto critico. Bessemer aveva bisogno di una soluzione per semplificare i flussi di lavoro, centralizzare l'accesso ai dati e consentire un processo decisionale più rapido e informato.

La soluzione

Un motore di risposta sicuro e unificato che potenzia ogni team di Bessemer Venture Partners

Bessemer ha scelto Perplexity Enterprise per trasformare i propri flussi di lavoro di ricerca, investimento e legali, senza sacrificare la sicurezza e senza abbandonare i sistemi di archiviazione file esistenti.

I flussi di lavoro personalizzati ora consentono ai team di investimento di Bessemer di:

• Automatizzare l'analisi dei dati e i file Excel legacy, evitando ore di risoluzione manuale dei problemi delle macro
• Raccogliere e sintetizzare istantaneamente informazioni su oltre 400 società in portafoglio, sostituendo i sistemi di ricerca obsoleti e accelerando la condivisione delle informazioni tra i team con risposte che citano sempre le fonti web e i file interni appropriati
• I team legali riassumono rapidamente i contratti ed estraggono informazioni chiave, riducendo i tempi di revisione da ore a minuti, mantenendo al contempo una rigorosa conformità.
• Nel frattempo, i team di investor relations sfruttano il motore di risposta di Perplexity per redigere contenuti e presentazioni più rapidamente, supportando sia le comunicazioni LP che gli eventi interni.

"La capacità di ottenere risultati con citazione delle fonti significa che possiamo muoverci rapidamente senza perdere precisione o accuratezza. I membri del team sono stati d'accordo", afferma Anita Umarji, Partner, Head of Investor Relations.

Il risultato

Ricerca modernizzata, operazioni accelerate e informazioni in tempo reale per prendere decisioni più rapidamente senza sacrificare l'accuratezza

Con Perplexity Enterprise, Bessemer Venture Partners ha ridotto drasticamente lo sforzo manuale, incrementato l'adozione e potenziato ogni membro dello staff, al di là dei loro principali team di investimento. I team ora:

• Tagliano del 50% o più la ricerca manuale, l'elaborazione dei documenti e le attività ripetitive sui fogli di calcolo
• Monitorano efficacemente centinaia di società in portafoglio per riunioni LP e reportistica, con fiducia nei propri dati
• Riassumono contratti e documenti legali in pochi minuti, liberando i team legali e di conformità per concentrarsi sulla crescita
• Abilitano una raccolta di informazioni fluida e con citazione delle fonti per i team di investimento, finanza e legali, supportando decisioni più intelligenti e rapide

"Mi aiuta a preparare le tracce per le presentazioni, così arrivo a una struttura solida molto più velocemente", dice Anita. "Sembra di barare, ma mi dà un vantaggio e fa risparmiare molto tempo."

Soprattutto, Bessemer voleva implementare una soluzione in grado di supportare il proprio team mantenendo la sicurezza.

Augie dice di aver trovato esattamente questo: "avere un sistema chiuso che non esegue il training sui nostri dati è stato fondamentale. Passare a un piano Perplexity Enterprise è stato essenziale per questo, specialmente implementando SSO e SCIM per una gestione della sicurezza più semplice. Offre tranquillità ai diversi team con vari livelli di riservatezza: Perplexity è in grado di isolare i file sensibili che non sono accessibili a tutti i team".