Hogyan takarít meg a Montana DNRC hetente 125+ óra fizetett munkát a Perplexity Enterprise segítségével

A probléma

Egy karcsúsított kormányzati ügynökség kapacitásának növelése szűkös költségvetéssel

Chris Powell, a Montana DNRC informatikai igazgatója (CIO) vezeti azt a 28 fős IT-csapatot, amely a sokrétű ügynökséget támogatja több mint 20 kihelyezett irodai helyszínen. Emellett egyedi szoftveralkalmazásokat és automatizálásokat is építenek a mindennapi feladatok egyszerűsítésére.

Mindezeket megvalósítani azonban könnyebb mondani, mint megtenni. A kormányzaton belül a legnagyobb erőforrás-korlátot mindig az idő és a pénz jelenti. Chris véleménye szerint tehát: „Minden olyan dolog, amely automatizálja a munkát, hogy a meglévő alkalmazottak gyorsabban haladhassanak és jobb minőségű munkát végezhessenek, komoly befektetést érdemel.”

Chris tudta, hogy a mesterséges intelligencia segíthet a csapatának az olyan kritikus feladatok automatizálásában, mint az adatelemzés, de az új megoldások bevezetésének útja a kormányzati ügynökségeknél gyakran három akadályba ütközik:

1. Pontos információk biztosítása

„Az emberek néha bajba kerülnek, ha egy MI kimenetét készpénznek veszik anélkül, hogy bármilyen ellenőrzést végeznének” – mondja. „Kötelesek somos időszerű és pontos információkat nyújtani az ügynökségbe vetett közbizalom fenntartása érdekében.”

2. A csapat felhatalmazása, nem pedig a pozíciók megszüntetése

Chris azt is elmondta, hogy nem akarta a mesterséges intelligenciát a csapattagok helyettesítésére használni. Ehelyett az volt a célja, hogy mindenkit a csapatában felhatalmazzon arra, amire a leginkább alkalmas, és automatizálással eltávolítsa a zavaró, rutinszerű feladatokat. Vegyük például a Montana DNRC projektmenedzsment irodáját: Chris ideális megoldása percek – és nem órák vagy napok – alatt szintetizálná a nagy mennyiségű belső adatot, és kontextust biztosítana a projektfelvételhez.

3. A meglévő szokások és munkafolyamatok megváltoztatása

A mesterséges intelligenciával való munka új gondolkodásmódot igényel – magyarázza Chris. Az MI-eszközök megkönnyíthetik a munkát, de az embereknek meg kell tanulniuk, hogyan adjanak meg utasításokat a modellnek, és nem bízhatnak meg automatikusan a válaszaiban. Egy fáradtságos kutatási út legnagyobb előnye az volt, hogy a megállapítások pontosságát nagyobb mértékben megértette az ember.

Ez a magabiztosság azonban órákig tartó kimerítő kutatást igényelt. A mesterséges intelligencia gyorsabban megkaphatná ugyanezeket a válaszokat, de a csapatnak újabb lépést kellene beiktatnia a folyamataiba a megállapítások ellenőrzésére. E kihívások kezelése érdekében a Montana DNRC-nek olyan MI-megoldásra volt szüksége, amely:

• Megbízható: A pontos kutatás támogatásához olyan MI-megoldásra volt szükségük, amely hivatkozásokkal ellátott eredményeket állít elő – anélkül a többi MI-modellre jellemző hallucinációk nélkül.
• Könnyen használható: Chris olyan felhasználói élményt (UX) szeretne, amelyet mindenki könnyen tud használni. „Már a kezdet kezdetén demonstrálnia kellett az értékét” – mondja, különösen azért, mert remélte, hogy a csapatán túl is bevezetheti.
• Megfizethető: Kormányzati ügynökségként a Montana DNRC-nek arra volt szüksége, hogy a megoldás zökkenőmentesen illeszkedjen szűkös költségvetésébe.

Ezután Chris kipróbálta a Perplexity ingyenes verzióját személyes használatra, és tudta, hogy ez az a munkafolyamat-gyorsító, amit a munkájához keresett. Amikor meglátta, hogy létezik Enterprise verzió, izgatottan osztotta meg a csapatával.

A megoldás

A Perplexity Enterprise Pro használata a tudásalapú munka ésszerűsítésére több csapat között

A Montana DNRC informatikai csapatának bevezetése a Perplexity Enterprise Pro-ba „alacsony költségű, alacsony kockázatú módja volt annak, hogy belekóstoljanak az MI világába”. Ebből kiindulva a csapat három fő előnyt tapasztalt:

1. előny: Alacsonyabb aktiválási energia a növekvő időmegtakarításért

A Perplexity Enterprise Pro megszünteti a „üres lap szindróma” okozta stresszt. A kezdet általában a legnehezebb része bármilyen feladatnak, de a Perplexity felgyorsítja ezt a lépést azáltal, hogy gyorsan generál projektjavaslat-vázlatokat és kulcsfontosságú dokumentumok piszkozatait. A DNRC csapata a következőkre használja a Perplexity AI-t:

• Álláshirdetések megírása egy szempillantás alatt: A munkaköri leírás írása nagy tétnel bír, mert a szakképzett pályázók azonnal továkattintanak, ha az nem elég meggyőző. Így egy hirdetés megírása régebben órákat vett igénybe. A Perplexity Enterprise Pro segítségével a DNRC most egy perc alatt használható első piszkozattal rendelkezik.
• Összetett dokumentumok kivonatolása és összefoglalása. A természeti erőforrások menedzsmentjének területén rengeteg tudományos kutatás és adat található. A Montana DNRC-nek gyorsan kell feldolgoznia és szintetizálnia a nagy mennyiségű adatot. A Perplexity azon képessége, hogy pontosan összefoglalja a hosszú szövegeket, csökkenti a kutatások áttekintéséhez és az információk cselekvésre ösztönző felismerésekké alakításához szükséges időt.
• A kódgenerálás felgyorsítása: A meglévő szoftveralkalmazások módosítása nem mindig ösztönös, de a Perplexity segít a fejlesztőknek gyorsabban kódolni azáltal, hogy első átiratot generál számukra. Emellett menet közben is tanulhatnak azáltal, hogy megkérdezik a Perplexitytől, mit csinálnak az egyes kódblokkok.

Ezen túlmenően a mesterséges intelligencia a javasolt utókövető kérdésekkel továbbra is időt takarít meg a DNRC számára. Az új felhasználók számára a Perplexity gépi tanulási (ML) modellje hatékonyan tanítja meg őket arra, hogyan lépjenek kapcsolatba a mesterséges intelligenciával, és biztosítja, hogy soha ne pazarolják az időt annak kitalálásával, mit mondjanak ezután.

2. előny: Hatékonyabb munkafolyamatok

A Perplexity Enterprise Pro révén a Montana DNRC-nek van egy segítő keze, amely minden lépésnél automatizálja a fájdalmas rutinfeladatokat. A mélyreható kutatások önálló végzése vagy a bonyolult kódok maguktól való megtanulása helyett egy hatékony virtuális asszisztensük van, amely kezeli az ismétlődő, alacsonyabb szintű feladatokat.

Például a Montana DNRC-nél csak néhány fejlesztő dolgozik. A Perplexity segítségével az IT-csapat bármely tagja, aki GIS-szakértő vagy Python-t tanul, besegíthet a kódírásba. Annak ellenére, hogy nem fejlesztők, pontosan megmondhatják a Perplexitynek, mit szeretnének, hogy a szkript csináljon, majd egy biztonságos környezetben tesztelhetik a hibákat.

Ez az MI-alapú segítség nemcsak jelentősen megkönnyíti az IT-csapat munkaterhét, hanem csökkenti a várakozási időt is a csapat minden tagja számára. Chris így nyilatzkodik: „Hirtelen az a kollégánk, aki kevésbé jártas a kódírásban, nem a sorban áll a szkriptje megírására várva. Ehelyett átnézhetjük a kódot és tesztelhetjük a kimenetet. A legtöbb esetben csak apró szerkesztésekre van szükség, és az alkalmazás azonnal kiadható használatra.”

Ez a rendszerszintű javítás különösen fontos egy olyan kormányzati ügynökségnél, mint a Montana DNRC, amely számos régebbi szoftvert használ, beleértve azokat is, amelyeket évtizedekkel ezelőtt olyan külsős szállítókkal kötöttek, amelyek már nem léteznek. Például még egyetlen rejtélyes, abból a korból származó megmaradt kódblokk módosítása is kiterjedt kutatást és programozást igényelt régen, de most a Perplexity biztosítja a kódolási mellékküldetések teljesítéséhez szükséges információkat csupán néhány kattintással.

3. előny: Egyszerűsített tényellenőrzés hivatkozásokkal

A Montana DNRC a Perplexity Enterprise Pro-t is használja a folyamatok és irányelvek javítására szolgáló új megközelítések kutatására. Mivel a mesterséges intelligencia csak pontos hivatkozásokkal ellátott információkat állít elő, a DNRC-nek megnyugvást biztosít a tényellenőrzés terén. Ennél is jobb, hogy a Perplexity AI olyan kapcsolódó kérdéseket javasol, amelyek mélyrehatóbb kutatásokra ösztönöznek.

A Montana DNRC csapatának bármely tagja belevághat a mélyreható kutatásba és a tudásalapú munkába a Perplexityvel mint útmutatóval, ami segít a karcsú csapatának a súlycsoportja felett teljesíteni.

Az eredmény

Több mint 125 óra megtakarítása minden egyes héten

A Perplexity Enterprise Pro hetente több mint 5 óra munkát takarít meg a Montana DNRC alkalmazottainak az olyan „magas szintű figyelmet és súrlódást igénylő munkák” munkafolyamatainak ésszerűsítésével, mint a projektjavaslat-vázlatok írása. Chris szerint ez hatalmas megtérülést (ROI) hoz önmagában a csapatán belül is.

„A Perplexity 35 másodperc alatt juttat el a semmiből a valamihez” – mondja. Arra számít, hogy ez az időmegtakarítás továbbra is halmozódni fog. „Minél több felhasználási esetet találunk, annál több időt takarítunk meg.”

És a Perplexity népszerűsége átterjed a Montana állami kormányzat más ügynökségeire is. Chris szerint az örökbefogadás magától értetődő, tekintettel a Perplexity elfogadható áraira és arra a képességére, hogy hetente ennyi órányi fizetett munkát szabadít fel. „Ez a minden projekthez hozzáférhető belépési pont és az újabb technológiák felé vezető ugródeszka, amire szükségünk volt” – mondja.