Bagaimana DNRC Montana menghemat 125+ jam kerja bergaji per minggu dengan Perplexity Enterprise

Masalahnya

Meningkatkan kapasitas lembaga pemerintah yang efisien dengan anggaran terbatas

Chris Powell, CIO di Montana DNRC, mengepalai tim IT yang beranggotakan 28 orang untuk mendukung lembaga yang beragam dengan lebih dari 20 lokasi kantor lapangan. Mereka juga membangun aplikasi perangkat lunak kustom dan otomatisasi untuk merampingkan tugas sehari-hari.

Mewujudkan semua ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Kendala sumber daya terbesar di pemerintahan selalu berupa waktu dan uang. Jadi, menurut Chris, “Segala hal yang mengotomatiskan pekerjaan sehingga karyawan yang ada dapat bergerak lebih cepat dan menghasilkan pekerjaan berkualitas lebih tinggi layak mendapatkan investasi besar.”

Chris tahu bahwa AI dapat membantu timnya mengotomatiskan tugas-tugas penting seperti analisis data, tetapi jalan untuk memperkenalkan solusi baru ke lembaga pemerintah sering kali menghadapi tiga hambatan:

1. Menyediakan informasi yang akurat

“Orang-orang terkadang menghadapi masalah jika mereka menerima keluaran AI sebagai kebenaran tanpa melakukan verifikasi apa pun,” ujarnya. “Kami berkewajiban untuk menyediakan informasi yang tepat waktu dan akurat guna menjaga kepercayaan publik terhadap lembaga.”

2. Memberdayakan timnya, bukan menghilangkan posisi

Chris juga mengatakan bahwa dia tidak ingin menggunakan AI untuk menggantikan anggota tim. Sebaliknya, dia bertujuan untuk memberdayakan setiap orang di timnya agar dapat melakukan hal-hal yang paling sesuai bagi mereka dan mengotomatiskan kesibukan yang mengalihkan perhatian. Contohnya pada kantor manajemen proyek Montana DNRC: solusi ideal Chris adalah mensintesis data internal yang besar dan memberikan konteks untuk penerimaan proyek dalam hitungan menit — bukan jam atau hari.

3. Mengubah kebiasaan dan alur kerja yang ada

Bekerja dengan AI memerlukan cara penalaran yang baru, jelas Chris. Alat AI dapat mempermudah pekerjaan, tetapi orang-orang harus belajar cara memberikan prompt pada model, dan mereka tidak dapat langsung mempercayai jawabannya. Manfaat terbesar dari perjalanan riset yang melelahkan adalah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang keakuratan temuan Anda.

Namun, keyakinan tersebut memerlukan waktu ber jam-jam riset yang melelahkan. AI dapat memberikan jawaban yang sama lebih cepat, tetapi tim perlu menambahkan langkah lain ke proses mereka untuk memverifikasi temuan tersebut. Untuk mengatasi tantangan ini, Montana DNRC memerlukan solusi AI yang:

• Andal: Untuk mendukung riset yang akurat, mereka memerlukan solusi AI yang menghasilkan hasil dengan kutipan — tanpa halusinasi yang biasa terjadi pada model AI lainnya.
• Mudah digunakan: Chris menginginkan UX yang dapat digunakan dengan mudah oleh semua orang. “Solusi ini harus menunjukkan nilai sejak awal,” ujarnya, terutama karena ia berharap dapat menerapkannya di luar timnya.
• Terjangkau: Sebagai lembaga pemerintah, Montana DNRC memerlukan solusi yang pas dengan anggaran yang terbatas.

Kemudian, Chris mencoba versi gratis Perplexity untuk penggunaan pribadi dan tahu bahwa itu adalah penguat alur kerja yang dicarinya di tempat kerja. Ketika dia melihat ada versi Enterprise, dia sangat antusias untuk membagikannya kepada timnya.

Solusinya

Menggunakan Perplexity Enterprise Pro untuk merampingkan pekerjaan pengetahuan di berbagai tim

Menerapkan Perplexity Enterprise Pro pada tim IT Montana DNRC adalah “cara berbiaya rendah dan berisiko rendah bagi mereka untuk mulai mencoba AI.” Dari sana, tim melihat tiga manfaat utama:

Manfaat #1: Energi aktivasi yang lebih rendah untuk penghematan waktu yang lebih besar

Perplexity Enterprise Pro menghilangkan stres akibat “sindrom halaman kosong.” Biasanya, memulai adalah bagian tersulit dari tugas apa pun, tetapi Perplexity mempercepat langkah tersebut dengan cepat menghasilkan kerangka proposal proyek dan draf kasar dokumen penting. Tim DNRC menggunakan Perplexity AI untuk:

• Menulis lowongan pekerjaan dalam sekejap: Menulis deskripsi pekerjaan memiliki taruhan tinggi karena pelamar yang memenuhi syarat akan langsung pergi jika tidak cukup menarik. Jadi, menulis satu lowongan dulunya memakan waktu ber jam-jam agar benar. Dengan Perplexity Enterprise Pro, DNRC kini memiliki draf pertama yang dapat digunakan dalam waktu kurang dari satu menit.
• Menyaring dan meringkas dokumen yang kompleks. Ada banyak riset ilmiah dan data di bidang pengelolaan sumber daya alam. Montana DNRC perlu memproses dan mensintesis data dalam jumlah besar dengan cepat. Kemampuan Perplexity untuk meringkas teks panjang secara akurat akan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk meninjau riset dan mengonversi informasi tersebut menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
• Mempercepat pembuatan kode: Memodifikasi aplikasi perangkat lunak yang ada tidak selalu intuitif, tetapi Perplexity membantu pengembang membuat kode lebih cepat dengan menghasilkan draf awal untuk mereka. Mereka juga dapat belajar sambil jalan dengan menanyakan kepada Perplexity fungsi blok kode tertentu.

Selain itu, AI terus menghemat waktu DNRC dengan saran pertanyaan lanjutan. Bagi pengguna baru, model ML Perplexity secara efektif mengajari mereka cara berinteraksi dengan AI dan memastikan mereka tidak pernah membuang waktu untuk memikirkan apa yang harus dikatakan selanjutnya.

Manfaat #2: Alur kerja yang lebih efisien

Dengan Perplexity Enterprise Pro, Montana DNRC memiliki asisten yang mengotomatiskan pekerjaan yang merepotkan di setiap langkah. Alih-alih harus berjuang melalui riset mendalam atau mempelajari sendiri kode yang rumit, mereka memiliki asisten virtual yang kuat yang menangani tugas repetitif tingkat rendah.

Sebagai contoh, Montana DNRC hanya mempekerjakan beberapa pengembang. Dengan bantuan Perplexity, siapa pun di tim IT yang ahli GIS atau sedang belajar Python dapat ikut serta menulis kode. Meskipun mereka bukan pengembang, mereka dapat memberi tahu Perplexity secara tepat apa yang mereka inginkan dari skrip tersebut dan kemudian menguji error-nya di lingkungan yang aman.

Perbaikan sistemik ini tidak hanya meringankan beban kerja tim IT secara signifikan, tetapi juga mengurangi waktu tunggu bagi semua orang di tim. Chris mengatakan, “Tiba-tiba, orang-orang kami yang kurang berpengalaman dalam menulis kode tidak perlu mengantre agar skrip mereka ditulis. Sebaliknya, kami dapat melakukan tinjauan kode dan menguji hasilnya. Sebagian besar waktu, hanya sedikit suntingan yang diperlukan, dan aplikasi dapat langsung dirilis untuk digunakan.”

Perbaikan sistemik ini sangat krusial di lembaga pemerintah seperti Montana DNRC, yang menggunakan berbagai perangkat lunak lama, termasuk beberapa yang dikontrakkan beberapa dekade lalu dengan vendor yang sudah tidak ada lagi. Misalnya, menyesuaikan bahkan satu blok kode misterius yang tersisa dari era tersebut dulunya memerlukan riset dan pemrograman yang ekstensif, tetapi kini Perplexity menyediakan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan misi sampingan pengkodean ini hanya dalam beberapa klik.

Manfaat #3: Pemeriksaan fakta yang efisien dengan kutipan

Montana DNRC juga menggunakan Perplexity Enterprise Pro untuk meriset pendekatan baru guna meningkatkan proses dan kebijakan. Karena AI hanya menghasilkan informasi dengan kutipan yang akurat, DNRC merasa tenang dalam melakukan pemeriksaan fakta. Lebih baik lagi, Perplexity AI menyarankan pertanyaan terkait yang mendorong riset lebih mendalam.

Siapa pun di tim Montana DNRC dapat memulai penelitian mendalam dan pekerjaan pengetahuan dengan Perplexity sebagai pemandu, membantu tim mereka yang ramping untuk berprestasi melebihi kapasitasnya.

Hasilnya

Menghemat 125+ jam setiap minggu

Perplexity Enterprise Pro menghemat waktu karyawan Montana DNRC lebih dari 5 jam kerja setiap minggu dengan merampingkan alur kerja untuk “pekerjaan dengan intensitas dan hambatan tinggi” seperti menulis kerangka proposal proyek. Chris mengatakan ini memberikan ROI yang sangat besar di timnya saja.

“Perplexity membawa Anda dari nol menjadi ada dalam waktu 35 detik,” ujarnya. Dia memperkirakan penghematan waktu tersebut akan terus berlipat ganda. “Semakin banyak kasus penggunaan yang kami temukan, semakin banyak waktu yang kami hemat.”

Dan popularitas Perplexity menyebar ke lembaga lain di Pemerintahan Negara Bagian Montana. Chris mengatakan adopsi ini sangat masuk akal, mengingat tarif Perplexity yang wajar dan kemampuannya untuk membebaskan begitu banyak jam kerja bergaji setiap minggu. “Ini adalah titik awal yang mudah diakses untuk setiap proyek dan batu loncatan ke teknologi baru yang kami butuhkan,” ujarnya.